Crystal Ball

Crystal Ball is leverancier van een personeelsbeheerplatform die in het Verenigd Koninkrijk is gevestigd. Met hun productenpakket kunnen bedrijven personeel en apparatuur in het veld traceren en beheren, waardoor de veiligheid en efficiëntie toenemen 

• 60% minder tijd nodig om een voorstel te maken 
• Minder contractfouten 
• Meer gebruik van goedgekeurde, merkgebonden content

Het probleem

Tara is de marketingmanager van Crystal Ball. Naast het leiden van lead generation-inspanningen is zij er verantwoordelijk voor dat het salesteam de tools en ondersteuning krijgt waarmee het team zijn verkoopdoelen kan behalen.

Voordat PandaDoc werd ingezet, gebruikte het salesteam van Crystal Ball Microsoft Word en Powerpoint om voorstellen en contracten te maken, die via e-mail als PDF’s aan klanten werden geleverd.

Dit proces was tijdrovend voor het salesteam, waarbij het maken van de meeste voorstellen minstens een half uur duurde. Zodra een contract of voorstel was verzonden, moest het salesteam dagen en vaak weken wachten terwijl potentiële klanten hun documenten via e-mail afdrukten, ondertekenden, scanden en terugstuurden.

Niet alleen het salesteam van Crystal Ball vond dit frustrerend, maar ook de klanten. Verkopers wisten niet waardoor een vertraagde handtekening werd veroorzaakt en administratiemedewerkers hadden vaak moeite met het lezen van handgeschreven notities op contracten. Hierdoor werden er fouten gemaakt die een negatieve invloed hadden op de ervaringen van klanten.

Zoals bij veel groeiende bedrijven gebruikelijk is, hadden deze tekortkomingen en frustraties gevolgen voor de algehele prestaties van Crystal Ball, waardoor Tara op zoek ging naar een effectiever proces.

De oplossing

Bij Crystal Ball bekeken ze verschillende platforms voor digitale documenten voordat ze hun zoektocht beperkten tot Adobe Sign en PandaDoc. Uiteindelijk bleek dat PandaDoc meer mogelijkheden bood en een lagere prijs rekende, waardoor ze bij Crystal Ball ons platform kozen voor hun salesteam.

Tara en het CSM-team van PandaDoc gingen onmiddellijk aan de slag met het configureren van een omgeving die het salesteam zou verwelkomen en ondersteunen bij het opstellen, verzenden en ondertekenen van hun contracten en voorstellen. Tara kon een bibliotheek met contract- en voorstelsjablonen samenstellen en hun contentbibliotheek vullen met goedgekeurde items voor in salesvoorstellen.

Nu gebruikt het salesteam van Crystal Ball PandaDoc om dagelijks hun voorstellen en contracten te maken, verzenden, volgen en ondertekenen.

Resultaten

Crystal Ball zag een groot rendement op hun investering in het PandaDoc-platform. Hun salesteam besteedt met PandaDoc 60% minder tijd aan het opstellen van voorstellen dan met Word en Powerpoint, terwijl ze voorstellen van een hogere kwaliteit maken met behulp van goedgekeurde merkgebonden content, geleverd door Tara.

De adminstratieve afdeling van Crystal Ball gaat dankzij PandaDoc niet meer gebukt onder handgeschreven contractnotities, wat tijd bespaart en voor minder fouten zorgt.

De managers bij Crystal Ball profiteren op verschillende manieren van PandaDoc. Ze hebben dankzij de statistieken van PandaDoc meer inzicht in het voorstel- en contractproces, waardoor ze begrijpen hoe, wanneer en waarom deals worden gesloten of verloren gaan. Bovendien laten ze het klantenbestand van Crystal Ball sneller groeien nu ze een efficiënter, slagvaardiger en productiever salesteam hebben.