ChannelEngine is 93% minder tijd kwijt met het maken van voorstellen

De uitdaging

De verkopers van ChannelEngine stelden hun voorstellen al op in PandaDoc, waardoor dat nog maar een kwartiertje kostte. Revenue Operations Specialist Sidd Hora wist dat je in PandaDoc ook een deel van het salesproces kunt automatiseren en met centraal opgeslagen gegevens kunt werken, zodat verkopers hun ingewikkelde contracten en offertes nog sneller de deur uit kunnen doen. 

De oplossing

Sidd Hora besefte dat het bedrijf de extra mogelijkheden van PandaDoc – in dit geval de integratie van HubSpot CRM en Zapier – volledig moest gaan benutten. Voor het deel van de verkoop dat ChannelEngine heeft uitbesteed, zijn nu een paar dingen geautomatiseerd met Zapier en PandaDoc. Daardoor behoren fouten door handmatige gegevensinvoer tot het verleden en is de tijd die het salesteam kwijt is met het opstellen van een contract teruggebracht van een toch al indrukwekkend kwartier tot nog maar één minuut: een tijdsbesparing van maar liefst 93%.

Tijd is geld

ChannelEngine loopt voorop op het gebied van e-commerce-innovaties. De oplossing van dit bedrijf verbindt grote merken, distributeurs en retailers met internationale marktplaatsen en afzetkanalen. Dankzij ChannelEngine kunnen klanten hun online verkoop in goede banen leiden, een optimale verkoopstrategie uitwerken, hun online bereik verder vergroten en meer omzet met een betere marge halen.

ChannelEngine zag al vroeg in wat de toegevoegde waarde van PandaDoc was en wist de tijd die de verkopers kwijt waren met het opstellen van een voorstel terug te brengen tot een kwartier. Toen Sidd Hora bij het Revenue Operations-team van ChannelEngine kwam werken, wist hij dankzij zijn eerdere ervaringen bij een ander bedrijf dat PandaDoc nog veel meer voor ChannelEngine kon betekenen. Hij ging dan ook aan de slag met de verdere stroomlijning van het verkoopproces om nog meer rendement uit de investering in PandaDoc te halen.

Geactualiseerde klantgegevens door automatisering

ChannelEngine wilde allereerst de eigen klantgegevens op orde krijgen. Daarvoor heeft het bedrijf de klantgegevens in het HubSpot CRM-systeem geactualiseerd met behulp van PandaDoc en Zapier. Aangezien de standaardtools voor het actualiseren van gegevens zo hun beperkingen hebben, heeft Sidd een oplossing gevonden waarbij de klant zelf de eigen gegevens kan controleren en aanvullen. Die werkt als volgt:

• ChannelEngine voorziet elk voorstel van velden waarin de klant de eigen gegevens invult, zoals het bedrijfsadres en btw-nummer. 
• De klant vult de velden in PandaDoc in en ondertekent het voorstel.
• Via een geautomatiseerd proces in Zapier worden de velden die de klant in het PandaDoc-voorstel heeft ingevuld automatisch overgezet naar het HubSpot CRM-systeem.

Nu ChannelEngine alle contracten en voorstellen in PandaDoc heeft voorzien van velden voor belangrijke gegevens die meestal ontbreken, weet het bedrijf zeker dat de gegevens kloppen. De klant heeft die immers zelf verstrekt. Bovendien hoeven de verkopers deze belangrijke informatie nu niet meer handmatig in te voeren wanneer ze met een prospect in gesprek zijn. Dat scheelt tijd. 

Zodra de klant een contract ondertekent, worden de aangevulde gegevens dankzij de integratie tussen PandaDoc en HubSpot CRM automatisch overgeheveld naar het HubSpot CRM-systeem. Dat scheelt het salesteam veel tijd, en er komen ook geen typefouten in het systeem terecht. Het HubSpot CRM-systeem bevat nu gegevens die de klant zelf heeft verstrekt, wat tot een betere algehele gegevenskwaliteit leidt: precies wat ChannelEngine nodig heeft om de verkoop te optimaliseren.

Automatiseringsslag voor het maken van voorstellen

Sidd heeft met behulp van de PandaDoc-offertetool een nieuw proces geïmplementeerd, zodat de externe verkooppartners van ChannelEngine nauwelijks gegevens hoeven in te vullen in de voorstellen die ze maken. Die kunnen daardoor binnen een mum tijd namens ChannelEngine een contract uitsturen naar een prospect, voorzien van een prijs die ze uit een tabel hebben gehaald.

