Comment utiliser les pistes d’audit dans PandaDoc
Audit trail (piste d’audit)
Suivez les modifications des documents grâce à un audit trail et un historique.
Chaque document a une histoire. Gardez un œil sur les modifications faites par les utilisateurs et les événements clés grâce à des outils de suivi en temps réel garantissant le respect des normes en vigueur.
Rejoignez plus de 50 000 entreprises qui optimisent la gestion de leurs documents avec PandaDoc
Qu'est-ce qu'un audit trail ?
Un audit trail, ou piste d’audit en français, est un historique détaillé des actions effectuées sur un document, de sa création à son achèvement.
Les journaux d’audit contiennent des horodatages, l’identification des utilisateurs et un enregistrement détaillé des activités effectuées sur le document.
Cela peut inclure l’accès au document, l’ajout ou la suppression de texte, la signature électronique et d’autres actions.
Les données d’audit peuvent aussi être segmentées en plusieurs composants, comme un journal d’accès aux données ou un historique des versions enregistrant les modifications spécifiques d’un utilisateur.
Cette subdivision de l’activité des utilisateurs peut être utile lors d’audits internes ou pour répondre à certaines exigences réglementaires.
Chez PandaDoc, les pistes d’audit fournissent également un suivi détaillé des changements de statut d’un document. Ces informations permettent de mieux comprendre où se situe le document dans le processus et quelles actions sont nécessaires pour le finaliser.
Découvrez l’histoire qui se cache dans votre document
Recevez une notification quand les documents sont consultés
Montrez à vos prospects ce qu’ils achètent. Accélérez les décisions d’achat en présentant les coûts de manière simple.
Découvrez comment les collaborateurs utilisent les documents
Utilisez l’historique de l’audit trail pour vérifier les modifications, suggestions et problèmes non résolus avant la signature électronique.
Restez en conformité avec les réglementations
Validez l’accès des utilisateurs aux informations sensibles tout en respectant les meilleures pratiques en matière de protection des données.
Gérez les flux de travail des documents avec précision
Suivez les actions des destinataires
Vous voulez savoir ce qu’il se passe après l’envoi de votre document ?
Avec PandaDoc, vous pouvez voir précisément comment les destinataires interagissent avec vos documents et quelle suite d’événements permet l’avancée du processus de signature.
Si le processus est bloqué, les informations de la piste d’audit peuvent vous aider à faire une relance au bon moment afin de finaliser une transaction.
Renforcez la sécurité des données
Les pistes d’audit consolidées et les enregistrements électroniques sont un excellent moyen de protéger vos données sensibles.
Les pistes d’audit de PandaDoc fonctionnent comme une caméra de surveillance pour vos documents, vous permettant de toujours savoir qui y a accédé ou qui les a modifiés.
Associez ces informations à des contrôles internes pour restreindre l’accès ou limiter les fonctionnalités des documents pour les utilisateurs non autorisés.
Respectez les réglementations du secteur
Dites adieu aux tracas liés à la mise en conformité.
Les données fournies par une piste d’audit facilitent l’alignement avec les normes strictes de certains secteurs, y compris dans des domaines sensibles comme la santé et la finance.
Chaque document dispose d’un historique détaillé de toutes les activités, ce qui permet d’être toujours prêt pour les audits externes et les contrôles réglementaires.
Optimisez les flux de travail documentaires
Rendez votre processus de traitement des documents plus fluide et plus rapide en identifiant les points de blocage.
Au fur et à mesure que les documents avancent dans le processus, utilisez les données de l’audit trail pour repérer les obstacles et accélérer le processus.
Simplifiez les approbations, optimisez l’acheminement et identifiez des opportunités d’automatisation, sans compromettre le contrôle d’accès ni la sécurité des informations.
Apprenez à utiliser les audit trails
Les domaines où l’audit trail est crucial
Propositions commerciales
Même si les propositions commerciales visent à faire bonne impression, il peut être difficile de savoir quand et comment relancer les clients.
