Zo bracht Nomad de klantacquisitiekosten met 20% terug dankzij PandaDoc

De uitdaging

De verkopers van Nomad zaten vaak een uur met hun klant aan de telefoon om alle benodigde informatie voor hun voorstel te verzamelen. Ze hadden een managementoplossing voor hun documenten nodig die naadloos met HubSpot kon worden geïntegreerd, zodat ze alle gegevens efficiënt konden beheren en meteen een huurcontract konden opstellen. Dan konden ze sneller actie ondernemen en was de deal ook sneller rond.

De oplossing

Dankzij de API-functionaliteit en HubSpot-integratie van PandaDoc kunnen ze bij Nomad nu automatisch voorstellen genereren met de klantgegevens die in hun klantportaalsoftware staan. Hun verkopers kunnen de overeenkomsten met hun klanten rechtstreeks vanuit het HubSpot CRM afronden. En als klap op de vuurpijl innen ze dankzij de betaalvoorziening in PandaDoc de eerste betaling ook eerder.

Doordat ze bij Nomad de features van PandaDoc optimaal benutten, kost het maken van een voorstel 91,67% minder tijd en vallen de klantacquisitiekosten 20% lager uit.

Geen operationele knelpunten meer

Nomad is een dynamisch platform voor vastgoedbeheer dat zich volledig op kleinschalige verhuur richt. Daarom staan flexibiliteit, efficiëntie en veelzijdigheid bij dit bedrijf hoog in het vaandel. Wat Nomad zo interessant maakt voor verhuurders, is dat de huur gegarandeerd wordt betaald. De verhuurder loop hierdoor minder financieel risico, heeft vaste inkomsten en hoeft zich niet bezig te houden met huurders vinden of huur incasseren.

Will O’Neil is Head of IT & Strategic Enablement bij Nomad en wist dat hij een betere oplossing moest vinden om contracten op te stellen. Dat kostte het verkoopteam nu gewoon veel te veel tijd. Ze hadden het bedrijf in eerste instantie zo opgezet dat ze voor verhuurders en huurders een aparte huurovereenkomst hadden. Dat betekende dat het beheer van alle documenten relatief ingewikkeld was en de operationele kant vertraging opliep. De verkopers waren tijdens hun gesprekken met de verhuurders veel tijd kwijt met het handmatig verzamelen van gegevens, die ze daarna ook nog in het huurcontract moesten verwerken.

Toen het werkterrein van Nomad in de VS zich in korte tijd uitbreidde van 10 tot 50 staten, vormde deze tijdrovende manier van werken een serieus knelpunt dat de groei belemmerde. Daardoor kreeg de zoektocht naar software voor het opstellen van voorstellen de hoogste prioriteit.

Tijdbesparing met API en integraties

Nomad koos PandaDoc om het proces rond voorstellen te optimaliseren. De belangrijkste reden voor deze keuze was de API-functionaliteit en stabiele HubSpot-integratie van PandaDoc. Met deze oplossing kon Nomad op twee manieren tijd besparen: klanten vullen nu zelf de gegevens in die nodig zijn om de overeenkomst te genereren, en de verkopers kunnen gewoon in het CRM-systeem blijven werken.

PandaDoc is via de API in het klantenportaal van Nomad geïntegreerd. Vroeger zaten de verkopers lang aan de telefoon met een verhuurder om alle benodigde informatie te verzamelen. Nu voeren klanten zelf alle gegevens in het klantenportaal van Nomad in, waarna er in PandaDoc automatisch een overeenkomst met de ingevoerde gegevens wordt gegenereerd.

Wanneer de verkopers hun deals naar de volgende fase helpen, kunnen ze het PandaDoc-voorstel rechtstreeks vanuit het HubSpot CRM afronden en versturen. Ze hoeven dus niet van applicatie te wisselen.

Sneller een deal met PandaDoc-betalingen

Een ander probleem waar Nomad geregeld tegenaan liep, was dat veel klanten wel interesse hadden maar niet de laatste stap zetten. Nomad stelde daarom een inschrijftarief in om meteen aan het begin van de deal alvast wat omzet te genereren. Dat bedrag dekt nu de kosten van het vinden van een huurder voor het vastgoed van de verhuurder, en de verkopers halen daardoor nu voornamelijk prospects binnen die serieus geïnteresseerd zijn. 

Nomad int het inschrijftarief met de betalingsfunctie van PandaDoc, en doet dat meteen aan het begin van het klanttraject. Daardoor bevat de pijplijn alleen serieuze prospects, waardoor de verkopers minder tijd kwijt zijn aan ongegronde leads. En ook de klanten zijn tevreden, want het is heel eenvoudig om de betaling te voldoen.

“In de eerste maand hebben we ruim $ 50.000 aan omzet geïncasseerd. Zonder de nieuwe betalingsfunctie van PandaDoc hadden we dit bedrag nooit kunnen innen”, aldus Casey Devlin, Manager of Business Operations bij Nomad

91,67% sneller voorstellen genereren en 20% lagere CAC

Vanaf het moment dat Nomad de features van PandaDoc in hun HubSpot CRM en de eigen software had geïntegreerd, verliep het beheer van de klantinteracties totaal anders. Dankzij de API en de vlekkeloze HubSpot-integratie van PandaDoc had Nomad maar liefst 91,67% minder tijd nodig om een overeenkomst te genereren, en vielen de kosten voor de klantacquisitie 20% lager uit.

Tegenwoordig kan Nomad zich volledig richten op hun belangrijkste doel: groeien in heel Noord-Amerika en zorgen dat hun beste mensen meer tijd hebben om die groei te realiseren. Wil jij je salesworkflow ook zo inrichten dat je tijd bespaart en minder geld kwijt aan de acquisitie? Boek een demo