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Assinatura eletrónica segura?

Com o PandaDoc, garantidamente. A assinatura eletrónica é o modo mais fácil de assinar acordos legalmente vinculativos. As assinaturas seguras e conformes do PandaDoc oferecem-lhe tranquilidade para enviar e assinar documentos em segurança em qualquer lugar.

Assinatura eletrónica segura?

As assinaturas eletrónicas são legalmente vinculativas?

Sim, são consideradas fidedignas e aceites em tribunal em mais de 50 países em todo o mundo. As leis variam, mas as assinaturas do PandaDoc cumprem os regulamentos eIDAS, UETA e ESIGN, ajudando a garantir a segurança e a conformidade das suas assinaturas onde quer que se encontre.

Estados Unidos

Em todos os estados dos EUA, a Lei ESIGN e a Lei de Transações Eletrónicas Uniformes (UETA) concedem às assinaturas eletrónicas uma validade legal equivalente à das assinaturas manuais.

 Os tipos de assinatura eletrónica incluem:

  • Selecionar “Aceito” numa página Web
  • Desenhar manualmente uma assinatura num dispositivo móvel
  • Introduzir o seu nome ou PIN num formulário eletrónico
  • Utilizar software de assinatura eletrónica como o PandaDoc>

Saiba mais sobre a UETA (em inglês)

União Europeia

As assinaturas eletrónicas simples (SES), avançadas (AES) e qualificadas (QES) são válidas na UE graças ao Regulamento relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança (eIDAS).

Na UE, apenas as AES e as QES acompanhadas de um certificado são legalmente vinculativas. Com o PandaDoc, pode criar QES na sua aplicação com validade legal equivalente à das assinaturas manuais.Saiba mais sobre os certificados

Os processos de assinatura eletrónica e a documentação do PandaDoc cumprem o RGPD.Saiba mais sobre o RGPD

Outros países

O software de assinatura eletrónica do PandaDoc é utilizado em mais de 60 países em todo o mundo.

Oferecemos diversas funcionalidades de segurança padrão do setor e ferramentas de verificação para todos os locais em que realiza a sua atividade de negócios.

A legislação varia de país para país, por isso é importante conhecer a lei local sobre assinatura eletrónica.

Lei de assinatura eletrónica internacional

Saiba quais são os requisitos legais de assinatura eletrónica no local em que realiza a sua atividade de negócios.

França

Saiba mais

Alemanha

Saiba mais

Países Baixos

Saiba mais

Polónia

Saiba mais

Espanha

Saiba mais

Suécia

Saiba mais

Três passos para garantir assinaturas eletrónicas legalmente vinculativas

Do envio à assinatura, é fundamental proteger as suas informações. O PandaDoc toma todas as medidas necessárias para proteger os seus documentos e assegurar que são legalmente vinculativos.

Não é necessário cartão de crédito

1. Monitorize e verifique

Proteger as suas informações sensíveis significa manter os seus documentos nas mãos certas. O PandaDoc oferece vários níveis de verificação adequados às suas transações.

Assinatura eletrónica simples

Os destinatários recebem um link único para o documento por e-mail. Em cada acordo assinado, o PandaDoc captura o endereço IP e de e-mail do signatário e todo o processo é registado numa pista de auditoria anexada ao documento final.

Assinatura eletrónica com verificação do destinatário

O signatário tem de verificar a respetiva identidade antes de abrir um documento. O PandaDoc oferece verificação do destinatário através de um processo de dois passos com início de sessão na conta, uma SMS ou um código de acesso único.

Assinatura eletrónica qualificada

O PandaDoc oferece assinaturas eletrónicas qualificadas (QES) que cumprem as normas de segurança mais elevadas e que são legalmente vinculativas na UE. A identidade do signatário é verificada cara a cara ou através de um ID digital emitido por prestadores de serviços de confiança (TSP) e o acordo final é acompanhado de um certificado em conformidade com o regulamento eIDAS.

2. Assuma o controlo dos documentos em trânsito

Relaxe enquanto os seus documentos são assinados. Recolha, capture e armazene assinaturas eletrónicas de forma segura, com a confiança de que estão protegidas e que cumprem as normas específicas de cada local.

Demonstre a intenção e obtenha o consentimento

Adicione opções para demonstrar a intenção da assinatura eletrónica e acordos padrão ou personalizados para obtenção de consentimento ou permita que os signatários recusem a assinatura eletrónica e assinem manualmente.

