Privacyverklaring

Bijgewerkt op: 16 Maart 2023

Inhoudsopgave

Over ons
Over deze Privacyverklaring
Websites en Services van derden
Typen informatie die we verzamelen
Informatie die u ons verstrekt
Informatie die is verzameld via technologie
Persoonlijke informatie gebruiken en verwerken
Gebruik van niet-persoonlijke informatie
Delen van persoonlijke informatie
Uw persoonlijke informatie bewaren
Hoe beschermen we uw persoonlijke informatie
Internationale gegevensoverdrachten
Deelname aan EU-UK Extension/Zwitserse-U.S. Data Privacy Frameworks
Kinderen en minderjarigen
Toegankelijkheid
Wijzigingen in onze Privacyverklaring
Contact met ons opnemen

Addendum Privacyrechten in Californië

Addendum Privacyrechten in Brazilië en Canada

Addendum Privacyrechten in Virginia

Het Privacybeleid is geschreven in het Engels, maar wordt uit welwillendheid in meerdere talen aangeboden. In alle gevallen geldt dat, ongeacht of er een discrepantie of conflict bestaat tussen deze versies en de Engelstalige versie, de Engelstalige versie doorslaggevend is.

Over ons

We zijn een wereldwijd bedrijf dat is gevestigd in San Francisco, Californië, Verenigde Staten. We bieden documentatie-automatiseringssoftware als een service die bedrijven helpt bij het stroomlijnen van processen om voorstellen, offertes, contracten en andere documenten te maken, goed te keuren en elektronisch te ondertekenen. Bedrijven die gebruikmaken van onze services kunnen hun klanten een professionelere, tijdigere en aantrekkelijkere ervaring bieden.

Over deze Privacyverklaring

In deze Privacyverklaring worden de handelswijzen van PandaDoc, Inc. (ook wel ‘PandaDoc‘, ‘wij‘, ‘we’ , ‘onze‘ of ‘ons‘) en aan haar gelieerde ondernemingen beschreven bij het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonsgegevens of persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt door gebruik te maken van deze website (www.pandadoc.com) (de ‘Website‘), door gebruik te maken van enig product of door gebruik te maken van enige service, inclusief, maar niet beperkt tot het PandaDoc software-as-a-service-product (‘SaaS‘), door het downloaden, openen en/of gebruiken van de mobiele applicatie van PandaDoc genaamd PandaDoc (‘App‘), door interactie met ons, door u aan te melden voor het ontvangen van mobiele sms-berichten, of door u in te laten met andere websites, pagina’s, functies of inhoud die we bezitten, beheren en/of aanbieden (Website, SaaS en App, gezamenlijk aangeduid als de ‘Services‘).

Als u deze Privacyverklaring niet aanvaardt en/of niet voldoet aan en/of u niet houdt aan de bepalingen die hierin zijn opgenomen, dient u de Services niet te gebruiken.

Door onze Privacyverklaring te aanvaarden en de Services te openen en te gebruiken, stemt u ermee in dat we uw persoonlijke gegevens of persoonlijke informatie verzamelen, opslaan, gebruiken en openbaar maken zoals beschreven in deze Privacyverklaring en de Cookieverklaring op https://www.pandadoc.com/cookie-notice/ (‘Cookieverklaring’). Op het gebruik van www.pandadoc.com en de App zijn de Servicevoorwaarden van PandaDoc, te vinden op https://www.pandadoc.com/terms-of-use/, van toepassing.

Websites en Services van derden

In sommige gevallen kunnen we uw Persoonlijke informatie verwerken in overeenstemming met een overeenkomst met derden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer u registreert of aanmeldt voor de Services via derden of op een link van derden klikt. In dit geval bepalen de voorwaarden van de overeenkomst en de privacyverklaring van de derde hoe uwe Persoonlijke informatie wordt verwerkt. Bekijk de voorwaarden en kennisgevingen van websites van derden dan ook voordat u op de links klikt. PandaDoc heeft geen controle over de privacypraktijken van websites of applicaties waarvan we geen eigenaar zijn. We zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken die worden gehanteerd op websites en/of services die zijn gelinkt aan onze Website, met inbegrip van de informatie en/of inhoud die deze websites en/of services bevatten. Denk eraan dat wanneer u op een link klikt om van onze Website naar een andere website en/of service te gaan, onze Privacyverklaring niet van toepassing is op dergelijke websites en/of services van derden. Het surfen en de interactie op een website en/of services van derden, inclusief de websites en services die een link hebben op onze Website, zijn onderworpen aan de eigen regels en het eigen beleid van deze derde. Bovendien stemt u ermee in dat we niet verantwoordelijk zijn voor en geen controle hebben over derden die u toegang geeft tot uw persoonlijke informatie. Indien u gebruik maakt van een website en/of service van derden en u geeft hen toegang tot uw persoonlijke informatie, doet u dit op eigen risico.

Typen informatie die we verzamelen

We verzamelen ‘Niet-persoonlijke informatie’ en ‘Persoonlijke informatie’ en de informatie die we van u verzamelen is afhankelijk van hoe u de Services gebruikt. ‘Niet-persoonlijke informatie’ omvat informatie die niet kan worden gebruikt om u persoonlijk te identificeren, zoals anonieme gebruiksgegevens, algemene demografische informatie die we kunnen verzamelen, verwijzende/uitgaande pagina’s en URL’s, platformtypes, voorkeuren die u indient en voorkeuren die worden gegenereerd op basis van de gegevens die u verstuurt en het aantal klikken. ‘Persoonlijke informatie’ betekent gegevens waarmee iemand u kan identificeren of contact met u kan opnemen, waaronder uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, alsmede alle andere niet-openbare informatie over u die verband houdt met of gekoppeld is aan een van de voorgaande gegevens. Hieronder staan voorbeelden van het type informatie dat we van u verzamelen en hoe we die informatie gebruiken.

