Autodesk

O problema

Enquanto empresa de software internacional com milhões de clientes em todo o mundo, a vasta equipa de vendas da Autodesk precisava de uma ferramenta empresarial para melhorar a sua comunicação global e os processos de vendas internos. Mais importante, procurava uma solução robusta que fosse facilmente integrada na sua única fonte de informação fidedigna, o Salesforce.

Travis Evans, Gestor da Estratégia de Execução de Vendas, sabia que o fluxo de trabalho atual da Autodesk sofria de problemas como tarefas duplicadas, lacunas de dados e congestionamentos. Também sabia que a Autodesk estava a realizar esforços para se tornar numa empresa mais focada no cliente, para oferecer melhores resultados em grande escala. O seu processo de criação, envio e monitorização de documentos destinados aos clientes e de vendas internos através de anexos de e-mail em PDF não estava à altura dos requisitos das equipas de desenvolvimento de vendas nem de vendas técnicas.

Numa empresa da dimensão da Autodesk, os problemas chegavam também, por vezes, aos níveis superiores da cadeia hierárquica. A empresa precisava de uma ferramenta robusta de capacitação de vendas para organizar a validação de etapas, a capacidade de previsão e a visibilidade do topo para baixo. Para assegurar uma eficiência duradoura e ao nível de toda a empresa, a Autodesk procurava uma solução de documentos que:

•  Permitisse uma integração fácil com os seus sistemas de negócios existentes
•  Oferecesse maior capacidade de monitorizar e criar relatórios sobre documentos
•  Atraísse e retivesse a adoção e a utilização ao nível de toda a empresa
•  Centralizasse a localização dos dados de documentos e atividade de vendas
•  Fosse dimensionável para satisfazer os requisitos das equipas em crescimento

No entanto, o maior desafio da Autodesk consistia na necessidade de realizar uma implementação organizada para mais de 300 novos utilizadores. A fasquia era elevada.

A solução

Enquanto líder de software inovador, a Autodesk tinha criado um protótipo de solução interna para melhorar o diálogo de vendas entre as equipas e oferecer melhores resultados aos clientes. Contudo, os problemas avolumavam-se e a equipa de liderança decidiu pesquisar o mercado em busca de uma solução completa a longo prazo.

Após ampla pesquisa, a equipa de Liderança de Vendas Técnicas da Autodesk selecionou o PandaDoc porque cumpria todos os seus requisitos:

• Integração personalizável e dimensionável com o Salesforce
• Sincronização de API poderosa e bidirecional com ferramentas de relatórios abrangentes
• Monitorização e análises detalhadas de documentos para validação de vendas
• Interface do utilizador intuitiva para implementação e adoção fáceis

O PandaDoc acabou por se tornar parte integrante da estratégia de comunicação em massa da Autodesk. Ao proporcionar acesso ao PandaDoc a toda a organização de vendas, a Autodesk rapidamente descobriu novos casos de utilização. O seu repositório de modelos e a biblioteca de conteúdos explodiram com materiais novos e úteis, com imagem de marca, eliminando passos repetitivos e expandindo a comunicação com os clientes.

Travis lembra a rápida adoção do PandaDoc na sua organização graças à colaboração ágil entre as equipas.

“Para garantir o sucesso numa componente tão importante do negócio, encarregámos equipas internas da supervisão dos diferentes aspetos do PandaDoc. Temos uma equipa de adoção, uma equipa de design e uma equipa de assistência preparadas para otimizar a integração do PandaDoc ao nível de toda a empresa. Somos uma máquina bem oleada que retira grandes benefícios do PandaDoc.”

– Gestor da Estratégia de Execução de Vendas, Travis Evans

Dada a escala da implementação do PandaDoc na Autodesk, Travis ficou curioso e hesitante em relação à transição para um novo editor. Contudo, sabia que as vantagens iriam sobrepor-se aos obstáculos encontrados durante a migração dos conteúdos. A versão mais recente do PandaDoc, também conhecida como Editor 2.0, possibilita a colaboração em tempo real e oferece um criador e editor de documentos simplificado, além de funcionalidades de design muito flexíveis.

Travis ficou aliviado quando descobriu que o editor era extremamente intuitivo. Apesar da necessidade de converter um grande volume de conteúdos, a Autodesk aproveitou a oportunidade para reavaliar mais de 60 modelos, fazer uma triagem e otimizar as restantes funcionalidades.

A nova e moderna interface do Editor 2.0 permite que a equipa da Autodesk crie conteúdos e os forneça aos clientes com fluidez. A empresa adora a possibilidade de controlar as margens e adicionar blocos de conteúdos complexos sem CSS personalizado, bem como a facilidade de criar conteúdo personalizado repetível e dimensionável para os seus documentos. O fluxo de trabalho do Editor 2.0 permite que os utilizadores produzam conteúdos personalizados mais rapidamente do que nunca.

Os resultados

O maior impacto do PandaDoc na Autodesk talvez seja a nova capacidade de monitorizar a eficácia das vendas em toda a organização. Esta parceria permite que departamentos inteiros transformem documentos em dinheiro, revelando valor de forma totalmente nova.

“O PandaDoc abriu os olhos da nossa empresa em relação à importância dos dados e à forma como estes ajudam a empresa a crescer.”

– Gestor da Estratégia de Execução de Vendas, Travis Evans

Devido à grande dimensão da Autodesk, a sua higiene de CRM afeta radicalmente a sua existência empresarial. Por isso, a conformidade interna entre equipas compostas por milhares de funcionários é um fator crucial. A Autodesk utiliza o PandaDoc de forma única para garantir que o ciclo de vendas complexo não sofre com erros de introdução manual. As aprovações de fluxo de trabalho entre as equipas são agora mais simples do que nunca graças ao PandaDoc.

Além disso, a Autodesk integra facilmente o PandaDoc na sua máquina tecnológica graças à API aberta. Sincroniza todos os dados entre o PandaDoc e o seu CRM com facilidade e precisão. Mais importante, os dados já agregados não ficam estagnados e são transferidos para os painéis de controlo preferidos, para que todos os funcionários os possam consultar.

A Autodesk está muito satisfeita por utilizar o repositório de conteúdos e a biblioteca de modelos do PandaDoc em projetos interfuncionais. Os designers, os gestores de marca e os representantes de vendas adoram a facilidade com que os novos utilizadores aprendem a utilizar a ferramenta. Com uma IU intuitiva, os representantes de vendas podem começar a utilizá-la rapidamente, eliminando passos excessivos na criação e no envio de documentos. Desta forma, a equipa de vendas da Autodesk está mais consistente e organizada do que nunca, pelo que é mais fácil atingir e exceder as metas de vendas.

“O e-mail é o fim dos negócios. Substituir o nosso fluxo de trabalho pelo PandaDoc deu uma nova vida à nossa equipa de vendas.”

– Gestor da Estratégia de Execução de Vendas, Travis Evans