Oprogramowanie do zatwierdzania przepływów roboczych

Częstokroć dokument wymaga zatwierdzenia ze strony kilku osób, zanim zostanie uznany za gotowy do wysłania. Obieg procesu zatwierdzania pozwala zdefiniować zautomatyzowany, wewnętrzny obieg angażujący wszystkie osoby, które muszą zaakceptować dokument, zanim trafi on do końcowego odbiorcy. Dokumenty służbowe można przesyłać do członków wewnętrznego zespołu zarówno przed, jak i po jego finalizacji, definiując kolejność podpisywania i dodając wybranych współpracowników jako odbiorców końcowych.

Pracę zaczyna się od utworzenia dokumentu na podstawie jednego z szablonów PandaDoc. W górnej części szablonu widać wielokropek. Należy kliknąć ten symbol, a następnie wybrać opcję „Skonfiguruj proces” i włączyć opcję „Zatwierdzony”. Pojawi się okno podręczne z listą osób należących do danej organizacji. Wystarczy wybrać dowolne osoby, które muszą zatwierdzić finalną wersję dokumentu, albo wskazać wybraną grupę osób, by wysłać dokument równocześnie do całego zespołu.

Jeśli włączono zatwierdzanie dokumentu i przypisano osobę zatwierdzającą, proces zatwierdzania rozpocznie się natychmiast po zakończeniu etapu tworzenia dokumentu. Jeśli obieg zatwierdzania jest włączony, po utworzeniu dokumentu zatwierdzający automatycznie otrzyma przez e-mail powiadomienie z linkiem do dokumentu. Oprogramowanie do organizacji obiegu dokumentów PandaDoc pozwala zatwierdzającemu natychmiast wyświetlić dokument i zdecydować o jego zatwierdzeniu bądź odrzuceniu. Można też wprost w dokumencie zamieścić dodatkowe uwagi, zmiany edycyjne lub komentarze, aby ułatwić autorowi wprowadzenie poprawek. Jeśli dokument uzyska zatwierdzenie, zatwierdzający może go przekazać do innych zatwierdzających albo do odbiorcy końcowego.‌

O tym, co nastąpi po zatwierdzeniu dokumentu, zawsze decyduje użytkownik. Można ustalić, czy zatwierdzony dokument automatycznie trafi do końcowego odbiorcy, czy też najpierw autor dokumentu otrzyma powiadomienie. Daje to pełną elastyczność i kontrolę nad dalszymi losami dokumentu po tym, jak został utworzony, zatwierdzony lub wysłany. W przeciwieństwie do innych systemów open source do organizacji obiegu dokumentów nasze rozwiązanie pozwala zagwarantować kompleksowe bezpieczeństwo procesu od początku do końca.

Tak, dla każdego tworzonego dokumentu i szablonu można zdefiniować odrębne, niestandardowe procedury zatwierdzania. Oprogramowanie do organizacji obiegu procesów zatwierdzania dokumentów PandaDoc pozwala uniknąć nadmiernej komplikacji procesów zatwierdzania lub przypadkowego wysłania dokumentów do niewłaściwego adresata. Aby skonfigurować własny obieg procesu zatwierdzania, należy ponownie skonfigurować kolejność zatwierdzania. Można wyznaczyć dowolną liczbę osób zatwierdzających.

Chmurowe oprogramowanie do organizacji obiegu procesów PandaDoc to platforma, dzięki której zatwierdzanie dokumentów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Jeśli ważny dokument wymaga sprawdzenia i zatwierdzenia, a osoby zatwierdzającej akurat nie ma w biurze, nie jest to żadnym problemem. Dokument można w każdej chwili sprawdzić i zatwierdzić zdalnie za pomocą dowolnego urządzenia i z dowolnego miejsca na kuli ziemskiej — wystarczy połączenie z Internetem.