Ochrona dokumentów przez weryfikację odbiorców
Zobacz, jak ustawiać unikatowe hasła, kody SMS lub protokoły KBA dla podpisujących i odbiorców. Uruchom dodatkową warstwę zabezpieczeń dla poufnych dokumentów wprost z poziomu PandaDoc.
WERYFIKACJA TOŻSAMOŚCI
Zweryfikuj tożsamość odbiorców w przypadku dokumentów o krytycznym znaczeniu
Potwierdź tożsamość współpracowników i osób składających podpisy przy użyciu czterech różnych metod weryfikacji. Można to zrobić za pomocą zwykłego hasła, wiadomości SMS, identyfikacji na podstawie zdjęcia itp.
Ponad 50 000 firm ma zaufanie do PandaDoc w kwestii bezpieczeństwa dokumentów i weryfikacji osób składających podpis
Czym jest weryfikacja tożsamości?
Weryfikacja tożsamości to procedura, w ramach której dana osoba może potwierdzić, że jest istotnie tym, za kogo się podaje.
Jest to konieczne w sytuacjach, gdy ktoś domaga się dostępu do spersonalizowanych usług lub informacji albo przy podpisywaniu umów bądź formularzy zgody, które muszą mieć moc prawną.
Użytkownicy poddający się tej procedurze muszą okazać dokument tożsamości ze zdjęciem — na przykład prawo jazdy albo dowód osobisty — aby wykluczyć ryzyko oszustwa. Może to też obejmować wykonywanie selfie na potrzeby kontroli biometrycznej za pomocą aplikacji w telefonie komórkowym.
Procesy weryfikacji zależą od instytucji. Organy administracji publicznej, instytucje finansowe i placówki opieki medycznej często narzucają rygorystyczne wymogi w tym zakresie, aby zapobiegać oszustwom.
PandaDoc udostępnia zaawansowany pakiet funkcji do weryfikacji tożsamości, dzięki któremu można chronić wrażliwe dane i zagwarantować ważność i niepodważalność umów.
Większe bezpieczeństwo przy kluczowych umowach
Weryfikacja odbiorców przed złożeniem przez nich podpisu
Za pomocą uwierzytelniania opartego na wiedzy (KBA) oraz innych narzędzi można potwierdzić tożsamość odbiorców jeszcze przed przystąpieniem do składania podpisu.
Zapewnienie ważności i niepodważalności umów
Kontrola dokumentu tożsamości pozwala uchronić się przed oszustwem i mieć pewność, że umowę podpisuje naprawdę osoba upoważniona.
Personalizacja procedur weryfikacyjnych
Różnicując metody weryfikacji zależnie od sytuacji, można wymusić silne zabezpieczenia w przypadku dokumentów o znaczeniu krytycznym lub maksymalnie uprościć procedurę dla znanych użytkowników.
Wybierz proces weryfikacji najlepiej dopasowany do potrzeb
Weryfikacja hasłem
Potrzebny jest szybki i prosty sposób weryfikacji? W tym przypadku, by móc otworzyć lub podpisać dokument, odbiorca musi wprowadzić udostępnione mu wcześniej poufne hasło. To idealna metoda przy rutynowej obsłudze umów i transakcji z udziałem partnerów wewnętrznych.
Weryfikacja przez SMS
W przypadku weryfikacji przez SMS użytkownik musi wprowadzić kod przesłany w wiadomości tekstowej, aby móc otworzyć lub podpisać dokument. Ta metoda jest powszechna w ramach uwierzytelniania dwuskładnikowego i dobrze się sprawdza w zastosowaniach o przeciętnym poziomie bezpieczeństwa, w których weryfikacja według numeru telefonu jest wystarczająca.
Kontrola dokumentu tożsamości
Pełna wiedza na temat osób składających podpis to konieczność w przypadku umów o krytycznym znaczeniu. Ta metoda wymaga od odbiorcy okazania oficjalnego dokumentu tożsamości, który następnie jest na bieżąco weryfikowany na podstawie biometrycznego rozpoznawania twarzy z poziomu aplikacji w telefonie komórkowym. Po potwierdzeniu tożsamości użytkownik może otworzyć, przejrzeć lub podpisać dokument.
Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (tylko USA)
W trakcie weryfikacji KBA odbiorca musi udzielić odpowiedzi na pytania oparte na danych osobowych zebranych z publicznie dostępnych źródeł. Mogą to być na przykład wcześniejsze adresy, informacje o kredytach i fakty z wcześniejszych etapów życia. Jest to efektywny sposób w branżach podlegających regulacjom, zapewniający wysoki poziom bezpieczeństwa przy zastosowaniu zautomatyzowanych procesów realizowanych w tle.
„PandaDoc bardzo ułatwia nam pracę. Wysyłanie kandydatom dokumentów rekrutacyjnych jest teraz banalnie proste… bez PandaDoc procedura administracyjna pochłaniałaby mnóstwo czasu”.
Weryfikacja ważnych podpisów
w dokumentach o krytycznym znaczeniu
Oferty i wyceny o wysokiej wartości nominalnej
Oferty mogą zawierać istotne informacje na temat przyszłych planów lub bieżącej działalności podmiotów gospodarczych. Weryfikacja tożsamości pomaga zapewnić poufność wrażliwych danych w trakcie przygotowania i finalizacji ofert.
Warto chronić procesy negocjacji przed dostępem niepowołanych osób i sprawdzać, czy odbiorcy faktycznie są upoważnieni do wglądu w przesyłane dokumenty.
Umowy o znaczeniu krytycznym
Niektóre typy umów są ważniejsze niż inne. Dokumenty o krytycznym znaczeniu, takie jak umowy o kredyt hipoteczny, oświadczenia woli lub formularze zgody pacjenta, mogą być podpisywane tylko przez uprawnione osoby i mają szczególną wagę prawną.
Wprowadzenie dodatkowego poziomu zabezpieczeń w procesie uzyskiwania podpisu elektronicznego pomaga uchronić się przed późniejszymi próbami podważenia ważności dokumentów, nadając im gwarantowaną moc wobec prawa.
Branże regulowane
Narzędzia do weryfikacji tożsamości w PandaDoc są w pełni dostosowane do wymogów branż regulowanych, takich jak finanse, prawo i ochrona zdrowia.
W połączeniu z funkcją formularzy i wbudowanymi narzędziami do tworzenia dokumentów weryfikacja tożsamości w PandaDoc pozwala wdrażać sprawne i łatwe w obsłudze procesy uzyskiwania podpisów, zgodne z wymogami przepisów prawa.
Rachunkowość i kadry
Rekrutacja pracowników, rozliczenia podatkowe i inne procedury administracyjne często wymagają wymiany poufnych informacji między stronami.
Przed zapytaniem o numer PESEL, oficjalny dokument tożsamości lub inne informacje warto sprawdzić odbiorcę prostym hasłem albo z użyciem wiadomości SMS.
W ten sposób można się upewnić, że dane kontaktowe są prawidłowe oraz że dostęp do dokumentu będzie mieć tylko uprawniona osoba.
Dowiedz się, jak weryfikować podpisujących z użyciem PandaDoc
Prześwietlaj podpisujących z PandaDoc
Umów się na spersonalizowaną demonstrację 1:1 z naszym specjalistą produktowym.
- Dostosowana do indywidualnych potrzeb
- Odpowiedzi na wszystkie pytania
- Bez zobowiązania do zakupu
Zaplanuj bezpłatną demonstrację na żywo
- Wypełnij formularz
- Zarezerwuj termin
- Weź udział w pokazie
Często zadawane pytania
Jakie rodzaje weryfikacji tożsamości obsługuje PandaDoc?
Oprócz naszych standardowych funkcji zabezpieczeń PandaDoc udostępnia cztery dodatkowe opcje weryfikacji:
- Weryfikacja hasłem
- Weryfikacja przez SMS
- Kontrola dokumentu tożsamości
- Uwierzytelnianie oparte na wiedzy
Ten zestaw narzędzi pozwala zespołom na sprawdzenie tożsamości podpisującego na podstawie różnorodnych materiałów, na przykład oficjalnego dokumentu tożsamości albo haseł generowanych przez system.
W jaki sposób odbiorcy mogą potwierdzić swoją tożsamość?