Grâce aux pistes d’audit, vous pouvez voir qui a consulté votre proposition, quand elle a été vue et quelles sections ont suscité le plus d’intérêt.
Utilisez ces informations pour personnaliser votre relance, répondre aux points de friction spécifiques et augmenter vos chances de conclure la vente.
Contrats
Les contrats, c’est du sérieux. Il est essentiel de savoir qui apporte des modifications et à quel moment.
Les audits trails de PandaDoc offrent une vue claire de chaque modification, approbation, changement de statut et signature électronique.
Cette transparence garantit que toutes les parties disposent des mêmes informations sur les activités commerciales critiques. Cela permet d’éviter les litiges et les malentendus lors des négociations.
Vous pouvez même associer les pistes d’audit à d’autres outils PandaDoc, tels que l’authentification des utilisateurs et la vérification d’identité, afin de garantir que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux documents sensibles.
Devis
Dans de nombreuses relations commerciales, un devis est le point de départ de négociations plus larges.
Grâce à un bon audit trail, vous pouvez mieux comprendre comment les parties prenantes interagissent avec votre document et identifier qui pourrait agir en coulisses.
Adaptez votre approche en fonction des nouvelles informations afin d’être toujours prêt à proposer la meilleure offre.
Documents sensibles
Les documents essentiels, tels que les bons de commande et les états financiers, contiennent souvent des informations confidentielles.
Les pistes d’audit permettent de suivre les accès afin d’avoir une visibilité claire sur qui a consulté votre document et à quel moment.
Associées à d’autres outils, elles constituent un excellent moyen de sécuriser les informations financières et de combler les failles dans le processus de diffusion.
En savoir plus sur les pistes d’audit et l’historique des modifications
Rationalisez votre flux de travail documentaire
Obtenez une démonstration personnalisée individuelle avec notre spécialiste produit.
- Adaptée à vos besoins
- Réponses à toutes vos questions
- Pas d’engagement d’achat
Demandez votre démonstration gratuite
- Remplissez le formulaire
- Réservez un créneau horaire
- Assistez à une démonstration
Questions fréquentes
Pourquoi un audit trail est-il important ?
Un audit trail retrace l’historique de toutes les actions réalisées sur un document.
Grâce à cet audit, vous pouvez voir comment les documents ont été traités, à quel moment leur statut a changé et comment certains problèmes ont été résolus.
Suivre ces modifications permet aux équipes d’identifier les problèmes en suspens, d’assurer une meilleure coordination et d’améliorer les processus.
Quels types de pistes d’audit PandaDoc propose-t-il ?
Les pistes d’audit englobent un large éventail de fonctionnalités, notamment l’enregistrement des identifiants des utilisateurs et le suivi des activités des documents.
PandaDoc répartit ces fonctionnalités entre plusieurs outils de suivi, dont les suivants :
- Pistes d’audit
- Historique des versions
- Commentaires et suggestions
- Analyse des documents
Ces outils peuvent également être combinés avec des fonctionnalités de sécurité supplémentaires, telles que l’authentification à deux facteurs (2FA) et les contrôles d’identité, pour renforcer la protection des données sensibles, comme les informations financières ou les activités commerciales.
Puis-je voir un exemple de piste d’audit dans PandaDoc ?
Bien sûr ! Consultez notre documentation d’assistance pour découvrir en détail une piste d’audit de document. Cette fonctionnalité est visible dans la barre latérale droite et organise l’activité en fonction du statut du document.
D’autres outils de suivi, comme l’analyse des documents et l’historique des versions, sont également disponibles dans PandaDoc, mais se trouvent à des emplacements différents.
La piste d’audit de PandaDoc peut-elle être exportée ?
Malheureusement, non.
Notre logiciel de piste d’audit est intégré à l’ensemble de la plateforme PandaDoc et ne peut pas être exporté séparément.
Cependant, il est possible de télécharger des certificats de signature numérique pour les documents signés, contenant des informations uniques permettant d’identifier les signataires.