Context	Typen gegevens	Primair doel voor het verzamelen en gebruiken van gegevens
Klantinformatie	We verzamelen de naam, gebruikersnaam en contactinformatie van onze klanten en hun werknemers met wie we mogelijk in contact treden.	We hebben er een legitiem belang bij contact op te nemen met onze klanten en met hen te communiceren over de normale bedrijfsadministratie, zoals projecten, services en facturering.
Informatie over gebruikersaccounts	We verzamelen Persoonlijke informatie van onze klanten wanneer ze een account maken om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de Services of wanneer ze bepaalde gratis Services aanvragen via onze Website. Deze informatie kan bedrijfscontactinformatie omvatten zoals naam, e-mailadres, IP-adres, geolocatie, aanspreektitel, bedrijfsinformatie, bedrijfstak en wachtwoord voor onze Services.	We hebben een legitiem belang bij het verstrekken van accountgerelateerde functionaliteiten aan onze gebruikers, het monitoren van accountaanmeldingen en het opsporen van mogelijk frauduleuze aanmeldingen of accountmisbruik. Bovendien gebruiken we deze informatie om ons contract na te komen en u Services te verlenen.
Gratis proefperiode van 14 dagen en/of Free-account voor elektronische handtekeningen	We verzamelen Persoonlijke informatie van onze klanten wanneer ze een gratis proefperiode van 14 dagen of een Free-account voor digitale handtekeningen op onze Website aanvragen. Deze Persoonlijke informatie omvat naam, IP-adres, geolocatie en zakelijke contactgegevens, zoals e-mailadres, aanspreektitel en wachtwoord voor het PandaDoc-account. Klanten kunnen ook een creditcardnummer of andere factuurgegevens opgeven.	We hebben een legitiem belang bij het verstrekken van accountgerelateerde functionaliteiten aan onze gebruikers, het monitoren van accountaanmeldingen en het opsporen van mogelijk frauduleuze aanmeldingen of accountmisbruik. Aan de hand van deze informatie kunnen we bovendien gemakkelijker een account aanmaken als een gebruiker tijdens of direct na een gratis proefperiode besluit de service aan te schaffen.
Contactinformatie van leveranciers	Gebruikers van onze Service kunnen hun leveranciers of serviceverleners vragen om bedrijfs- en beveiligingsgerelateerde informatie op ons platform in te dienen (bijv. om een beveiligingsvragenlijst in te vullen). Wanneer een gebruiker een leverancier uitnodigt, verzamelen we de naam en het e-mailadres van de leverancier.	We hebben er een legitiem belang bij om namens onze klanten contact op te nemen met leveranciers om hen uit te nodigen om via ons platform met bedrijven te communiceren. Met de communicatie kunnen onze klanten onder andere efficiënt veiligheidsvragenlijsten aanvragen en ontvangen, en kunnen leveranciers efficiënt veiligheidsvragenlijsten aanvragen en verzenden. Bovendien gebruiken we deze informatie om ons contract na te komen en Services te verlenen, wat het aanvragen, ontvangen, verzenden en hosten van antwoorden op beveiligingsvragen kan omvatten.
Accountinformatie — leveranciers	We verzamelen Persoonlijke informatie van leveranciers wanneer ze een account maken om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de Services of wanneer ze bepaalde gratis Services aanvragen via onze Website. Deze informatie kan bedrijfscontactinformatie omvatten zoals naam, e-mailadres, functietitel, bedrijfsinformatie en het wachtwoord voor onze Services.	We hebben een legitiem belang bij het verstrekken van accountgerelateerde functionaliteiten aan onze leverancier-gebruikers, het monitoren van accountaanmeldingen en het opsporen van mogelijk frauduleuze aanmeldingen of accountmisbruik. Bovendien gebruiken we deze informatie in sommige gevallen om ons contract na te komen en leverancier-gebruikers Services te verlenen.
Cookies en volgen door eerste partij	We gebruiken pixels, bakens, cookies en transparante GIF-bestanden. ‘Cookies’ zijn kleine stukjes informatie die een website naar de harde schijf van een computer stuurt tijdens het bekijken van een website. Zie onze Cookieverklaring voor meer informatie.	We hebben een legitiem belang bij het efficiënt laten functioneren van onze website.
Cookies en volgen door derden	We nemen deel aan op gedrag gebaseerde reclame. Dit betekent dat een derde partij technologie gebruikt (bijv. een cookie) om informatie te verzamelen over uw gebruik van onze website, zodat zij advertenties kunnen aanbieden over producten en services die zijn afgestemd op uw interesses op onze website of op andere websites. Meer informatie over onze externe partners vindt u in hun privacybeleid. Google Analytics is een analyseservice van Google LLC. (VS). Privacyverklaring Hoe Google informatie gebruikt van sites of apps die gebruikmaken van onze services Beveiliging van uw gegevens U kunt u bij Google Analytics afmelden voor Display-advertenties of het aanpassen van Google Display Netwerk-advertenties door uw privacycontroles op de website van Google te beheren. Looker Analytics is een business intelligence (BI)-tool die wij gebruiken; deze service wordt geleverd door Google LLC. (VS): Privacybeleid – Privacy en voorwaarden – Google Zie ons centrum voor Cookievoorkeuren voor meer informatie.	We hebben er een legitiem belang bij om onze gebruikers te begrijpen en maatwerkservices aan te bieden. Niet-essentiële cookies en cookies die niet van de dienstverlener afkomstig zijn worden niet ingezet totdat uitdrukkelijk toestemming is verkregen. Voor personen die daarvoor uitdrukkelijk toestemming geven, kunnen we gedragsgebaseerde reclame aanbieden, Website-, SaaS- en mobiele applicatie-analyses vastleggen en derden inschakelen om te helpen bij het leveren van Services die zijn afgestemd op uw interesses. Zie onze Cookieverklaring voor meer informatie over hoe we Cookies gebruiken.