Reduza o risco de falsificação

O PandaDoc reduz o risco de falsificação ao capturar o endereço IP do seu signatário, independentemente de este utilizar dados móveis ou Wi-Fi.

Proteja os seus dados

Protegemos todos os dados dos documentos através de encriptação de chave pública/assimétrica, tornando-os totalmente inacessíveis a partes não autorizadas.

3. Demonstre a legalidade

Na eventualidade improvável de precisar de utilizar um acordo com assinatura eletrónica em tribunal, o PandaDoc permite-lhe provar onde, quando e por quem foi assinado esse acordo legalmente vinculativo.

Monitorize e registe todas as ações

Cada fase é capturada numa pista de auditoria não editável adicionada ao seu documento. Isto permite-lhe saber quando, onde e por quem foi assinado o documento.

Autenticação legal

Cada documento assinado com o PandaDoc é acompanhado de um certificado digital de validação da assinatura. Nos EUA, todos os tipos de assinatura eletrónica, incluindo SES, são legalmente vinculativos. Na UE, o PandaDoc fornece um certificado adicional para documentos assinados com QES para confirmar que são legalmente vinculativos.

Perguntas frequentes

Como é que o PandaDoc assegura a legalidade das assinaturas eletrónicas?

Asseguramos que as suas assinaturas são autênticas, credíveis e juridicamente vinculativas através do cumprimento dos regulamentos relativos à segurança e rastreabilidade das assinaturas eletrónicas. Pode também tomar medidas adicionais para proteger dados sensíveis através da verificação de assinatura eletrónica qualificada ou do destinatário por código de acesso ou SMS.

Isto significa que podemos enviar de forma segura os seus documentos a destinatários à sua escolha e garantir que estes são os únicos indivíduos que podem assinar a documentação.

Embora forneçamos uma solução de assinatura eletrónica que oferece assinaturas digitais legalmente vinculativas, não nos podemos responsabilizar pela validade dos seus contratos. Consulte especialistas jurídicos para garantir que o seu contrato é juridicamente vinculativo nas jurisdições em causa.

As assinaturas eletrónicas do PandaDoc são aceites em tribunal?

As assinaturas eletrónicas do PandaDoc cumprem os requisitos legais mais rigorosos da UE e dos EUA. Os requisitos exatos da assinatura eletrónica dependem da sua localização e devem ser confirmados mediante aconselhamento jurídico.

Com as assinaturas eletrónicas do PandaDoc, cada ação num documento é monitorizada e registada na pista de auditoria não editável anexada, incluindo cada vez que o documento é enviado, visualizado, impresso, assinado ou recusado, assim como um carimbo de data/hora, endereço IP e endereço de e-mail. Isto significa que é fácil provar onde, quando e quem interagiu com o documento e se este foi adulterado.

Devido à nossa autenticação de ID de terceiros e à encriptação e ao armazenamento seguros de dados, as assinaturas eletrónicas constituem uma prova aceite em tribunal e equivalente à assinatura manual.

Quando devo utilizar assinaturas eletrónicas qualificadas (QES)?

As QES devem ser utilizadas quando o remetente pretende garantir a segurança e a conformidade de qualquer assinatura. Esta funcionalidade permite aos utilizadores proteger dados sensíveis e confirmar a identidade do signatário. Esta funcionalidade é essencial principalmente para:

  1. Empresas europeias que desejam assegurar a conformidade com o regulamento eIDAS;
  2. Organizações de maior dimensão que se preocupam com a proteção dos seus dados, com mais documentos para assinatura e processos internos mais complexos, e sob o olhar atento dos organismos reguladores;
  3. Alguns setores regulados que a lei obriga a suportar QES para transações comerciais específicas (integração de uma nova contratação por parte dos RH, imobiliário para a compra e venda de propriedades, cuidados de saúde).

Que prestadores de serviços de confiança utiliza o PandaDoc?

Temos uma parceria com a eID Easy para fornecermos verificação de identidade através dos seguintes prestadores de serviços de confiança (TSP):

  • Smart ID
  • Mobile ID
  • National ID card
  • Freja eID
  • Chave Movel
  • CertEurope
  • Certsign
  • DIIA
  • EvroTrust

Que informações inclui um certificado de assinatura eletrónica?

O nosso certificado de assinatura eletrónica mostra o nome, as assinaturas/iniciais, o endereço de e-mail verificado e o endereço IP do destinatário. Também inclui carimbos de data/hora que indicam quando o acordo foi concluído e quando ocorreu a verificação por SMS ou código de acesso (se aplicável).

