Autodesk

Problem

Ponieważ firma Autodesk jest międzynarodowym dostawcą oprogramowania, obsługującym miliony klientów na całym globie, jej dział sprzedaży poszukiwał korporacyjnego narzędzia, które usprawni globalną komunikację i wewnętrzne procedury sprzedaży. Co najważniejsze, zespół poszukiwał solidnego rozwiązania, które można by w łatwy sposób połączyć z ich pojedynczym, zaufanym źródłem: Salesforce.

Kierownik ds. egzekwowania strategii Travis Evans wiedział, że aktualne procesy Autodesk obejmowały duplikaty zadań, luki w danych oraz kłopotliwe wąskie gardła. Rozumiał również, że Autodesk stara się o miano firmy bardziej zorientowanej na klienta, osiągającą lepsze wyniki na masową skalę. Procesy tworzenia, wysyłania i śledzenia zarówno konsumenckich, jak i wewnętrznych dokumentów sprzedażowych w formie mailowych załączników PDF stanowiły utrudnienie nie tylko dla działu rozwojowego, lecz także dla technicznych zespołów sprzedażowych.

W przypadku tak dużej firmy jak Autodesk problemy rzutowały również na hierarchię kierowniczą. Ostatecznie stwierdzono, że potrzebne jest solidne, wewnętrzne narzędzie sprzedażowe do precyzyjnego organizowania etapowej walidacji, prognozowania i odgórnej widoczności. Aby zapewnić długotrwałą wydajność w obrębie całej organizacji, firma Autodesk zaczęła rozglądać się za rozwiązaniem do zarządzania dokumentami, które:

•  bezproblemowo łączy się z istniejącymi systemami biznesowymi;
•  daje możliwość dokładnego śledzenia i raportowania w kwestii dokumentów;
•  stanowi atrakcyjne rozwiązanie, które jest adaptowane i wykorzystywane w obrębie całej organizacji;
•  pozwala scentralizować lokalizację danych i aktywności związanych z dokumentami sprzedażowymi;
•  jest skalowalne, dając możliwość dostosowania się do wewnętrznych wymogów rozwijających się zespołów.

Jednakże największym wyzwaniem Autodesk było to, że firma musiała przeprowadzić zorganizowaną implementację ponad 300 nowych użytkowników – stawka była zatem wysoka.

Rozwiązanie

Jako lider wśród dostawców innowacyjnego oprogramowania firma Autodesk opracowała prototyp wewnętrznego rozwiązania do usprawnienia komunikacji handlowej zespołów oraz lepszej obsługi klientów. Jednak wraz z piętrzeniem się problemów zespół liderów zaczął badać rynek pod kątem bardziej kompleksowego i trwałego rozwiązania.

Po szczegółowych poszukiwaniach zespół liderów ds. technologii sprzedażowych Autodesk wybrał platformę PandaDoc, ponieważ spełniała każdą ich potrzebę:

• skalowalną i dostosowywaną integrację z rozwiązaniem Salesforce;
• potężną, dwukierunkową synchronizację API z kompleksowymi narzędziami do raportowania;
• możliwość drobiazgowego śledzenia i analizowania dokumentów na potrzeby zatwierdzania sprzedaży;
• przyjazny interfejs użytkownika pozwalający na bezproblemowe wdrożenie.

Rozwiązanie PandaDoc stało się integralną częścią strategii masowej komunikacji Autodesk. Otwierając platformę PandaDoc dla całej organizacji sprzedażowej, firma szybko odkryła nowe zastosowania, których wcześniej nie rozważano. Jej repozytorium szablonów i biblioteka treści zaczęły pękać w szwach od nowych i bardzo przydatnych markowych materiałów, eliminując tym samym powtarzalne zadania i znacząco poszerzając możliwości komunikacji z klientem.

Travis wspomina proces wdrażania platformy PandaDoc z wykorzystaniem sprawnej metody współpracy między zespołami.

„Aby zapewnić sukces w tak istotnej części naszej działalności, przydzieliliśmy wewnętrzne zespoły do prac nad różnymi elementami PandaDoc. Obecnie w naszej firmie funkcjonują zespoły ds. wdrażania, projektowania i wspierania, które wyspecjalizowały się w swoich dziedzinach, dzięki czemu platforma PandaDoc jest bardziej zintegrowana w obrębie całej organizacji. Jesteśmy teraz dobrze naoliwioną maszyną, która rozwija się dzięki PandaDoc”.

