Autodesk

Problemet

Som ett internationellt mjukvaruföretag med miljontals kunder runt om i världen behövde Autodesks expansiva säljteam ett företagsverktyg för att effektivisera sin globala kommunikation och förbättra interna säljprocesser. Viktigast av allt var att de letade efter en robust lösning som enkelt kunde integreras med deras enda källa till sanning (SSOT), Salesforce.

Deras Manager of Sales Execution Strategy, Travis Evans, visste att Autodesks befintliga arbetsflöden inkluderade dubbla uppgifter, dataluckor och störande flaskhalsar. Han förstod också att Autodesk riktade in sina ansträngningar på att bli ett mer kundfokuserat företag – som levererade bättre resultat i stor skala. Deras process för att skapa, skicka och spåra både kundinriktade och interna säljdokument via e-postbilagor i PDF-format missgynnade både deras försäljningsutveckling och tekniska säljteam.

Autodesk är ett stort företag, och ibland flyttades dessa problem upp till de högre beslutsfattarna. I slutändan behövde de ett stabilt internt försäljningsverktyg för att kunna organisera stegverifiering, prognoser och synlighet uppifrån och ner på ett korrekt sätt. För att säkerställa långsiktig, företagsomfattande effektivitet sökte Autodesk en lösning för dokument som skulle:

•  Integreras sömlöst med deras befintliga affärssystem
•  Tillhandahålla djupgående dokumentspårning och rapportering
•  Uppmuntra till implementering och fortsatt användning i hela företaget
•  Centralisera platsen för säljrelaterade dokumentdata och aktiviteter
•  Skala bra för att möta de växande teamens interna krav

Autodesks största utmaning var dock att de behövde genomföra en organiserad implementering för över 300 nya användare – så det var mycket som stod på spel.

Lösningen

Autodesk är en innovativ ledare inom programvara, och de tog fram en prototyp till en intern lösning för att förbättra säljdialogen mellan olika team och leverera resultat tillbaka till kunderna. Men när problemen hopade sig undersökte ledningsgruppen marknaden för att se om det fanns en mer omfattande, långsiktig lösning.

Efter omfattande efterforskningar valde det tekniska säljledarteamet på Autodesk PandaDoc eftersom det uppfyllde alla krav de hade:

• En skalbar, anpassningsbar integration med Salesforce
• En kraftfull, dubbelriktad API-synkronisering med omfattande rapporteringsverktyg
• Möjlighet att på ett avancerat sätt spåra och analysera dokument för försäljningsvalidering
• Ett snyggt användargränssnitt för sömlös implementering och användning

I slutändan blev PandaDoc en integrerad del av strategin för Autodesks masskommunikation. Genom att ge hela säljorganisationen tillgång till PandaDoc råkade Autodesk snabbt på användningsfall som de inte hade tänkt på tidigare. Deras mallarkiv och innehållsbibliotek fylldes snabbt med nytt och användbart varumärkesanpassat material – vilket eliminerade repetitiva steg och utvidgade kundkommunikationen enormt.

Travis minns hur införandet av PandaDoc i organisationen främjades av några smarta samarbeten mellan olika team.

”För att detta skulle lyckas för en så viktig del av verksamheten tilldelade vi interna team för att övervaka olika aspekter av PandaDoc. Vi har nu ett införandeteam, ett designteam och ett supportteam som alla specialiserar sig på att göra PandaDoc mer integrerat i hela företaget. Vi är en väloljad maskin som frodas genom PandaDoc”.

– Travis Evans, Manager of Sales Execution Strategy

Med tanke på omfattningen av PandaDocs implementering på AutoDesk var Travis nyfiken och tveksam när övergången till en ny redigerare först nämndes. Men han visste att fördelarna skulle uppväga eventuella problem som uppstod under innehållsmigrationen. Den senaste versionen av PandaDoc, även känd som Editor 2.0, har samarbete i realtid, en förenklad dokumentbyggare och redigerare, och superflexibla designmöjligheter.

Travis kände sig lättad över att redigeraren var extremt intuitiv, vilket fick honom att sluta oroa sig direkt. Även om det fanns en del innehåll att konvertera, tog AutoDesk detta som ett tillfälle att omvärdera över 60 mallar så att de kunde skala bort onödiga funktioner och optimera de som blev kvar.

Det nya moderna gränssnittet i Editor 2.0 gör det möjligt för AutoDesk-teamet att skapa innehåll smidigt och leverera det sömlöst till kunderna. Företaget älskar nu möjligheten att kontrollera marginaler, lägga till komplexa innehållsblock utan anpassad CSS, och hur lätt det är att skapa repeterbart, skalbart anpassat innehåll till sina dokument. Genvägarna för arbetsflöde i Editor 2.0 gör det möjligt för användarna att producera anpassat innehåll snabbare än någonsin tidigare.

Resultaten

PandaDocs kanske största inverkan på Autodesk är deras nya möjlighet att spåra försäljningseffektivitet i hela organisationen. Detta partnerskap gör det möjligt för hela avdelningar att knyta dokument till pengar – att visa värde på ett helt nytt sätt.

“PandaDoc har fått vårt företag att inse hur viktiga data är och hur mycket de kan hjälpa företaget att växa”.

– Travis Evans, Manager of Sales Execution Strategy

På grund av Autodesks storlek och utbredning kan hur pass felfri deras CRM är drastiskt påverka själva livsnerven i företaget. Därför är intern efterlevnad för team som består av tusentals anställda avgörande. Autodesk använder PandaDoc på ett unikt sätt för att säkerställa att deras intrikata försäljningscykel är fri från manuella inmatningsfel. Arbetsflöden för godkännande mellan team är nu enklare och smidigare än någonsin med PandaDoc.

Autodesk kan även enkelt klämma in PandaDoc i sin teknikstack med ett öppet API. De synkroniserar alla sina data ut från PandaDoc och in i sitt CRM med lätthet och precision. Dessutom isoleras inte de data som de redan har sammanställt – de överförs till befintliga, föredragna instrumentpaneler som alla kan se.

Slutligen är Autodesk glada över att kunna utnyttja PandaDocs innehållsarkiv och mallbibliotek för korsfunktionella projekt. Designers, varumärkeschefer och tekniska säljare älskar hur enkelt det är att utbilda nya användare i verktyget. Ett smart användargränssnitt gör att säljarna kommer igång snabbt, vilket tar bort överflödiga steg för att skapa och skicka dokument. Detta gör att Autodesks säljteam är mer konsekvent och organiserat än någonsin, och gör det enklare för dem att fokusera på att uppfylla och överträffa sina försäljningsmål.

”E-post är som en kyrkogård för affärsöverenskommelser. Att ersätta vårt arbetsflöde med PandaDoc blåste nytt liv i vårt säljteam”.

– Travis Evans, Manager of Sales Execution Strategy