Os meus documentos eletrónicos estão seguros?

Sim.

A segurança dos seus dados é a nossa maior prioridade. Garantimos a conformidade com a norma SOC Tipo 2 e todos os seus dados terão encriptação de chave pública/assimétrica, tanto quando estiverem em trânsito como quando estiverem inativos.

O que significam eIDAS, SES, AES e QES?

eIDAS

eIDAS O regulamento eIDAS regula a identificação eletrónica e os serviços de confiança para transações eletrónicas no mercado único europeu. Define três tipos de assinatura eletrónica (SES, AES, QES) e estabelece um enquadramento legal para que pessoas, empresas (especialmente pequenas e médias empresas) e administrações públicas acedam em segurança a serviços e realizem transações digitalmente em todos os Estados-Membros da UE.

Desde a saída do Reino Unido da União Europeia, uma nova forma de regulamentação muito semelhante (Regulamento eIDAS do Reino Unido) é aplicada às assinaturas eletrónicas no Reino Unido.

Assinatura eletrónica padrão ou simples (SES)

A assinatura eletrónica padrão é o tipo mais básico de assinatura eletrónica. O signatário pode escrever ou desenhar o seu nome e não existe uma forma eletrónica de validação da assinatura. Embora este tipo de assinatura seja muito fácil de utilizar, também pode ser facilmente refutado por ser limitado o número de protocolos de segurança implementados para verificação da autenticidade do signatário.

Assinatura eletrónica avançada (AES)

Uma assinatura eletrónica avançada tem de garantir que as assinaturas são associadas ao signatário e que o identificam de forma única. Tem de ser criada com dados de criação de assinatura eletrónica que o signatário possa controlar exclusivamente com um elevado grau de confiança.

Assinatura eletrónica qualificada (QES)

Uma assinatura eletrónica qualificada é uma forma mais restrita de AES e é o único tipo de assinatura com a mesma validade legal que uma assinatura manual. Trata-se de uma assinatura eletrónica avançada acompanhada de um certificado digital qualificado gerado por um dispositivo de criação de assinatura qualificada (QSCD). O QSCD tem de ser emitido por um prestador de serviços de confiança (TSP) da UE qualificado presente na Lista de confiança da União Europeia (EUTL).

As assinaturas eletrónicas podem substituir as assinaturas manuais e os documentos físicos?

Em muitos casos, sim, as assinaturas eletrónicas são válidas e juridicamente vinculativas. Podem aplicar-se exceções específicas, dependendo da sua área de atividade e do caso de utilização, pelo que é importante escolher o tipo correto de assinatura eletrónica de acordo com o peso legal do seu acordo.

Seguem-se os diferentes tipos de assinatura eletrónica e os casos de utilização recomendados:

A assinatura eletrónica simples (SES) pode ser utilizada para documentos com menos requisitos legais.

A assinatura eletrónica qualificada (QES), com o certificado acompanhante, tem a mesma validade legal que uma assinatura manual na UE. As QES são aceites para documentos com requisitos legais estritos e um elevado risco de responsabilidade, incluindo auditorias e contratos de empréstimo e crédito ao consumo.

Nos EUA, a Lei ESIGN indica que as assinaturas eletrónicas podem ser aceites num tribunal, mas exige que os contratos em papel e as assinaturas manuais continuem a ser o método padrão em determinados casos, como o direito familiar, testamentos, fideicomissos e término de benefícios de seguro de saúde. Na UE, apenas a QES acompanhada de um certificado que verifica a identidade do signatário tem a mesma validade legal que as assinaturas manuais.

As assinaturas eletrónicas do PandaDoc são legais no meu país?

A legalidade da assinatura eletrónica varia de país para país. Visite as nossas páginas sobre a validade da assinatura eletrónica específicas de cada país (em inglês) para conhecer os passos necessários para criar assinaturas eletrónicas legalmente vinculativas no país em que se encontra.

Mantenho os meus registos eletrónicos?

Sempre. Embora possa descarregar ou exportar os seus documentos assinados, pode também organizá-los no PandaDoc para um acesso mais fácil.

Contudo, se optar por manter os seus registos, lembre-se de que a retenção de registos é um aspeto crucial na utilização de registos eletrónicos.

Terá de armazenar os seus contratos e documentos durante vários anos para cumprir a maioria das normas federais.