– Travis Evans, kierownik ds. egzekwowania strategii

Biorąc pod uwagę skalę implementacji platformy PandaDoc w AutoDesk, Travis miał początkowo pewne obawy z przejściem na nowe narzędzie, ale wiedział, że korzyści zdecydowanie przewyższą trudności napotkane w trakcie migracji zasobów. Najnowsza wersja rozwiązania PandaDoc, znana również pod nazwą Editor 2.0, oferuje funkcje współpracy w czasie rzeczywistym, uproszczone narzędzia do tworzenia i edytowania dokumentów oraz bardzo elastyczne opcje projektowania.

Travis natychmiast odetchnął z ulgą, gdy okazało się, że edytor jest niezwykle intuicyjny. Choć przedsięwzięcie wymagało przekonwertowania pewnych zasobów, zespół AutoDesk potraktował to jako okazję do przeanalizowania ponad 60 szablonów, redagując je odpowiednio i optymalizując pozostałe funkcje.

Nowoczesny interfejs rozwiązania Editor 2.0 pozwala zespołowi AutoDesk na płynne tworzenie treści i ich bezproblemowe dostarczanie klientom. Firma jest zachwycona możliwościami kontrolowania marż, dodawania złożonych bloków treści bez konieczności korzystania ze spersonalizowanych arkuszy CSS oraz łatwego tworzenia powtarzalnych i skalowalnych osobistych treści dla dokumentów. Pomocne funkcje obiegu pracy Editor 2.0 pozwalają użytkownikom na szybsze tworzenie spersonalizowanych treści, niż było to możliwe do tej pory.

Rezultaty

Prawdopodobnie największym wpływem, jaki rozwiązanie PandaDoc wywarło na Autodesk, jest nowo odkryta możliwość śledzenia efektywności sprzedaży w obrębie całej organizacji. Pozwala ona działom łączyć dokumenty z pieniędzmi, wykazując wartość w zupełnie nowy sposób.

„Platforma PandaDoc pozwoliła nam zrozumieć, jak ważne są dane i w jaki sposób mogą one wesprzeć rozwój firmy”

– Travis Evans, kierownik ds. egzekwowania strategii

Biorąc pod uwagę rozmiar i zasięg Autodesk, czystość danych CRM może mieć drastyczny wpływ na sam fundament korporacyjnej egzystencji. Dlatego tak istotnym elementem jest zapewnienie wewnętrznej zgodności w zespołach składających się z tysięcy pracowników. Autodesk korzysta z platformy PandaDoc w unikatowy sposób, który pozwala wyeliminować błędy ręcznego wprowadzania danych z ich zawiłego cyklu sprzedażowego. Dzięki PandaDoc zatwierdzanie przepływu pracy między zespołami jest teraz niezwykle proste i płynne.

Co więcej, Autodesk jest w stanie w prosty sposób wykorzystać platformę PandaDoc w swoim zestawie technologicznym dzięki otwartemu API. Firma może precyzyjnie i z łatwością synchronizować dane PandaDoc z systemem CRM. Ponadto dane, które zostały już zagregowane, nie są magazynowane dla wyższych poziomów rynkowych – są one transferowane do istniejących, preferowanych pulpitów, gdzie każdy może je wyświetlić.

Firma Autodesk jest również zachwycona możliwością wykorzystania repozytorium treści i biblioteki szablonów PandaDoc w projektach wielofunkcyjnych. Projektanci, menedżerowie marki i technicy sprzedaży są bardzo zadowoleni z tego, jak łatwo można przeszkolić nowych użytkowników z obsługi narzędzia. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownika pracownicy mogą działać sprawnie, eliminując niepotrzebne czynności podczas tworzenia i wysyłania dokumentów. W rezultacie zespół ds. sprzedaży Autodesk działa w bardziej spójny i lepiej zorganizowany sposób, dzięki czemu może skupić się na osiąganiu i przekraczaniu swoich celów sprzedażowych.

„Poczta elektroniczna to cmentarzysko transakcji. Wprowadzenie rozwiązania PandaDoc tchnęło życie w nasz dział sprzedaży”

– Travis Evans, kierownik ds. egzekwowania strategii