INVERS GmbH bespaart 20 minuten per voorstel

"PandaDoc heeft de samenwerking tussen teams sterk verbeterd; we werken minder langs elkaar heen. De oplossing is consistent, vermindert het aantal fouten en zorgt ervoor dat we documenten niet meer eindeloos heen en weer hoeven te sturen. PandaDoc is meer dan alleen een tool, het is een katalysator voor groei en samenwerking."
Mohammed Al Hadrani Sales Operations Consultant bij INVERS GmbH

De uitdaging

De sales- en klantsucces-teams van INVERS GmbH worstelden met verouderde systemen en moesten .docx- of .pdf-documenten voor proefovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen en contracten handmatig opstellen en verzenden. Door dit inefficiënte proces, dat bovendien foutgevoelig was, duurde het lang voordat klanten een contract in handen hadden en ontstond wrijving met het services-team van INVERS.

De oplossing

Met PandaDoc bespaart het sales- en marketingteam van INVERS heel wat uren omdat het proces om contracten op te stellen, geautomatiseerd is. Documenten worden rechtstreeks vanuit de HubSpot-CRM opgesteld en verzonden, en dankzij de specifieke sjablonen weet het team zeker dat elk document dat met een klant wordt gedeeld, consistent en foutloos is.

Verouderde processen vertragen de verkoopcyclus

INVERS GmbH is een technologiebedrijf dat gespecialiseerd is in oplossingen voor gedeelde en verbonden voertuigen. Met zijn technologie ondersteunt het bedrijf al meer dan 30 jaar ruim 450 aanbieders van deelauto’s over de hele wereld en stelt het gebruikers in staat voertuigen te vergrendelen, ontgrendelen en lokaliseren via een mobiele app, zodat auto’s moeiteloos gedeeld kunnen worden. Met de betrouwbare en veelzijdige technologie van INVERS kunnen exploitanten het klanttraject automatiseren en hun onderneming succesvol runnen.

Voorafgaand aan de implementatie van PandaDoc beheerde INVERS zijn verkoop- en contractproces handmatig. De sales- en klantsucces-teams bewerkten contracten handmatig in Word en stuurden een .pdf naar klanten. Dit veroorzaakte allerlei problemen:

Inefficiëntie: het handmatig opstellen en bewerken van afzonderlijke documenten kostte veel tijd, waardoor de verkoopcyclus vertraagd raakte.
Inconsistentie: omdat er geen gestandaardiseerde sjablonen waren, waren er grote verschillen tussen documenten, wat tot verwarring onder teamleden en klanten leidde.
Fouten: de handmatige gegevensinvoer was foutgevoelig, met fouten in contracten en potentiële misverstanden als gevolg.

Mohammed Al Hadrani, Sales Operations Consultant bij INVERS, begreep dat consistentie en efficiëntie in sales-, marketing- en klantsucces-processen cruciaal was om te kunnen groeien. Wegens het ontbreken van gestandaardiseerde sjablonen en de tijdrovende handmatige gegevensinvoer was de efficiëntie verre van optimaal en werkten afdelingen langs elkaar heen.

“Dit vertraagde de verkoopcyclus en zorgde voor verwarring bij onze teams”, vertelt Mohammad. “We hebben verschillende teams die verantwoordelijk zijn voor verschillende stadia van het klanttraject, zoals verzendingen en proefperiodes. Door discrepanties of fouten in de overeenkomsten ontstond onvermijdelijke wrijving tussen onze sales-, klantsucces- en serviceteams.”

INVERS zag een kans om de samenwerking tussen teams te stroomlijnen en de inspanningen tijdens het volledige klanttraject op elkaar af te stemmen.

Een vereenvoudigd klanttraject

INVERS besloot PandaDoc toe te passen voor alle aspecten van zijn documentbeheer, onder meer om naadloze integraties met bestaande tools als HubSpot tot stand te brengen. Het bedrijf voorziet in zijn behoeften met diverse krachtige features van de nieuwe oplossing:

Sjablonen: dankzij gecentraliseerde en gestandaardiseerde documentsjablonen is geen sprake meer van inconsistenties tussen contracten.
CRM-integratie: met de HubSpot-integratie kunnen klantgegevens automatisch worden opgehaald in documenten, waardoor contracten 20 minuten sneller kunnen worden opgesteld en er aanzienlijk minder fouten worden gemaakt.
Goedkeurings-workflows: in het gestroomlijnde goedkeuringsproces voor documenten kunnen opmerkingen worden toegevoegd en wijzigingen worden bijgehouden voor optimale duidelijkheid.
Tools voor samenwerking: dankzij de mogelijkheid om rechtstreeks in PandaDoc-documenten aantekeningen te maken en feedback te geven, kunnen alle afdelingen beter communiceren.

Met een gebruiksvriendelijke interface en functies die voorzien in de behoeften van alle afdelingen (Sales, Klantsucces, Klantenservice en Bedrijfsvoering) was PandaDoc duidelijk de ideale oplossing voor het opzetten van een nieuw proces voor documentbeheer.

“Voordat een overeenkomst naar een prospect wordt verzonden, moet deze grondig worden beoordeeld en afgetekend door een leidinggevende. Het beoordelingsproces was handmatig en kostte veel tijd, tijd die we niet aan het creëren van waarde voor klanten konden. besteden”, aldus Mohammad. “Dankzij de geautomatiseerde workflow van PandaDoc zijn er minder handmatige werkzaamheden en is het beheer van voorstellen over de hele linie verbeterd.”

Tijd besparen met geconsolideerde tools

Met de HubSpot-integratie van PandaDoc kan het bedrijf documenten rechtstreeks vanuit de HubSpot-CRM opstellen, beheren en verzenden. INVERS gebruikt een formulier waarop klanten belangrijke gegevens als btw-nummers en officiële adressen kunnen invullen. Deze gegevens worden vervolgens als eigenschappen opgeslagen in HubSpot. Wanneer het tijd is om een document op te stellen, kan de informatie naadloos vanuit HubSpot in PandaDoc-documenten worden geïntegreerd. Nauwkeurigheid is dus gegarandeerd.

“Door klantgegevens direct vanuit HubSpot aan onze documenten toe te voegen, kunnen we efficiënter en consistenter werken. Onze teams kunnen zich concentreren op strategische initiatieven en zijn minder tijd kwijt aan handmatige taken. Hierdoor onstaat een meer samenhangende en productievere werkomgeving”, legt Mohammad uit.