De uitdaging
Met Docusign werd het verkoopproces van Avantio onnodig onderbroken en duurde het lang voordat documenten naar klanten konden worden gestuurd. Omdat de software geen builder voor documentsjablonen bevatte, moest elk document dat ondertekend moest worden, handmatig worden geüpload en verstuurd.
Andere belangrijke functies, zoals vaste velden, ontbraken ook in Docusign, met als gevolg dat het team meer dan 30 minuten extra nodig had om documenten op te stellen. Dit verouderde proces vereiste tijd die niet kon worden besteed aan het opbouwen van klantrelaties. Bovendien kon het systeem de snelle groei van de afdeling Klantsucces nauwelijks bijbenen.
De oplossing
Met PandaDoc kan Avantio professionele documentsjablonen maken die direct bewerkt kunnen worden, zonder handmatige tussenkomst van de marketingafdeling. Met behulp van sjablonen kunnen snel documenten met vaste velden worden gecreëerd en hoeft het team de benodigde informatie niet handmatig toe te voegen. Om de documentstatus te kunnen volgen, integreerde Avantio PandaDoc met zijn Salesforce-CRM. Het team kan nu precies zien wanneer documenten worden bekeken, ondertekend en voltooid.
Een ideale klantervaring
Avantio begon als een software voor het beheer van vakantiewoningen die verhuuractiviteiten op één platform onderbrengt. Het bedrijf biedt duizenden functies waarmee de verhuur van vakantiewoningen kan worden geautomatiseerd en tools geconsolideerd kunnen worden, waardoor het niet meer nodig is dat vastgoedbeheerders verschillende portals en software handmatig bijwerken.
Tijdens de nauwe samenwerking met vastgoedbeheerders merkte Avantio op dat veel klanten behoefte hadden aan extra diensten en ondersteuning, zoals webdesign en marketingdiensten. Avantio sprong op deze behoefte in door zijn dienstenaanbod uit te breiden en klanten zo meer opties te bieden.
Maar met de nieuwe diensten waren ook nieuwe uitdagingen gemoeid. Avantio moest zijn managed services integreren in het aankoopproces en de toegevoegde waarde van zijn diensten voor de ondernemingen van klanten effectief communiceren.
Het toenmalige proces, dat er als volgt uit zag, was hiervoor niet geschikt:
- Het marketingteam van Avantio ontwierp klantgerichte documenten voor het klantsucces-team.
- Het klantsucces-team sprak met klanten om de verschillende serviceopties door te nemen, vragen te beantwoorden en het definitieve dienstenpakket te bepalen.
- Het klantsucces-team stemde het voorstel vervolgens handmatig af op de services die de klant had gekozen.
- Daarna werd het voorstel geüpload naar Docusign, waar het handmatig toevoegen van de ondertekeningsvelden wel 30 minuten kon duren.
“Ons team was afhankelijk van de marketingafdeling voor updates in klantgerichte documenten. Dit jaar alleen al zijn onze documenten 15 keer gewijzigd en telkens als we een handtekening nodig hadden, moesten we de .pdf uploaden naar Docusign en voor elk voorstel invulvelden configureren”, vertelt Marija Mise, Customer Success Manager bij Avantio. “Het configureren van de invulvelden voor elk document kostte meer dan 30 minuten per voorstel. Gezien het brede scala aan diensten die we klanten aanbieden, was dat gewoon niet werkbaar.”
Het klantsucces-team worstelde ook met de repetitieve communicatie over het dienstenaanbod naar klanten toe. Het product- en dienstenaanbod werd vaak samengevat in een e-mail aan de klant, waardoor de eerste contactmomenten foutgevoelig waren.
Avantio wist dat het een oplossing voor elektronische ondertekening en offertes nodig had waarmee de diensten beter aan klanten gecommuniceerd konden worden, offertes sneller konden worden opgesteld en verstuurd en de dealcyclus gestroomlijnd kon worden.