Odbiorcy otrzymają monit o potwierdzenie tożsamości przy próbie otwarcia chronionych dokumentów. Sposób postępowania zależy od metody weryfikacji i rodzaju dokumentów.
Czym różni się zdalne poświadczanie internetowe (RON) od weryfikacji tożsamości w PandaDoc?
PandaDoc udostępnia RON jako łatwy w obsłudze sposób na bezpieczne podpisywanie i poświadczanie prawnie wiążących dokumentów.
Jakkolwiek RON bazuje na internetowej weryfikacji tożsamości, usługa ma w założeniu ułatwiać jednorazowy udział osoby z zewnątrz — notariusza — który może poświadczyć akt podpisania dokumentu za pośrednictwem połączenia wideo.
Natomiast funkcje weryfikacji tożsamości w PandaDoc mają za zadanie chronić dokumenty i ich treść aż do chwili, gdy odbiorca udowodni, że jest ich prawowitym adresatem. Ten proces może być powtarzany wielokrotnie, pozwalając odbiorcom na zamykanie i ponowne otwieranie dokumentów w trakcie kolejnych sesji.
Jak weryfikuje się tożsamość podpisującego?
PandaDoc udostępnia szeroki wybór narzędzi do weryfikacji tożsamości odbiorcy.
Weryfikacja hasłem i przez SMS oznacza, że przed otwarciem dokumentu odbiorca musi wprowadzić unikatowy kod (przesłany przez e-mail albo SMS).
Uwierzytelnianie oparte na wiedzy wymaga udzielania odpowiedzi przez nadawcę.
Czy PandaDoc przechowuje dokumenty tożsamości i dane weryfikacyjne?
Nie.
Hasła są ustalane przez podpisującego i trzeba je przekazać nadawcom przy użyciu zewnętrznych metod.
Weryfikacja przez SMS bazuje na losowo generowanym, jednorazowym kodzie, który jest przesyłany na numer telefonu odbiorcy.
Uwierzytelnianie KBA polega na zadawaniu pytań odnoszących się do publicznych baz danych, historii kredytowej i podobnych źródeł. Proces ten jest zautomatyzowany. PandaDoc nie odczytuje ani nie przechowuje tych danych w ramach weryfikacji.
Kontrola dokumentu tożsamości wykorzystuje oprogramowanie zewnętrznych dostawców. Odbiorcy muszą użyć aparatu w smartfonie, by przesłać zdjęcie dokumentu tożsamości, na przykład dowodu osobistego albo prawa jazdy. Po przesłaniu dokumentu klienci potwierdzają tożsamość przy użyciu biometrycznego rozpoznawania twarzy. PandaDoc uzyskuje potwierdzenie weryfikacji użytkownika, ale nie przechowuje żadnych dokumentów tożsamości ani danych biometrycznych.
Uwaga: Ponieważ nie przechowujemy dokumentów, podpisujący będą musieli ponawiać weryfikację przy każdym dostępie do dokumentu.
Gdzie jest dostępna weryfikacja tożsamości?
O ile PandaDoc obsługuje weryfikację tożsamości na całym świecie, niektóre z metod są dostępne tylko w wybranych regionach ze względu na ograniczenia i wymogi prawne.
Obecnie dostępność naszych funkcji weryfikacyjnych wygląda następująco:
- Weryfikacja hasłem: globalnie
- Weryfikacja przez SMS: globalnie
- Kontrola dokumentu tożsamości: na całym świecie (ponad 200 krajów)
- Uwierzytelnianie oparte na wiedzy: tylko USA
Czy weryfikacja tożsamości w PandaDoc spełnia wymogi przepisów KYC, AML, HIPAA itp.?
Tak! PandaDoc razem ze swoimi partnerami w zakresie weryfikacji spełniają niezbędne wymogi wielu norm i przepisów, w tym KYC, AML i HIPAA.
Jednak każdy proces biznesowy jest inny. Jeśli dana organizacja wymaga dodatkowych etapów procesu weryfikacji, wykraczających poza standardy wynikające z przepisów, należy zwrócić się do kogoś z naszego zespołu i sprawdzić, czy PandaDoc może spełnić takie wymogi.
Uwaga: PandaDoc zapewnia zgodność z HIPAA w skali całej platformy dla zespołów Enterprise (wymagane BAA).