Crystal Ball
A Crystal Ball é uma plataforma de gestão de força laboral sediada no Reino Unido. A sua gama de produtos ajuda as empresas a monitorizar e gerir o pessoal de campo e o equipamento para aumentar a segurança e a eficiência.
O problema
Tara é Gestora de Marketing da Crystal Ball. Além de liderar os esforços de geração de clientes potenciais, é responsável por garantir que a equipa de vendas dispõe das ferramentas e do apoio necessários para atingir as suas metas de vendas.
Antes de implementar o PandaDoc, a equipa de vendas da Crystal Ball utilizava o Microsoft Word e o PowerPoint para criar propostas e contratos, que eram depois enviados aos clientes por e-mail na forma de ficheiros PDF.
Este processo consumia muito do tempo da equipa de vendas, que precisava de, pelos menos, meia hora para criar a maioria das propostas. Após o envio de um contrato ou de uma proposta, a equipa de vendas esperava dias ou até mesmo semanas enquanto os clientes potenciais imprimiam, assinavam, digitalizavam e devolviam os documentos por e-mail.
Este processo causava frustração entre a equipa de vendas, o departamento de assistência e os clientes da Crystal Ball. Os representantes de vendas não tinham forma de apurar as causas dos atrasos de assinatura e, por vezes, o departamento de assistência sentia dificuldades em ler as notas manuscritas nos contratos. Isto gerava frustração e erros que afetavam negativamente a experiência dos clientes.
Tal como acontece com várias empresas em crescimento, estes problemas de ineficiência e frustrações tinham um impacto no desempenho global da Crystal Ball, o que levou Tara a procurar um processo mais eficaz.
A solução
A Crystal Ball tinha analisado várias plataformas de documentos digitais antes de restringir a sua pesquisa ao Adobe Sign e ao PandaDoc. No final, o conjunto de funcionalidades mais robustas e o preço global mais reduzido do PandaDoc levaram a Crystal Ball a adotar a nossa plataforma para a sua equipa de vendas.
Tara e a equipa de sucesso do cliente da PandaDoc começaram imediatamente a trabalhar para configurarem um ambiente favorável à equipa de vendas durante o processo de criação, envio e assinatura dos seus contratos e propostas. Tara criou uma biblioteca de modelos de contratos e propostas, assim como uma biblioteca de conteúdos com itens aprovados para utilização em propostas de vendas.
Atualmente, a equipa de vendas da Crystal Ball utiliza o PandaDoc para criar, enviar, monitorizar e assinar os seus contratos e propostas diariamente.
Resultados
A Crystal Ball tem observado um grande retorno do seu investimento na plataforma PandaDoc. A equipa de vendas gasta 60% menos tempo na criação de propostas com o PandaDoc do que acontecia com o Word e o PowerPoint, ao mesmo tempo que cria propostas de melhor qualidade com conteúdos com imagem de marca aprovados, providenciados por Tara.
A equipa de assistência da Crystal Ball tem beneficiado do PandaDoc através da eliminação de notas manuscritas nos contratos, o que economiza tempo e reduz os erros.
A equipa de liderança da Crystal Ball tem beneficiado do PandaDoc de várias formas. Agora, já pode utilizar a análise do PandaDoc para obter informações valiosas sobre o processo de proposta e contrato, o que lhe permite compreender como, quando e por que motivo se ganham e perdem negócios. Além disso, consegue aumentar a base de clientes da Crystal Ball mais rapidamente graças a uma equipa de vendas mais eficiente e produtiva.
