Vaimo
A Vaimo é uma empresa fornecedora de soluções de comércio eletrónico de serviço completo, com 12 escritórios distribuídos por nove países. Com sede em Estocolmo, na Suécia, ajuda os comerciantes a atingirem os seus objetivos de comércio eletrónico.
Quem
A Vaimo é uma empresa fornecedora de soluções de comércio eletrónico de serviço completo, com 12 escritórios distribuídos por nove países. Com sede em Estocolmo, na Suécia, ajuda os comerciantes a atingirem os seus objetivos de comércio eletrónico, fornecendo serviços de estratégia, desenvolvimento e design, tudo na plataforma Magento.
O problema
A Vaimo precisava de uma solução centralizada a nível global.
A presença em todo o mundo acarreta desafios, especialmente no que respeita à padronização dentro da organização. Devido à necessidade de enviar um volume elevado de propostas, contratos, orçamentos e outros documentos destinados aos clientes (270 só em 2015, de acordo com as estimativas), que podem variar entre dezenas e centenas de páginas, a Vaimo precisava de uma solução centralizada que estabelecesse uniformidade entre os numerosos escritórios e equipas e que fosse mais eficiente.
Antes do PandaDoc, os seus processos incluíam a criação de orçamentos e propostas no Pages da Apple, o envio através do EchoSign para assinatura e, em seguida, a partilha com os clientes no Dropbox. Além de ser um processo ineficiente para o envio rápido de propostas aos clientes, era difícil monitorizar aquilo que cada pessoa enviava e se as pessoas estavam a utilizar os tipos de documento, a imagem de marca da empresa e os termos corretos. A revisão posterior dos documentos também era um motivo para dores de cabeça, já que não existia um sistema de armazenamento central.
“A necessidade de preparar constantemente novas propostas era muito ineficiente”, afirma Brendan Peo, Diretor de Operações da Vaimo. “Ter de procurar a melhor proposta a copiar era um processo demorado e, depois de copiarmos a proposta anterior, detetávamos erros com frequência. O resultado era uma mistura de modelos de propostas e contratos que originava uma experiência de marca e de qualidade sem consistência.”
“Perdíamos o controlo sobre as versões dos contratos, itens e preços utilizados, as últimas propostas enviadas, o estado atual dos contratos e os compromissos de preço final”, continua Peo. “Não fazíamos ideia se o cliente tinha lido ou recebido a proposta, nem sabíamos que áreas da proposta ou do contrato estava a ler. Por sermos uma empresa internacional com escritórios em diversos países, a utilização de diferentes idiomas e moedas gerava ineficiência e frustração acrescidas.”
A solução
O PandaDoc proporcionou padronização numa escala global.
Com o PandaDoc, esta falta de conhecimento já não é um problema. Agora, Peo sabe que todos utilizam os termos e a imagem de marca da empresa corretos graças aos modelos e itens de conteúdo reutilizáveis. Através da análise, pode monitorizar facilmente quem envia o quê e saber como os clientes interagem com as suas propostas.
O PandaDoc ajudou a obter mais transparência dentro da organização e a estabelecer processos mais eficientes. A Vaimo até criou uma base de conteúdos que permite aceder facilmente a respostas pré-aprovadas a perguntas frequentes dos clientes.
“A equipa do PandaDoc ajudou-nos a preparar modelos profissionais que refletem a nossa marca e aos quais todos os membros da nossa equipa podem aceder facilmente. Isto permite que todos os novos contratos e propostas enviados sejam consistentes, rigorosos e profissionais. O PandaDoc ajudou-nos a recuperar o controlo sobre os nossos processos de propostas e contratos. Estamos agora a introduzir o PandaDoc noutros departamentos da Vaimo, como a Gestão de Projetos, para que possam beneficiar da eficiência e do controlo que têm ajudado a equipa de vendas.”
Com a possibilidade de localizar e utilizar os documentos corretos destinados aos clientes e de obter consistência entre as equipas globais, o PandaDoc proporcionou à Vaimo a padronização de que esta precisava.
Graças à análise, que permitiu compreender as áreas das propostas em que os clientes focam a sua atenção, a Vaimo desenvolveu um processo de documentos mais eficiente. Os clientes têm dado um feedback positivo acerca do design e da usabilidade das propostas e muitos mostram curiosidade em relação ao PandaDoc.