Demografische informatie	We gebruiken IP-informatie om 1) de wettigheid van onze documenten te garanderen (volgens wetgeving omtrent elektronische handtekeningen); 2) te begrijpen hoe gebruikersgedrag varieert op verschillende locaties om onze software te verbeteren; 3) afhankelijk van de locatie, een betere ondersteuning en succesvolle service te bieden.	We hebben een legitiem belang om ervoor te zorgen dat ons product/onze service legaal is en om maatwerkservices te leveren op basis van de locatie (Land) – zoals geschikte 1) ondersteuning, 2) contractinhoud en 3) sjablonen. IP-informatie wordt niet gebruikt voor gedragsdoeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming.
E-mailinterconnectiviteit	Als u e-mail van ons ontvangt, gebruiken we bepaalde tools om gegevens vast te leggen over wanneer u ons bericht opent, op eventuele links of banners in het bericht klikt en wanneer u aankopen doet. Als u ervoor kiest om uw Gmail-account te koppelen aan PandaDoc, verzamelen we persoonsgegevens zoals naam, IP-adres en Gmail-accountadres om de functionaliteit van de weergave van het Gmail-accountadres aan de door u gekozen ontvangers mogelijk te maken. Het gebruik van informatie die door PandaDoc is ontvangen via Google API’s en de overdracht naar een andere app is in overeenstemming met het Google API Services User Data Policy (Beleid voor gebruikersgegevens in Google API-services), inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.	We hebben er een legitiem belang bij te begrijpen hoe u omgaat met onze communicatie naar u toe. Dergelijke gegevensverzameling vindt alleen plaats na uw uitdrukkelijke toestemming. Expliciete toestemming van de gebruiker wordt vastgelegd wanneer een gebruiker ervoor kiest zijn Gmail-account te koppelen; PandaDoc heeft een legitiem belang bij het verbeteren van de functionaliteit van ons platform.
Dienstverband	Wanneer u solliciteert op een vacature of werknemer of opdrachtnemer wordt, verzamelen we informatie die nodig is om uw sollicitatie te verwerken of om u als werknemer of opdrachtnemer te behouden. Dit kan onder meer uw burgerservicenummer zijn, diversiteits- of demografische informatie, waaronder ras of etniciteit, geslacht of geslachtsidentiteit, veteranen- of gehandicaptenstatus. Het verstrekken van deze informatie is vereist voor uw dienstverband.	We gebruiken informatie over huidige werknemers om onze arbeidsovereenkomst uit te voeren of om te anticiperen op een arbeidsovereenkomst met u. In sommige contexten zijn we ook wettelijk verplicht om informatie over onze werknemers te verzamelen. We hebben ook een legitiem belang bij het gebruik van uw informatie om een efficiënte personeelsbezetting en bedrijfsvoering mogelijk te maken en de Website, de Services en App aan onze klanten te leveren.
Feedback/ondersteuning	We verzamelen Persoonlijke informatie van u bij elke aanvraag die u bij ons indient met betrekking tot onze Website of Services, zoals het invullen van onze online formulieren, bellen of e-mailen met het oog op algemene vragen, ondersteuningsverzoeken of om een probleem te melden. Wanneer u met ons communiceert via de telefoon of via een videobelplatform, kunnen uw gesprekken worden opgenomen en naar u worden opgestuurd als ondersteuningsmaatregel. Deze gesprekken kunnen ook door PandaDoc worden geanalyseerd voor trainings-, kwaliteitscontrole-, verkoop- en marketingdoeleinden. Tijdens dergelijke gesprekken stellen we u op de hoogte van de opname via een hoorbare vraag of script. We kunnen daarbij zintuiglijke informatie verzamelen, zoals audio en visueel beeld.	We hebben een legitiem belang bij het ontvangen van en het reageren op uw feedback, problemen of vragen.
Mailinglijst	Wanneer u zich inschrijft voor een van onze mailinglijsten, verzamelen we uw e-mailadres plus uw voor- en achternaam.	We delen informatie over onze producten en services met personen die toestemming geven om dergelijke informatie te ontvangen. We hebben ook een legitiem belang bij het delen van informatie over onze producten of services.
Marketinggegevens	Wanneer je je abonneert op een van onze mailinglijsten of kiest voor onze sms-functie, verzamelen we je e-mailadres, telefoonnummer (indien van toepassing) plus je voor- en achternaam (en/of opgegeven gebruikersnaam).	We delen informatie over onze producten en services met personen die toestemming geven om dergelijke informatie te ontvangen. We hebben ook een legitiem belang bij het delen van informatie over onze producten of services.
