Software voor automatisering van workflowbeheer

Defunctie voor ondertekeningsvolgorde garandeert dat je papieren op een specifieke volgorde worden ondertekend en nooit naar meer dan één persoon of één team tegelijk worden gestuurd. Je kunt er ook gerust op zijn dat alle bewerkingen en goedkeuringen op de juiste volgorde plaatsvinden.

Wanneer je de instelling voor ondertekeningsvolgorde inschakelt in een documentsjabloon, kun je de gewenste ontvangers of rollen naar de juiste positie in de volgorde slepen, zodat ze de papieren op het juiste moment ontvangen. Op elk nieuw bestand dat je met dat sjabloon maakt, wordt automatisch de opgegeven ondertekeningsvolgorde toegepast.

Veel documenten moeten door een of meer mensen worden goedgekeurd voordat ze verzonden kunnen worden. Met goedkeuringen kun je een proces voor internegoedkeuringinstellen waarin alle relevante ontvangers toegang krijgen tot het document voordat het naar de prospect of klant wordt gestuurd. Je kunt documenten voor en na voltooiing naar interne collega’s sturen door de functie voor ondertekeningsvolgorde in te schakelen en teamleden toe te voegen als eindontvangers.

Een van de meest voorkomende knelpunten in workflows voor documentbeheer is de problematische opeenstapeling van tegenstrijdige bewerkingen in een gedeeld document. Door vooraf toegangsmomenten in te stellen voor elke medewerker, kun je het proces voordocumentbeheer stroomlijnen om problemen en verwarring door tegenstrijdige bewerkingen en opmerkingen te voorkomen.

Andere eenvoudige oplossingen voor workflowbeheer zijn onder andere:

• het aantal beheerders en managers beperken in je software voor zakelijke workflows
• content vergrendelen met ‘Bewerking beperken’ om ongewenste bewerkingen te voorkomen in belangrijke documentelementen, zoals prijstabellen of kortingen
• rollen op maat maken in jesoftware voor procesmonitoring met bijbehorende machtigingen om je zakelijke processen probleemloos te laten verlopen

Deze workflowautomatiseringstools voor documentbeheer zijn flexibel en kunnen op elk moment worden bijgewerkt, maar zijn toch voorspelbaar genoeg om processen soepel op de automatische piloot te laten lopen.

Met de software voor workflowautomatisering van PandaDoc kun je eenvoudig een documentbeheersysteem opzetten via een naadloze integratie met het CRM dat je al gebruikt voor je producten of diensten. Zo maak je in een paar klikken een interactieve prijstabel. Met PandaDoc kun je je CRM gebruiken om repetitieve taken voor je bedrijf te stroomlijnen. Je hoeft hiervoor alleen de optie ‘Automatische import’ in te schakelen in een document of sjabloon.

Hierdoor blijft je CRM de centrale informatiebron van je bedrijf en worden gegevens en producten automatisch in belangrijke bedrijfsdocumenten opgenomen.

Om productief te zijn, heb je eenvoudige, betrouwbare processen en workflows nodig. PandaDoc maakt het beheer van grote hoeveelheden documenten eenvoudig voor grote en kleine bedrijven. 

Met automatiseringssoftware krijgt je team toegang tot krachtige functies zoals realtime bewerking van documenten door meerdere personen, goedkeuringsworkflows, ondertekeningsvolgordes en geautomatiseerde follow-ups. Hierdoor zijn ze minder tijd kwijt aan algemene administratieve taken en kunnen ze hun aandacht richten op belangrijke projecten, zoals schaalvergroting, uitbreiding van het team of analyses van belangrijke documenten.

Je bedrijf is uniek en je oplossing voor documentworkflows moet dat ook zijn. Met de aanpasbare workflowsoftware van PandaDoc kun je documentautomatisering en workflows op jouw behoeften afstemmen.

Kies uit onze eindeloze automatiseringsopties voor het beheer van papierwerk om ondertekeningsvolgordes en goedkeuringsworkflows samen te stellen of te verwijderen, content in documenten te vergrendelen, in realtime samen te werken met verschillende teams en belangrijke feedback te beheren, allemaal op één plek. Met de opensourcesoftware voor workflowautomatisering van PandaDoc kun je met een paar klikken de documentworkflows van je dromen samenstellen.