Vaimo

Kto

Vaimo jest dostawcą kompleksowych rozwiązań eCommerce. Ma 12 oddziałów w dziewięciu krajach i siedzibę główną w Sztokholmie. Firma pomaga sprzedawcom realizować cele związane z handlem elektronicznym, w tym ze strategiami, rozwojem i usługami projektowymi, w całości na platformie Magento.

Problem

Vaimo poszukiwało globalnie scentralizowanego rozwiązania.

Prowadzenie działań w zakresie globalnym niesie ze sobą różne wyzwania, zwłaszcza gdy chodzi o standaryzację w obrębie całej organizacji. Przy dużej liczbie ofert, umów, wycen i innych dokumentów wysyłanych do klienta – szacunkowo 270 w samym 2015 r. – oraz liczbie stron wahającej się od kilkunastu do ponad stu, zależnie od przypadku, firma Vaimo potrzebowała scentralizowanego rozwiązania, które nie tylko pozwoliłoby zachować spójność wśród wszystkich jej placówek i zespołów, lecz także zapewniłoby większą wydajność.

Przed wprowadzeniem platformy PandaDoc cały proces obejmował tworzenie ofert i propozycji w aplikacji Apple Pages, wysyłanie ich do podpisu za pośrednictwem systemu EchoSign i udostępnianie przez usługę Dropbox. Było to nie tylko niewydajne, lecz także stwarzało problemy w kwestii śledzenia wysyłanych treści oraz ustalania, czy stosowane są prawidłowe typy dokumentów, firmowy branding oraz terminologia. Problemem było również zarządzanie istniejącymi już dokumentami, ponieważ firma nie posiadała centralnego systemu przechowywania.

„Przygotowywanie ofert było wyjątkowo niewydajne” – mówi Brendan Peo, dyrektor operacyjny w Vaimo. „Szukanie wcześniejszych ofert, które można by skopiować, było czasochłonne i często obarczone błędami. W rezultacie otrzymywaliśmy miks szablonów ofert i umów, które nie cechowały się zbyt wysoką jakością”.

„Straciliśmy kontrolę nad procesem wersjonowania umów, wykorzystywanymi pozycjami i cenami, wysyłką najnowszych wersji ofert, bieżącymi stanami umów i zobowiązaniami dotyczącymi ostatecznych cen” – dodaje Peo. „Nie wiedzieliśmy, czy klient otrzymał propozycję i się z nią zapoznał. Nie mieliśmy też żadnego wglądu w to, którą część oferty lub umowy przeczytał. Fakt, że jesteśmy firmą, której oddziały są rozsiane po wielu krajach, mówimy w różnych językach i korzystamy z różnych walut, tylko przysparzał dodatkowych problemów i frustracji”.

Rozwiązanie

Firma wprowadziła system standaryzacji na skalę globalną.

Dzięki PandaDoc ten brak stosownych informacji nie jest już problemem. Teraz Peo wie, czy każdy zespół używa prawidłowego firmowego brandingu i terminologii za pośrednictwem szablonów i treści wielokrotnego użytku. Może z łatwością śledzić to, kto wysyła konkretne dokumenty, a także ma wgląd w analityczne dane na temat sposobu interakcji klientów z otrzymanymi ofertami.

Rozwiązanie PandaDoc nie tylko pozwoliło zapewnić przejrzystość w całej organizacji, lecz także umożliwiło wprowadzenie wydajniejszych procesów obejmujących całą organizację. Firma opracowała nawet bank treści oferujący łatwy dostęp do wstępnie opracowanych odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przez klientów.

„Zespół PandaDoc pomógł nam opracować profesjonalne szablony nawiązujące do naszej marki, które są teraz łatwo dostępne dla wszystkich członków naszych zespołów. W ten sposób wszystkie nowe oferty i umowy są spójne, dokładne i zachowują profesjonalny charakter. Firma PandaDoc pomogła nam odzyskać kontrolę nad procesami związanymi z umowami i ofertami. Obecnie wdrażamy system PandaDoc w innych jednostkach Vaimo, takich jak dział zarządzania projektami, tak aby mogły one czerpać te same korzyści z wydajności i możliwości kontroli, których doświadczył już dział sprzedaży”.

Dzięki możliwości łatwego wyszukiwania i wykorzystywania właściwych dokumentów dla klienta, a także zachowania spójności wśród zespołów z całego globu, rozwiązanie PandaDoc zapewniło firmie Vaimo standaryzację, której potrzebowała.

Dzięki funkcjom analitycznym, które pozwoliły zrozumieć, na jakich elementach oferty klienci skupiają się najbardziej, organizacja była w stanie opracować lepszy proces obsługi dokumentów. Zespół cały czas otrzymuje od klientów pozytywne opinie o formie i użyteczności ofert, a wielu z nich pyta o samą platformę PandaDoc.