Gegevens op mobiele apparaten	We verzamelen informatie van uw mobiele apparaat wanneer u onze Website bezoekt. Dergelijke informatie kan bestaan uit het type besturingssysteem en/of model van het mobiele apparaat, browsertype, domein en andere systeeminstellingen, de taal die uw systeem gebruikt, het land en de tijdzone van uw apparaat, de geolocatie, unieke apparaatidentificatie (Unique Device Identifier) en/of andere apparaatidentificatie, identificatie van de mobiele telefoonmaatschappij en informatie over het softwareplatform en de firmware van het apparaat.	We hebben een legitiem belang bij het identificeren van unieke bezoekers en bij het begrijpen hoe gebruikers met ons omgaan op hun mobiele apparaat.
Order plaatsen	Nadat u zich heeft ingeschreven voor de Service (waarbij we uw naam, e-mailadres en telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam en -grootte verzamelen), verzamelen we bij het plaatsen van een order het factuuradres en betaalkaart- of creditcardgegevens.	We gebruiken uw informatie om onze overeenkomst uit te voeren en u producten of services te leveren.
Sms-berichten	Als je ervoor kiest om berichten over de uitvoering van documenten via sms-berichten te ontvangen, verzamelen we je voor- en achternaam en je telefoonnummer.	We verzamelen deze informatie op basis van een expliciete toestemming van de gebruiker. We gebruiken deze informatie ook om onze contractuele verplichtingen tegenover onze Klanten na te komen.
Socialmedia-connectors	Onze Website maakt gebruik van socialmedia-connectors. Dat zijn de socialmedia-knoppen, zoals LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram en YouTube, die u op onze Website ziet en waarmee u verbinding kunt maken, meer over ons te weten kunt komen en met ons, onze gebruikers en marketingpartners kunt communiceren.	We kunnen ons richten op gedragsgebaseerde reclame, het vastleggen van Website- en mobiele applicatieanalyses en het inschakelen van derden om te helpen bij het leveren van Services die zijn afgestemd op uw interesses.
Transactiegegevens/ eventgegevens	Namen en e-mailadressen van partijen bij een transactie, onderwerpregel, geschiedenis van acties die individuen ondernemen in verband met een transactie (bijv. functies voor ondertekenen en doorsturen) en persoonlijke informatie over die individuen of hun apparaten, zoals naam, IP-adres, e-mailadres en andere verificatiemethoden.	We gebruiken deze informatie om onze contractuele verplichtingen tegenover onze klanten na te komen. We hebben ook een legitiem belang bij het creëren en onderhouden van een auditspoor om de authenticiteit en legaliteit van handtekeningen en documenten, gemaakt met PandaDoc, te bewijzen.
Onderzoeken	Wanneer u deelneemt aan een onderzoek verzamelen we informatie die u via het onderzoek verstrekt. Als het onderzoek wordt uitgevoerd door een externe serviceverlener, is het privacybeleid van die derde partij van toepassing op het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van uw informatie. Deelname aan dergelijke onderzoeken is geheel vrijwillig en u hebt dus de keuze om dergelijke informatie al dan niet bekend te maken.	We hebben een legitiem belang bij inzicht in uw meningen en het verzamelen van informatie die relevant is voor onze organisatie.
Gebruiksgegevens	Zoals verwijzings- en vertrekpagina’s en URL’s, domeinnamen, landingspagina’s en bekeken inhoud en de volgorde van deze pagina’s, de hoeveelheid tijd die op bepaalde pagina’s wordt doorgebracht, de frequentie van uw gebruik van onze Services en andere gerelateerde informatie.	We hebben een legitiem belang bij inzicht in hoe u omgaat met onze website om deze te kunnen verbeteren en om uw voorkeuren en interesses te begrijpen, zodat we aanbiedingen kunnen selecteren die u wellicht nuttig vindt. We hebben ook een legitiem belang bij het opsporen en voorkomen van fraude.
Interacties op de website	We gebruiken technologie om te zien hoe u met onze website omgaat. Dit houdt onder meer in op welke links u klikt of informatie die u typt in onze online formulieren. Dit kan ook informatie over uw apparaat of browser omvatten.	We hebben een legitiem belang bij inzicht in hoe u omgaat met onze website om deze te kunnen verbeteren en om uw voorkeuren en interesses te begrijpen, zodat we aanbiedingen kunnen selecteren die u wellicht nuttig vindt. We hebben ook een legitiem belang bij het opsporen en voorkomen van fraude.
Weblogs	We verzamelen informatie, waaronder uw browsertype, besturingssysteem, Internet Protocol (IP)-adres (een nummer dat automatisch wordt toegewezen aan een computer wanneer internet wordt gebruikt), domeinnaam, klikactiviteit, verwijzende website en/of een datum/tijdstempel voor bezoekers.	We hebben er een legitiem belang bij om onze netwerken, de bezoekers van onze Website en App en de toegang tot en het gebruik van de Services te monitoren om de Services te verbeteren. Het helpt ons onder andere te begrijpen welke van onze Services het populairst zijn.
Gebruikerscontent	Wanneer je PandaDoc gebruikt, verzamelen we Persoonlijke informatie die is opgenomen in de invoer, bestandsuploads en andere materialen die je uploadt naar je werkruimte.	We gebruiken deze informatie om onze contractuele verplichtingen tegenover onze klanten na te komen.

