De uitdaging
Tijdens de pandemie moesten ze ook bij Pierre Roy & Associés thuiswerken. Dat betekende dat ze opeens een enorm aantal documenten digitaal moesten versturen. In eerste instantie kozen ze voor Docusign, maar dat werd vanwege het tarief per envelop al snel een dure aangelegenheid. Bovendien bood de API niet de mogelijkheden die ze nodig hadden, waardoor de integratie van het documentbeheer met hun eigen tools duur en tijdrovend zou worden.
De oplossing
PandaDoc sluit via een API-integratie naadloos aan op het CRM-systeem van Pierre Roy & Associés. Hun adviseurs hoeven het CRM-systeem dus niet te verlaten als ze een document willen uploaden. Aangezien dit bedrijf aan allerlei regels en beveiligingseisen moet voldoen, maken ze tegenwoordig gebruik van verificatie per sms in PandaDoc. Daardoor is elk document dat moet worden ondertekend extra beveiligd en weten ze zeker dat de inhoud alleen zichtbaar is voor de ontvanger.
Overstap op digitale werkwijze tijdens de pandemie
Pierre Roy & Associés is bevoegd om als curator op te treden bij faillissementen en gespecialiseerd in solvabiliteitsproblemen. Het bedrijf begeleidt cliënten naar een stabiele financiële situatie en heeft inmiddels een uitstekende reputatie opgebouwd. De cliënt staat bij hen altijd op de eerste plaats, en vanuit hun vele vestigingen in de provincie Quebec hebben ze al ruim 40.000 klanten met succes bijgestaan.
Tot 2020 werkten ze bij Pierre Roy & Associés voornamelijk met handtekeningen op papier, aangezien de regelgeving voor hun sector dat verplicht stelde. Maar tijdens de pandemie is die regelgeving aangepast en zijn ze overgestapt op een online oplossing voor het beheer van al hun documenten. Ze hadden in eerste instantie gekozen voor Docusign, maar liepen al snel tegen een aantal problemen aan:
- Het model van Docusign waarbij je per envelop betaalt bleek gezien het grote aantal documenten niet houdbaar. De operationele kosten liepen hierdoor zo hoog op dat het bedrijf op zoek ging naar een andere oplossing.
- De API-integratie van Docusign was duur, ingewikkeld en niet voldoende compatibel om alle documenten op een goede en makkelijke manier te beheren.
- De functionaliteit van Docusign had de nodige beperkingen, waardoor ze bij Pierre Roy & Associés niet het proces konden implementeren dat ze zelf voor ogen hadden.
Jonathan Roy is Administrative Director bij Pierre Roy & Associés en ging vanuit zijn achtergrond als softwareontwikkelaar op zoek naar een beheeroplossing die naadloos samenwerkt met hun eigen CRM-systeem. Zijn oog viel al snel op de eenvoudig te implementeren API-integratie van PandaDoc. Daarmee konden ze gebruiksvriendelijke documentbeheerfunctionaliteit in hun eigen tools opnemen.
Integratie van PandaDoc in de eigen systemen
Pierre Roy & Associés werkt met een CRM-systeem dat speciaal voor hen is gebouwd. De belangrijkste voorwaarde was dan ook dat PandaDoc met dit CRM-systeem kon worden geïntegreerd, want daar werken de adviseurs van het bedrijf het grootste deel van de tijd in. Vergeleken met Docusign bleek het een fluitje van een cent te zijn om de API van PandaDoc te integreren. Daardoor konden de adviseurs van Pierre Roy & Associés meteen met PandaDoc aan de slag:
- Met één klik in het CRM-systeem kunnen de adviseurs een document ter ondertekening versturen. Het systeem stelt het document automatisch op in PandaDoc en voegt alle gegevens van de ontvangende partij toe op basis van de informatie in het CRM-systeem.
- De documentstatus wordt gesynchroniseerd met het CRM-systeem, zodat de adviseurs niet eerst bij PandaDoc hoeven in te loggen om de voorgang te volgen. Alle adviseurs kunnen een bestand voor een cliënt controleren, zien of het ter ondertekening is uitgestuurd, volgen wie het document heeft bekeken en instellen dat ze een herinnering krijgen als een document na twee dagen nog niet is ondertekend.
Doordat de status van het document en de ondertekening zichtbaar zijn in het CRM-systeem, hoeven de adviseurs die informatie niet steeds op te zoeken en houden ze meer tijd over voor het contact met hun cliënten.
