Vaimo

Om kunden

Vaimo levererar kompletta e-handelslösningar och har tolv kontor i nio länder. De har sitt huvudkontor i Stockholm och hjälper handlare att uppnå sina e-handelsmål, som inkluderar att leverera strategi-, utvecklings- och designtjänster, och allt görs på plattformen Magento.

Problemet

Vaimo behövde en globalt centraliserad lösning.

Att vara utspridda över hela världen medför vissa utmaningar, särskilt när det gäller standardisering i hela organisationen. Vaimo skickar ut ett stort antal offerter, kontrakt, kostnadsförslag och andra kundinriktade dokument – uppskattningsvis 270 bara under 2015 – på allt från ett dussintal sidor till över hundra sidor per dokument. De behövde en centraliserad lösning som inte bara skulle skapa enhetlighet mellan sina många kontor och team, utan som även skulle vara mer effektiv.

Innan PandaDoc innefattade deras process att skapa kostnadsförslag och offerter på Pages från Apple, skicka ut dem via EchoSign för signaturer och sedan dela dem med kunderna i Dropbox. Detta var inte bara en ineffektiv process för att snabbt skicka ut offerter till kunder, utan det var svårt att hålla reda på vad alla skickade och om de använde rätt dokumenttyper, företagsanpassning och termer. Att se över dokument senare var också problematiskt eftersom det inte fanns något centralt lagringssystem.

”Det var fruktansvärt ineffektivt att ta fram nya offerter,” säger Brendan Peo, Chief Operating Officer på Vaimo. ”Att försöka hitta den bästa offerten att kopiera var tidskrävande och att kopiera en befintlig offert ledde ofta till fel. Resultatet blev en blandning av offert- och kontraktsmallar som inte gav en konsekvent varumärkes- och kvalitetsupplevelse”.

”Vi förlorade kontrollen över vilka kontraktsversioner, objekt och priser som användes, vilken offert som skickats senast, aktuell kontraktsstatus och slutliga prisåtaganden”, fortsätter Peo. ”Vi visst inte om kunden hade läst eller tagit emot offerten och vi hade ingen insikt i vilka delar av offerten eller kontraktet kunden läste. Att vara ett internationellt företag med kontor i flera länder, som använde olika språk och valutor, bidrog till ännu mer ineffektivitet och frustration”.

Lösningen

Vaimo möjliggjorde standardisering på global nivå.

Med PandaDoc är bristande medvetenhet inte längre något problem. Peo vet nu att alla använder rätt företagsanpassning och villkor genom återanvändbara mallar och innehållsobjekt. Han kan enkelt spåra vem som skickar ut vad och få insikt i hur kunderna interagerar med sina offerter genom analyser.

PandaDoc har inte bara bidragit till att skapa transparens i hela organisationen, utan har även upprättat en mer effektiv övergripande process. De har även skapat en innehållsbank för enkel åtkomst till förhandsgodkända svar på vanliga frågor från kunder.

”PandaDoc-teamet hjälpte oss att förbereda professionella mallar som återspeglade vårt varumärke, som nu är lättillgängliga för alla våra teammedlemmar. Detta säkerställde att alla nya offerter och kontrakt som skickades ut var konsekventa, korrekta och professionella. PandaDoc hjälpte oss att återfå kontrollen över våra offerts- och kontraktsprocesser. Vi introducerar nu PandaDoc till andra avdelningar inom Vaimo, som projektledningsavdelningen, så att de kan dra nytta av samma effektivitet och kontroll som säljteamet har uppnått”.

Med möjligheten att enkelt hitta och använda rätt kundinriktade dokument och skapa konsekvens mellan sina globala team har PandaDoc gett Vaimo den standardisering de behövde.

Med hjälp av analyser har de utvecklat en bättre dokumentprocess genom att förstå vad kunderna fokuserar på i offerterna. Dessutom får de regelbundet positiv feedback på sina offerters utformning och användbarhet från kunderna, och många frågar om själva PandaDoc.