Naast de informatie die we rechtstreeks van u verzamelen, kunnen we ook informatie over u ontvangen uit andere bronnen, waaronder derden, zakelijke partners, onze gelieerde ondernemingen of openbaar beschikbare bronnen. Als u bijvoorbeeld een sollicitatiebrief verzendt of een werknemer wordt, kunnen we een achtergrondonderzoek uitvoeren.

Informatie die u ons verstrekt

We verzamelen Persoonlijke Informatie van u zoals uw rol/aanspreektitel, voor- en achternaam, e-mail, postadres, telefoon, wachtwoord wanneer u ervoor kiest zich in te schrijven voor onze Services of een account te maken via de Services.

Wanneer u ons inschakelt om Services te verlenen, verzamelt onze betalingsverwerker alle informatie die deze nodig heeft om de transactie te voltooien, waaronder uw naam, bedrijfsnaam, creditcardinformatie, factuurinformatie en informatie over directe storting/ACH.

Als u ons feedback geeft of contact met ons opneemt via e-mail, kunnen we uw naam, indien vermeld, en e-mailadres verzamelen, evenals andere inhoud in de e-mail, om u een antwoord te sturen.

Als u deelneemt aan een van onze onderzoeken, kunnen we aanvullende informatie verzamelen die u bewust verstrekt.

We bewaren de informatie die u via e-mail verstuurt in overeenstemming met de toepasselijke federale wetgeving.

In overeenstemming met de Amerikaanse CAN-SPAM Act wordt in alle e-mails die vanuit onze organisatie worden verzonden duidelijk vermeld van wie de e-mail afkomstig is en wordt duidelijke informatie gegeven over hoe u contact kunt opnemen met de afzender. Bovendien bevatten alle e-mailberichten beknopte informatie over hoe u zich van onze mailinglijst kunt verwijderen, zodat u geen verdere e-mailcommunicatie van ons ontvangt.
Als u uw Gmail-account koppelt aan de PandaDoc-applicatie, verzamelen we uw Gmail-accountadres, IP-adres en naam om deze functionaliteit mogelijk te maken.
Als je je Gmail-account koppelt aan de PandaDoc-applicatie, verzamelen we je Gmail-accountadres, IP-adres en naam om deze functionaliteit mogelijk te maken. Wanneer je PandaDoc gebruikt, verzamelen we Persoonlijke informatie die is opgenomen in de invoer, bestandsuploads en andere materialen die je uploadt naar je werkruimte, ook wel Gebruikerscontent genoemd.
Als je je aanmeldt voor onze sms-berichten (marketing- of documentmeldingen), geef je ons je naam en telefoonnummer en verzamelen we deze Persoonlijke informatie om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen tegenover jou.

Informatie die is verzameld via technologie

In ons streven om de kwaliteit van de Services te verbeteren, behouden we ons het recht voor om informatie bij te houden die ons door uw browser of door onze softwaretoepassing wordt verstrekt wanneer u de Services bekijkt of gebruikt, zoals de website waar u vandaan kwam (bekend als de ‘verwijzende URL’), het type browser dat u gebruikt, het apparaat waarmee u verbinding heeft gemaakt met de Services, de tijd en datum van toegang, en andere informatie die u niet persoonlijk identificeert. Wij volgen deze informatie met behulp van Cookies. Cookies worden vanaf onze servers naar de browser van een gebruiker gestuurd en opgeslagen op de harde schijf van de computer of het mobiele apparaat van de gebruiker. Door een Cookie naar de browser van een gebruiker te sturen, kunnen we Niet-persoonlijke informatie over die gebruiker verzamelen en de voorkeuren van de gebruiker bij het gebruik van onze Services bijhouden, zowel op individuele als op geaggregeerde basis. Lees de Cookieverklaring voor meer informatie.

Met analyseservices van derden, zoals Google Analytics, kunnen we ook informatie verzamelen over hoe u onze Services gebruikt en ermee omgaat. Dergelijke analyseservices van derden gebruiken mogelijk Cookies om informatie te verzamelen, zoals de pagina’s die u heeft bezocht, uw IP-adres, een datum/tijdstempel voor uw bezoek en via welke website u naar de Website, SaaS of App bent verwezen.
We behouden ons het recht voor om technologische equivalenten van Cookies te gebruiken, waaronder sociale media, bakens of pixels. Met deze pixels kan een socialmediasite gebruikers volgen wanneer ze externe websites bezoeken. Zo kunnen de advertenties die gebruikers tijdens hun bezoek aan die socialmediasite te zien krijgen, op hen worden afgestemd. We behouden ons het recht voor deze pixels te gebruiken in overeenstemming met het beleid van de verschillende socialmediasites.
Sommige inhoud of toepassingen, waaronder advertenties, in de Services worden geleverd door derden, waaronder adverteerders, advertentienetwerken en -servers, aanbieders van inhoud en toepassingen. Deze derden kunnen Cookies alleen of in combinatie met webbakens of andere traceringstechnologieën gebruiken om informatie over u te verzamelen wanneer u onze Services gebruikt. De informatie die ze verzamelen kan worden gekoppeld aan uw persoonlijke informatie. Ze kunnen ook informatie, waaronder Persoonlijke informatie, verzamelen over uw online activiteiten in de loop der tijd en op verschillende websites en andere onlineservices. Ze kunnen deze informatie gebruiken om u op interesses of gedrag gebaseerde advertenties of andere gerichte inhoud te bieden. Wij hebben geen controle over de trackingtechnologieën van deze derden of hoe ze worden gebruikt en wij zijn niet aansprakelijk voor de handelingen of nalatigheden van derden. Als u vragen heeft over een advertentie of andere gerichte inhoud, neem dan rechtstreeks contact op met deze derden.