Het strategische partnerschap met PandaDoc
Wat Avantio aantrok in PandaDoc was de mogelijkheid om direct vanaf het platform professioneel ontworpen offertes op te stellen. Met PandaDoc kan Avantio kiezen uit duizenden kant-en-klare sjablonen − of zelf sjablonen maken − en deze gebruiken voor alle documenten die naar klanten worden gestuurd. “Het marketingteam hoeft de documenten nu niet meer voor ons op te stellen. We kunnen in PandaDoc eenvoudig een document creëren met behulp van een sjabloon, services toevoegen of verwijderen en het voorstel in slechts tien seconden naar de klanten sturen”, aldus Marija.
Daarnaast kon tijd worden bespaard met de vaste invulvelden in elk sjabloon, die nu niet meer handmatig aan elk document toegevoegd hoeven te worden. “Al deze processen gaan 90% sneller dan voorheen en het aantal fouten is aanzienlijk gedaald”.
Avantio kan documenten niet alleen sneller opstellen en naar klanten sturen, maar kan klanten ook een meer gestroomlijnde ervaring bieden. Met PandaDoc kan het bedrijf zijn dienstenaanbod beter communiceren en zo meer diensten als webdesign, digitale marketing en API integraties verkopen.
“Het is niet eenvoudig om digitale marketingdiensten schriftelijk toe te lichten en we hanteren ook nog eens drie verschillende serviceniveaus voor digitale marketing. PandaDoc heeft ons geholpen deze opties duidelijk en gedetailleerd aan klanten te communiceren”, vertelt Marija. “Twee maanden nadat we PandaDoc begonnen te gebruiken, verkochten we al meer digitale marketingdiensten. En na een maand was de omzet uit digitale marketingdiensten verdubbeld.”
Integratie tussen PandaDoc en de CRM
Het was een absolute prioriteit voor Avantio om zijn technologie te consolideren om minder te hoeven schakelen tussen platforms voor het beheer van klantrelaties. Dankzij de Salesforce-integratie van PandaDoc besteedt het klantsucces-team geen extra tijd meer aan het schakelen tussen tabbladen of het uploaden van voorstellen en documenten naar Salesforce. Klantinteracties – zoals de raadpleging, ondertekening en voltooiing van documenten – kunnen direct in de CRM-omgeving worden gevolgd.
Er worden ook automatisch herinneringen verstuurd om ondertekenaars op de hoogte te stellen, waardoor minder tijd hoeft te worden besteed aan follow-up e-mails en klanten sneller actie ondernemen. Het beheer van klantdocumenten is hierdoor eenvoudiger geworden, de klantervaring is verbeterd en Avantio kan tijdig communiceren met hun klanten.
Sneller documenten opstellen en meer omzet
Bij de selectie van een oplossing voor documentbeheer kende Avantio prioriteit toe aan het verbeteren van de klantervaring. Dankzij PandaDoc is het bedrijf 90% minder tijd kwijt aan het opstellen van verkoopdocumenten, worden er meer digitale marketingdiensten dan ooit verkocht en is de kwaliteit van klantinteracties verbeterd. Omdat de documentprocessen gestroomlijnd zijn, kan Avantio zich concentreren op het leveren van persoonlijke service en duidelijke communicatie, en zijn steeds grotere serviceaanbod optimaal aan prospects presenteren.
"Voorheen gebruikten we oude software die niet de gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie bood die we nodig hadden om onze klanten optimaal van dienst te kunnen zijn. PandaDoc was de duidelijke winnaar. Het kon eenvoudig in onze bestaande systemen worden geïntegreerd en stelde ons in staat ons brede scala aan diensten aan klanten te verkopen en de omzet een boost te geven. De klantervaring is onze absolute prioriteit en het kweken van vertrouwen is essentieel. PandaDoc heeft ons geholpen die ervaring naar een hoger niveau te tillen door onze processen te vereenvoudigen en de communicatie met klanten te verbeteren."