“De integratie met ons speciaal ontworpen CRM-systeem was een essentieel onderdeel van de puzzel. De toegang tot de API van Docusign was enorm complex en ook nog eens behoorlijk duur. Bij PandaDoc is de API-integratie een basisvoorziening die goed toegankelijk is en een scala aan mogelijkheden biedt. Als we nu een document willen laten ondertekenen, is dat met één druk op de knop geregeld. Het document wordt in PandaDoc opgesteld en de gegevens van de ontvangende partij worden automatisch ingevuld op basis van de informatie in ons CRM. Deze integratie bleek een enorme vooruitgang en heeft ervoor gezorgd dat we nu een stuk efficiënter werken én meer mogelijkheden tot onze beschikking hebben.” — Jonathan Roy, Administrative Director bij Pierre Roy & Associés
Extra beveiliging dankzij de identiteitscontrole in PandaDoc
Aangezien Pierre Roy & Associés optreedt als curator bij faillissementen, is het bedrijf gebonden aan strenge overheidsregels voor de privacy en beveiliging van de gegevens van zijn cliënten. Bij de afhandeling van een faillissement of solvabiliteitsprobleem wordt met uiterst gevoelige cliëntgegevens gewerkt, dus het is essentieel dat elk document alleen toegankelijk is voor de beoogde ontvanger.
De verificatie per sms van PandaDoc geeft Pierre Roy & Associés de garantie dat een verstuurd document alleen wordt geopend en ondertekend door iemand van wie de identiteit is geverifieerd. Bij deze extra identiteitscontrole moet de ontvanger een code invoeren die per sms binnenkomt op het eigen telefoonnummer. Pas als blijkt dat de code klopt, kan de ontvanger het document openen. Op deze manier is de vertrouwelijke informatie in de documenten die moeten worden ondertekend beter beveiligd.
“De regelgeving eist van ons dat we de gegevens van onze cliënten beveiligen, en ik kan je vertellen dat het een heel gerust gevoel geeft als je zeker weet dat de gevoelige informatie van je cliënten goed beveiligd is. De verificatie per sms die PandaDoc biedt, vormt een extra beveiligingslaag. Daardoor weten we zeker dat onze documenten bij de juiste persoon terechtkomen. Dankzij deze handige en doeltreffende beveiliging weten wij én onze cliënten zeker dat hun financiële gegevens goed afgeschermd zijn. Deze beveiligingsfunctie maakt inmiddels standaard onderdeel uit van onze nalevingsstrategie, want hiermee kunnen we onze cliënten de gemoedsrust bieden die ze – geheel terecht – van ons verwachten.” — Jonathan Roy, Administrative Director bij Pierre Roy & Associés
Optimaal goedkeuringsproces in PandaDoc
Pierre Roy & Associés is voor het documentbeheer afhankelijk van een vlotte goedkeuring en een eenvoudige manier om samen te werken. Ze maken gebruik van de aanpasbare goedkeuringsfuncties in PandaDoc, zodat de belangrijkste belanghebbenden als eerste naar een document kunnen kijken, er feedback in kunnen geven en samen met collega’s de puntjes op de i kunnen zetten voordat het ter ondertekening naar een cliënt gaat. Of er nu een heel team of maar één persoon naar een bepaald document moet kijken, in PandaDoc kun je de manier van goedkeuren gewoon opnemen in het documentsjabloon.
Ook de volgorde waarin een document door de medewerkers van Pierre Roy & Associés moet worden ondertekend kan in PandaDoc worden ingesteld. Op die manier doorloopt de ondertekening een vaste procedure, zodat het bedrijf zeker weet dat de documenten door de juiste personen binnen de organisatie worden bekeken en goedgekeurd. De curator voert de eindcontrole uit en tekent als laatste, waarna het document naar de cliënt gaat.
Papierloze manier van werken en meer vertrouwen dankzij PandaDoc
Sinds de overstap op PandaDoc regelt Pierre Roy & Associés de handtekeningen nu vrijwel volledig digitaal. De API van PandaDoc werkt perfect samen met hun eigen CRM, wat het beheer van alle documenten aanzienlijk heeft vereenvoudigd. En dankzij de identiteitscontrole per sms zijn documenten die moeten worden ondertekend extra beveiligd, zonder dat het zetten van een handtekening er ingewikkelder op is geworden.
Al deze verbeteringen leveren een behoorlijke tijdsbesparing op en zorgen er mede voor dat Pierre Roy & Associés aan de strenge regelgeving voldoet. Hierdoor kan het bedrijf zijn cliënten een betrouwbare service verlenen die het vertrouwen vergroot en garandeert dat alle financiële zaken conform de geldende regelgeving en beveiligingseisen worden afgehandeld.
Wil jij ook tijd besparen en efficiënter werken? Boek een PandaDoc-demo
"De regelgeving eist van ons dat we de gegevens van onze cliënten beveiligen, en ik kan je vertellen dat het een gerust gevoel geeft als je zeker weet dat de gevoelige informatie van je cliënten goed beveiligd is. De verificatie per sms die PandaDoc biedt, vormt een extra beveiligingslaag. Daardoor weten we zeker dat onze documenten bij de juiste persoon terechtkomen. Deze beveiligingsfunctie maakt inmiddels standaard onderdeel uit van onze nalevingsstrategie, want hiermee kunnen we onze cliënten de gemoedsrust bieden die ze – geheel terecht – van ons verwachten."