Persoonlijke informatie gebruiken en verwerken

Naast de hierboven beschreven doeleinden en toepassingen, gebruiken we informatie op de volgende manieren:

Om u identificeren wanneer u onze Website of App bezoekt.
Om uw account op de Website, SaaS en/of App te maken en uw relatie met ons te onderhouden (uw gevraagde informatie te verstrekken en met u te communiceren).
Om onze Services te leveren, waaronder het sturen van uw gegevens over onze relatie, ook voor aankopen en andere verzoeken.
Om onze Services en aanbiedingen te verbeteren, waaronder het testen van Services en het testen van wijzigingen in onze Services en om nieuwe producten of functies te ontwikkelen.
Om de veiligheid van onze Website en Services te beheren, met inbegrip van ondersteuningssystemen.
Om analyses uit te voeren, bijvoorbeeld voor het maken en bekijken van gegevens over onze gebruikers en hoe zij onze Services gebruiken.
Om details te registreren over transacties met onze Services waarbij elektronische handtekeningen zijn betrokken (bijvoorbeeld wie documenten heeft geïnitieerd, bekeken of ondertekend; IP-adressen van ondertekenaars; tijdstempels).)
Reageren op vragen met betrekking tot ondersteuning, vacatures of andere verzoeken
Marketing- en promotiemateriaal versturen, inclusief informatie met betrekking tot onze producten, services, verkoop of promoties, of die van onze zakelijke partners
Om u de gevraagde Services en producten te leveren en de betaling daarvoor te innen.
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, inclusief wettelijke bewaartermijnen.
Om onze rechten te verdedigen of uit te oefenen in juridische claims.

Hoewel de bovenstaande paragrafen ons hoofddoel beschrijven bij het verzamelen van uw informatie, hebben we in veel situaties meer dan één doel. Als u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor Services, kunnen we uw informatie verzamelen om die transactie te voltooien, maar verzamelen we uw informatie ook omdat we er een legitiem belang bij hebben om uw informatie te bewaren nadat uw transactie is voltooid, zodat we snel en gemakkelijk kunnen reageren op eventuele vragen over uw Services. Dienovereenkomstig verzamelen en verwerken we uw informatie in verschillende contexten gebaseerd op uw toestemming, onze noodzaak om een overeenkomst na te komen, onze verplichtingen krachtens de wet en/of ons legitieme belang bij het uitvoeren van onze activiteiten.

Gebruik van Niet-persoonlijke informatie

In het algemeen gebruiken we Niet-persoonlijke informatie om ons te helpen de Services te verbeteren en de gebruikerservaring aan te passen. We verzamelen ook Niet-persoonlijke informatie om trends te volgen en gebruikspatronen van de Services te analyseren. Deze Privacyverklaring beperkt op geen enkele wijze ons gebruik of openbaarmaking van Niet-persoonlijke informatie en wij behouden ons het recht voor dergelijke Niet-persoonlijke informatie naar eigen goeddunken te gebruiken en openbaar te maken aan onze partners, adverteerders en andere derden.

Uw Persoonlijke informatie delen

Naast de specifieke situaties die elders in deze verklaring worden besproken, kunnen we in de volgende situaties persoonlijke informatie delen:

Gelieerde en overgenomen ondernemingen. Het is mogelijk dat we informatie delen met aan ons gelieerde bedrijven (bijv. moederbedrijf, zusterbedrijven, dochterondernemingen, joint ventures of andere bedrijven onder gemeenschappelijke controle). Als een ander bedrijf ons bedrijf, onze activiteiten of onze activa overneemt of van plan is deze over te nemen, delen we ook informatie met dat bedrijf, ook tijdens de onderhandelingsfase.
Andere bekendmakingen met uw toestemming. We kunnen u vragen of u wilt dat we uw informatie delen met andere niet-gelieerde derden die niet elders in deze verklaring worden beschreven.
Andere bekendmakingen zonder uw toestemming. We kunnen informatie vrijgeven in antwoord op dagvaardingen, bevelschriften of rechterlijke bevelen, in verband met een juridisch proces of om te voldoen aan relevante wetten. We kunnen uw informatie ook delen om onze rechten vast te stellen of uit te oefenen, om ons te verdedigen tegen een rechtsvordering, om mogelijke illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, de veiligheid van personen of eigendommen, of een schending van ons beleid te onderzoeken, te voorkomen of actie te ondernemen, of om te voldoen aan uw verzoek om producten te verzenden naar of services te laten verlenen door een derde (tussenpersoon).
Openbaar. Op sommige van onze websites bestaat de mogelijkheid om opmerkingen of beoordelingen te plaatsen in een openbaar forum. Als u besluit om informatie op deze pagina’s te plaatsen, kan die informatie openbaar zijn.
Serviceverleners. We delen uw informatie met serviceverleners. Serviceverleners helpen ons onder andere bij het beheren van onze website, het verzenden van e-mailberichten, het uitvoeren van onderzoeken, het bieden van technische ondersteuning, het opsporen van fraude, het verwerken van betalingen en het helpen bij de afhandeling van orders. Onze serviceverleners krijgen toegang tot uw persoonlijke informatie voor zover dat redelijkerwijs nodig is om de Website en gerelateerde Services te leveren. Onze serviceverleners zijn contractueel verplicht om uw persoonlijke informatie alleen op onze aanwijzing en in overeenstemming met onze Privacyverklaring te gebruiken; om uw persoonlijke informatie vertrouwelijk te behandelen; en om uw persoonlijke informatie niet aan onbevoegde derden bekend te maken. Serviceverleners die deze verplichtingen schenden, zijn onderworpen aan passende disciplinaire maatregelen, waaronder, maar niet beperkt tot, beëindiging van serviceverlening.

Tenzij anders vermeld in deze Privacyverklaring, verkopen, verhandelen, verhuren of delen we uw Persoonlijke informatie niet met derden voor marketingdoeleinden zonder uw toestemming.

Uw persoonlijke informatie bewaren

Hoe lang we Persoonlijke informatie bewaren, hangt af van de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld en gebruikt en/of zoals vereist om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving. We bewaren uw Persoonlijke informatie niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en/of verwerkt. Wanneer er technische beperkingen zijn die het wissen of anonimiseren verhinderen, beschermen we Persoonlijke informatie en beperken we het actieve gebruik ervan.