De nieuwe, geautomatiseerde salesworkflow:

• Een partner verwijst een lead door.
• Zapier maakt op basis van de ontvangen informatie een contract in PandaDoc.
• Het contract wordt in PandaDoc van de benodigde gegevens voorzien, waarna er een deelbare link wordt gegenereerd.
• Zapier verstuurt een gepersonaliseerde e-mail met de link naar het PandaDoc-contract.

Hierdoor verloopt het hele proces nu een stuk soepeler voor de partners van ChannelEngine en krijgen potentiële klanten sneller een voorstel toegestuurd. Daardoor is ook eerder duidelijk of de potentiële klant met ChannelEngine in zee gaat. Voorheen moest een verkoper soms wel tien keer klikken om een voorstel voor een doorverwezen lead op te stellen. Nu is het voorstel binnen een minuut de deur uit en komt er geen mens meer aan te pas.

Wederzijdse synchronisatie tussen HubSpot en PandaDoc

ChannelEngine maakt verder gebruik van de nieuwe wederzijdse synchronisatie tussen HubSpot en PandaDoc en lost daarmee een groot knelpunt in de onderhandelingsfase op. Als er tijdens de onderhandelingen een andere prijs wordt afgesproken of er iets in de voorwaarden wordt aangepast, moesten de verkopers dat soort wijzigingen tot nu toe zowel in HubSpot als in PandaDoc invoeren.

Nu de synchronisatie twee kanten op werkt, worden alle wijzigingen die in PandaDoc worden aangebracht automatisch in HubSpot doorgevoerd, en vice versa. De verkopers hoeven dus niet meer met twee platforms tegelijk te werken om de onderhandelde prijzen of voorwaarden door te voeren. Daardoor kunnen ze zich concentreren op het gesprek met de klant en zorgen dat de deal rondkomt, in de wetenschap dat elke wijziging die ze invoeren direct in beide systemen staat.

Ook waardevol op andere terreinen

Toen ChannelEngine zag wat de meerwaarde van PandaDoc voor de salesafdeling was, besloot het bedrijf om ook de HR-afdeling met PandaDoc te laten werken.

De belangrijkste reden om PandaDoc ook voor HR in te zetten was het brandveiligheidsprotocol dat elke kantoormedewerker moet ondertekenen. Dat heeft ChannelEngine als volgt geregeld met de formulierfunctie in PandaDoc:

• ChannelEngine heeft een formulier opgesteld waarin stapsgewijs wordt uitgelegd wat medewerkers moeten doen als er brand uitbreekt.
• De link naar het formulier is naar alle interne medewerkers gestuurd.
• De medewerkers nemen het formulier door, vullen noodzakelijke gegevens als hun naam, functie en e-mailadres in en kruisen het vakje aan om te bevestigen dat ze het protocol hebben doorgenomen en hebben begrepen.
• Nadat ze het formulier hebben opgestuurd, wordt er automatisch een PandaDoc-bestand gegenereerd en bij wijze van ontvangstbevestiging naar de desbetreffende medewerker gestuurd.

ChannelEngine weet hierdoor zeker dat het aan de interne brandveiligheidsvoorschriften voldoet en kan op deze manier ook andere HR-protocollen makkelijker onder de aandacht brengen. Sinds kort regelt de HR-afdeling zaken als de onboarding van nieuwe medewerkers en het beheer van contracten en compliancedocumenten dan ook in PandaDoc.

93% minder tijd kwijt met het maken van voorstellen

Doordat PandaDoc zo flexibel is en naadloos samenwerkt met HubSpot CRM en Zapier, kon ChannelEngine een aantal aspecten van de verkoopcyclus automatiseren. Daardoor kost het de externe verkooppartners van ChannelEngine nog maar een minuutje om een contract op te stellen, in plaats van een kwartier. En dat betekent dat de verkopers zich nu kunnen bezighouden met wat ze het allerbeste kunnen: klantgesprekken voeren en deals sluiten.

Het voordeel van PandaDoc

ChannelEngine heeft met behulp van PandaDoc en een aantal integraties het verkoopproces geoptimaliseerd, waardoor het opstellen van foutloze contracten nu veel efficiënter verloopt. Dat blijkt heel gunstig uit te pakken voor hun strategische groei. Wil jij je salesactiviteiten ook zo’n boost geven? Boek meteen een demo.