A One Tree Planted transita para um escritório sem papel com a solução de assinatura eletrónica PandaDoc

“Enquanto organização sem fins lucrativos que trabalha em prol da reflorestação, tentamos excluir ao máximo a utilização de papel nas nossas operações. Estamos contentes por utilizarmos o PandaDoc para enviar documentos virtualmente, economizando papel e árvores. Além de preservar as árvores, a PandaDoc planta árvores connosco, beneficiando as pessoas, a natureza e a biodiversidade. Estamos entusiasmados por continuarmos esta parceria com a PandaDoc para combater a desflorestação e promover a reflorestação!”

A One Tree Planted é uma organização sem fins lucrativos que trabalha em prol da reflorestação global. A missão da empresa é promover a proteção do ambiente estimulando a plantação de árvores. Por cada dólar doado, uma árvore é plantada. Estes esforços contribuem para a reflorestação e a criação de habitats de biodiversidade e geram um impacto social positivo em todo o mundo.

O problema

Para esta empresa com a missão crítica de promover a responsabilidade social e ambiental, a decisão de incorporar o PandaDoc para simplificar os processos diários e reduzir o desperdício foi muito fácil.

Antigamente, a One Tree Planted elaborava os seus acordos de modo tradicional, recorrendo à impressão, digitalização e assinatura física. Além da necessidade de investir recursos financeiros em consumíveis como impressoras, tinta, papel e armazenamento, todo o processo de monitorização da conclusão dos documentos era desafiante.

“O PandaDoc está alinhado com a missão da nossa empresa e ajuda a eliminar a necessidade de recursos como impressoras, scanners, papel e tinta”, explica Chloe Ketteling, Assistente Executiva da Equipa de Operações.

A solução

A pandemia trouxe consigo o desafio mais óbvio: a necessidade de assinar documentos de forma não presencial. O PandaDoc proporcionou a solução!

A equipa de projetos encontrou uma solução que tornou a gestão de projetos globais muito mais fácil. A necessidade de assinar documentos de forma digital tornou-se rapidamente uma prioridade para garantir o financiamento correto dos projetos e uma receção de donativos sem dificuldades.

“A COVID acelerou a necessidade de utilizar processos totalmente digitais e assinaturas eletrónicas”, explica Chloe Ketteling, Assistente Executiva da Equipa de Operações.

Graças aos modelos do PandaDoc e ao DocX Converter, a One Tree Planted pode criar e enviar acordos de confidencialidade e acordos de parceiro com apenas alguns cliques.

Os parceiros podem fazer sugestões e enviar feedback em tempo real enquanto finalizam os acordos. Após os documentos serem concluídos, a equipa pode armazená-los no CRM para um acesso fácil.

“Atualmente, é muito raro imprimirmos documentos, exceto quando é necessária uma assinatura manual”, explica Chloe Ketteling, Assistente Executiva da Equipa de Operações.

Os resultados

O PandaDoc tem tido um enorme impacto nas operações diárias da equipa. Eliminou a necessidade de criar e carregar repetidamente documentos graças aos modelos, o que economiza várias horas de trabalho por dia.

Antigamente, eram necessárias semanas para recolher assinaturas. Agora, a One Tree Planted realiza esse trabalho em menos de um dia sem necessidade de pressionar os parceiros e as partes interessadas.

O desperdício com recursos como a impressão de documentos, a utilização de papel, tinta e até canetas pertence ao passado. Conforme ditado pela sua missão, a One Tree Planted é uma empresa focada em simplificar a proteção do ambiente e a PandaDoc é um parceiro que ajuda a concretizar essa visão.

“Facilita o meu trabalho! É fácil de utilizar, muito simples e intuitivo, consistente e compatível com o nosso ritmo normal.” Chloe Ketteling, Assistente Executiva da Equipa de Operações.