Zie het gedeelte ‘Uw keuzes’ over de opslag van uw persoonlijke informatie.

Hoe beschermen we uw persoonlijke informatie

We implementeren veiligheidsmaatregelen met het oog op de bescherming van uw persoonlijke informatie tegen ongeoorloofde toegang. We passen deze maatregelen toe op basis van de gevoeligheid van de persoonlijke informatie die we verzamelen, gebruiken en opslaan, en de huidige stand van de technologie. We beschermen uw persoonlijke informatie door technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om de risico’s in verband met verlies van gegevens, misbruik, ongeoorloofde toegang en ongeoorloofde bekendmaking en wijziging tot een minimum te beperken. We herzien periodiek onze informatieverzameling, -opslag en -verwerkingspraktijken, met inbegrip van technische en organisatorische maatregelen, om ons te beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot systemen. Elk account dat u heeft op onze Website, SaaS of App wordt beschermd door uw accountwachtwoord en we verzoeken u dringend stappen te ondernemen om uw persoonlijke informatie veilig te houden door uw wachtwoord niet bekend te maken en door u af te melden bij uw account na elk gebruik.

Omdat internet geen volledig veilige omgeving is, kan PandaDoc de veiligheid van informatie die u naar PandaDoc verstuurt niet garanderen of garanderen dat informatie op de Website niet kan worden geopend, onthuld, gewijzigd en/of vernietigd door inbreuk op een van onze fysieke, technische en/of bestuurlijke veiligheidsmaatregelen. Ondanks dat we redelijke maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat serviceverleners uw informatie vertrouwelijk en veilig houden, vallen de praktijken van dergelijke serviceverleners uiteindelijk buiten onze controle.

We zijn niet verantwoordelijk voor de functionaliteit, privacy en/of veiligheidsmaatregelen van andere organisaties. Door onze Website te gebruiken, erken je dat je deze risico’s begrijpt en ermee instemt deze op je te nemen. Voor het uitoefenen van je persoonlijke privacyrechten klik je hieronder op de toepasselijke locatie:

EU (GDPR en GDPR VK) en de rest van de wereld

Californië, VS

Brazilië

Uw keuzes

U kunt de onderstaande acties ondernemen om het verzamelen of het gebruik van uw persoonlijke informatie te wijzigen of te beperken.

E-mails voor promotie/marketing. U kunt ervoor kiezen om ons uw e-mailadres te verstrekken, zodat we u gratis nieuwsbrieven, onderzoeken, aanbiedingen en ander promotie-/marketingmateriaal kunnen sturen, evenals gerichte aanbiedingen van derden. U kunt het ontvangen van promotionele/marketinggerelateerde e-mails stopzetten door de afmeldingsinstructies te volgen in e-mails die u ontvangt. Ook kunt u hier uw e-mailvoorkeuren: E-mailvoorkeuren, evenals uw communicatievoorkeuren:
Communicatievoorkeuren. Als u geen promotie- en/of marketinggerelateerde e-mails meer wilt ontvangen, kunnen we u nog wel transactie- en servicegerelateerde berichten sturen.
Apparaat- en gebruiksinformatie. Als u niet wilt dat we de locatie van uw apparaat zien, kunt u het delen van uw locatie op uw apparaat uitschakelen, de privacyinstellingen van uw apparaat wijzigen of het delen van uw locatie in uw browser weigeren.
Uw Persoonlijke informatie verwijderen. Doorgaans bewaren we uw Persoonlijke informatie gedurende de periode die nodig is om de in deze verklaring beschreven doeleinden te vervullen, tenzij een langere bewaartermijn bij wet is vereist of toegestaan, of zoals beschreven in deze Privacyverklaring. U kunt echter informatie vragen over hoe lang we een bepaald type informatie bewaren, of verzoeken dat we uw persoonlijke informatie verwijderen door contact met ons op te nemen op onderstaand adres. Indien wettelijk vereist zullen we een verzoek om informatie te verwijderen inwilligen, maar u moet er rekening mee houden dat we in veel situaties uw persoonlijke informatie moeten bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, geschillen op te lossen, onze overeenkomsten af te dwingen, of voor een ander van onze zakelijke doeleinden.
Uw In-App-account verwijderen. Als u besluit om uw in-App-account te verwijderen, kunt u dit doen door ‘Account verwijderen’ te selecteren op uw profielpagina. Het verwijderen van uw PandaDoc-account in-App betekent dat:

U onmiddellijk wordt afgemeld
Alle identificeerbare gebruikersinformatie wordt verwijderd of geanonimiseerd

Internationale gegevensoverdrachten

Ons bedrijf werkt wereldwijd en heeft een wereldwijde infrastructuur. We maken gebruik van cloud-computing, wat betekent dat uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan een land waar de wetgeving inzake gegevensbescherming niet zo streng is als in het land waar u verblijft. We geven uw Persoonsgegevens door aan landen die geacht worden een adequaat niveau van gegevensbescherming te bieden, zoals bepaald door de Europese Commissie.

Als we uw persoonlijke informatie delen met entiteiten die gevestigd zijn in de Verenigde Staten of andere niet-EER-jurisdicties die, volgens de Europese Commissie en het Hof van Justitie van de Europese Unie door middel van haar Schrems II -besluit, geen adequaat beschermingsniveau bieden aan persoonlijke informatie, staat de GDPR (AVG) andere oplossingen toe voor een rechtmatige grensoverschrijdende overdracht. PandaDoc kan vertrouwen op gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA’s) met aangehechte standaard contractuele clausules (SCC’s) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of andere passende oplossingen voor grensoverschrijdende overdrachten, zoals vereist of toegestaan door de artikelen 46 en 49 van de GDPR. Wanneer dergelijke wetten dat vereisen, kunt u een kopie opvragen van de geschikte mechanismen die we hanteren door contact met ons op te nemen.

