Vaimo

Vaimo, met hoofdkantoor in Stockholm, Zweden, biedt full-service e-commerce-oplossingen met 12 kantoren verspreid over 9 landen van waaruit ze handelaren helpen hun e-commercedoelen te behalen.

Wie

Vaimo, met hoofdkantoor in Stockholm, Zweden, biedt full-service e-commerce-oplossingen met 12 kantoren verspreid over 9 landen van waaruit ze handelaren helpen hun e-commercedoelen te behalen, waaronder met het leveren van strategie-, ontwikkelings- en ontwerpservices, allemaal op het Magento-platform.

Het probleem

Vaimo had een wereldwijd gecentraliseerde oplossing nodig.

Verspreid zijn over de hele wereld brengt een aantal uitdagingen met zich mee, vooral als het gaat om standaardisatie binnen de gehele organisatie. Met een hoog volume aan voorstellen, contracten, offertes en andere klantgerichte documenten die verstuurd worden (geschat op 270 in 2015 alleen al) en variërend van tien pagina’s tot meer dan honderd pagina’s per document, had Vaimo een gecentraliseerde oplossing nodig die niet alleen tot uniformiteit zou leiden in de vele kantoren en teams, maar ook één die efficiënter zou zijn.

Voordat ze PandaDoc gebruikten, maakten ze offertes en voorstellen aan in Apple Pages, verstuurden ze die via EchoSign om ze te laten ondertekenen, en deelden ze deze vervolgens met klanten in Dropbox. Dit was niet alleen een inefficiënt proces voor het snel versturen van offertes naar klanten, maar het was ook moeilijk om bij te houden wat iedereen verstuurde en of ze wel de juiste documenttypes, huisstijl en voorwaarden gebruikten. Documenten later opnieuw inzien was ook lastig, omdat er geen centraal opslagsysteem was. “Het was vreselijk inefficiënt om nieuwe voorstellen voor te bereiden”, zegt Brendan Peo, Chief Operating Officer bij Vaimo. “Proberen het beste voorstel te vinden om te kopiëren was tijdrovend en het kopiëren van een eerder voorstel, leidde vaak tot fouten. Het resultaat was een mix van voorstellen en contractsjablonen die geen consistente merk en kwaliteit uitstraalden.”

“We verloren de controle over contractversies, gebruikte items en prijzen, de laatst verstuurde voorstelversie, de huidige contractstatus en definitieve prijsverbintenissen”, vervolgt Peo. “We hadden geen idee of de klant het voorstel had gelezen of ontvangen en we hadden geen inzicht in welke delen van het voorstel of contract ze aan het lezen waren. Omdat we een internationaal bedrijf zijn met kantoren in verschillende landen, droeg het gebruik van verschillende talen en valuta bij aan nog meer inefficiënties en frustraties.”

De oplossing

Vaimo zorgde voor standaardisatie op een wereldwijde schaal.

Met PandaDoc is gebrek aan bewustzijn niet meer een probleem. Peo weet nu dat iedereen de juiste huisstijl en termen gebruikt via herbruikbare sjablonen en content. Hij kan eenvoudig bijhouden wie wat verstuurt en heeft door middel van statistieken inzicht in hoe klanten met hun voorstellen omgaan.

PandaDoc heeft niet alleen geholpen om transparantie te creëren in de hele organisatie, maar het heeft ook een efficiënter proces over de hele lijn tot stand gebracht. Ze hebben zelfs een contentbank opgezet om gemakkelijk toegang te krijgen tot vooraf goedgekeurde antwoorden op veelgestelde vragen van klanten.

“We konden in PandaDoc werkruimten instellen waarin we catalogi, prijzen, sjablonen en contentbibliotheken voor elk van onze markten definiëren. Dit gaf ons de flexibiliteit om onze taal- en valutaproblemen aan te pakken en ook om elk van onze markten van sjablonen en contentbibliotheken te voorzien die geschikt zijn voor elk land.”

– Brendan Peo, Chief Operating Officer

“Het PandaDoc-team heeft ons geholpen om professionele sjablonen te maken die ons merk weerspiegelen en die nu gemakkelijk toegankelijk zijn voor al onze teamleden. Dit zorgt ervoor dat alle nieuwe voorstellen en contracten die we versturen consistent, juist en professioneel zijn. PandaDoc hielp ons de controle terug te krijgen over onze voorstel- en contractprocessen. We introduceren PandaDoc nu bij andere afdelingen binnen Vaimo, zoals projectmanagement, zodat zij van dezelfde efficiëntie en controle kunnen profiteren die het salesteam heeft ervaren.”

Met de mogelijkheid om gemakkelijk de juiste klantgerichte documenten te vinden en te gebruiken, en consistentie te bieden binnen hun wereldwijde teams, heeft PandaDoc Vaimo de standaardisatie gegeven die ze nodig hadden.

Door middel van statistieken hebben ze een beter proces voor documenten ontwikkeld en begrijpen ze waar klanten zich op richten in hun voorstellen. Ze krijgen regelmatig positieve feedback van klanten over het ontwerp en de bruikbaarheid van hun voorstellen, waarbij velen vragen stellen over PandaDoc zelf.