Deelname aan EU-UK Extension/Zwitserse-U.S. Data Privacy Frameworks

PandaDoc is bezig met het certificeren van de naleving van het EU-U.S. Data Privacy Framework-programma (EU-U.S. DPF), de UK Extension to the EU-U.S. DPF en het Zwitserse-U.S. Data Privacy Framework-programma (Zwitserse-U.S. DPF), zoals opgesteld door het Amerikaanse Ministerie van Handel. PandaDoc is een actieve deelnemer aan het Privacy Shield en valt als zodanig automatisch onder het DPF-raamwerk tot 10 oktober 2023 of totdat zelfcertificering is goedgekeurd. PandaDoc verklaart aan het Amerikaanse Ministerie van Handel dat het zich houdt aan de beginselen van het EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF Principles) met betrekking tot de verwerking van Persoonlijke informatie die is ontvangen van de Europese Unie op grond van het EU-U.S. DPF en van het Verenigd Koninkrijk (en Gibraltar) op grond van de UK Extension to the EU-U.S. DPF. PandaDoc verklaart aan het Amerikaanse Ministerie van Handel dat het zich houdt aan de Zwitserse-U.S. Data Privacy Framework Program Principles (Zwitserse-U.S. DPF Principles) met betrekking tot de verwerking van Persoonlijke informatie die is ontvangen uit hoofde van de Zwitserse-U.S. DPF. In geval van tegenstrijdigheid tussen de voorwaarden in dit Privacybeleid en de EU-U.S. DPF Principles en/of de Zwitserse-U.S. DPF Principles gelden de Principles. Ga voor meer informatie over het Data Privacy Framework (DPF)-programma en het bekijken van onze certificering naar https://www.dataprivacyframework.gov/.

In overeenstemming met de EU-US Data Privacy Framework Principles verbindt PandaDoc, Inc. zich ertoe klachten op te lossen over je privacy en onze verzameling of het gebruik van je persoonlijke informatie die naar de Verenigde Staten is overgedragen overeenkomstig de DPF Principles. Personen uit de Europese Unie, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk met vragen of klachten over DPF dienen eerst contact op te nemen met PandaDoc. Voor het uitoefenen van je persoonlijke privacyrechten klik je hieronder op de toepasselijke locatie:

EU (GDPR en GDPR VK) en de rest van de wereld

Californië, VS

Brazilië

PandaDoc streeft ernaar onopgeloste privacyklachten onder de DPF Principles door te verwijzen naar een onafhankelijk geschillenregelingsmechanisme, de Data Privacy Framework Services, die worden beheerd door BBB National Programs. Als je niet tijdig een bevestiging van je klacht ontvangt, of als je klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, raadpleeg je https://bbbprograms.org/programs/all-programs/dpf-consumers/ProcessForConsumers [in het Engels] voor meer informatie en om een klacht in te dienen. Deze service wordt je gratis aangeboden.

Als je DPF-klacht niet via de bovenstaande kanalen kan worden opgelost, kun je onder bepaalde voorwaarden een beroep doen op bindende arbitrage voor sommige resterende claims die niet via andere verhaalsmechanismen zijn opgelost. Zie https://www.dataprivacyframework.gov/s/article/G-Arbitration-Procedures-dpf?tabset-35584=2 [in het Engels].

Kinderen en minderjarigen

PandaDoc verzamelt niet bewust Persoonlijke informatie van kinderen onder de leeftijd van dertien (13) jaar. Als we vernemen dat we Persoonlijke informatie hebben verzameld van een kind jonger dan dertien (13) jaar, verwijderen we deze informatie zo snel mogelijk. Voor het uitoefenen van je persoonlijke privacyrechten klik je hieronder op de toepasselijke locatie:

EU (GDPR en GDPR VK) en de rest van de wereld

Californië, VS

Brazilië

Door de Services te gebruiken, verklaart u dat u ten minste achttien (18) jaar oud bent en begrijpt u dat u ten minste achttien (18) jaar oud moet zijn om een account te maken en/of de goederen en/of Services via de Website te kopen.

Toegankelijkheid

Indien u visueel gehandicapt bent, kunt u deze verklaring raadplegen via de audiolezer van uw browser.

Wijzigingen in onze Privacyverklaring

In het algemeen worden wijzigingen aangebracht in deze Privacyverklaring om nieuwe of gewijzigde wetten en/of nieuwe of gewijzigde bedrijfsprocedures voor het voetlicht te brengen. We kunnen deze Privacyverklaring echter te allen tijde bijwerken, met of zonder voorafgaande kennisgeving, dus u kunt deze het beste regelmatig opnieuw lezen. We kunnen u bijkomende vormen van een verklaring van wijzigingen en/of updates verstrekken, indien de omstandigheden dit vereisen. Als u de Website blijft gebruiken na een wijziging van deze Privacyverklaring, betekent dit dat u akkoord gaat met dergelijke wijzigingen en/of updates. U kunt zelf zien wanneer deze Privacyverklaring voor het laatst werd herzien aan de hand van de datum onder ‘Voor het laatst bijgewerkt op’ hierboven.

Contact met ons opnemen

Voor vragen of klachten over ons gebruik van je Persoonlijke informatie of Privacyverklaring neem je contact met ons op via: PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121. Voor het uitoefenen van je persoonlijke privacyrechten klik je hieronder op de toepasselijke locatie:

EU (GDPR en GDPR VK) en de rest van de wereld

Californië, VS

Brazilië