Effectuez des envois groupés de documents (notamment avec un modèle CSV)
Utilisez un modèle pour envoyer un document à plusieurs destinataires et fournissez à chacun d’entre eux une copie unique à compléter ou à réviser.
Envoi groupé
Envoyez des documents à plusieurs contacts en un seul clic
Gagnez du temps en automatisant la distribution des documents en masse. Utilisez des variables prédéfinies, des modèles et des fichiers CSV pour envoyer des documents uniques à des centaines de destinataires.
Plus de 50 000 entreprises utilisent PandaDoc pour envoyer et signer électroniquement des documents
En quoi consiste l'envoi groupé ?
L’envoi groupé permet de distribuer des documents et des e-mails à plusieurs destinataires en même temps. L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite un modèle de document avec des blocs de contenu dynamiques et un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) contenant l’ensemble des informations essentielles nécessaires à l’envoi du document.
Les utilisateurs de PandaDoc peuvent gagner du temps en utilisant l’automatisation de l’envoi groupé pour transmettre des centaines de documents et d’e-mails à un grand nombre de destinataires. Même si leur génération est automatique, tous les documents peuvent toujours être personnalisés, permettant ainsi un processus évolutif qui reste conforme aux normes de la marque.
Allez plus loin avec l’envoi groupé
Distribuez des documents à la vitesse
de l’éclair
Envoyez des documents à jusqu’à 1 000 destinataires à la fois depuis une seule interface.
Utilisez des variables pour ajouter une touche
personnalisée
Utilisez des modèles et des variables pour ajouter des noms, adresses et autres informations uniques aux documents générés automatiquement.
Gagnez du temps et éliminez les redondances
de processus
Automatisez la distribution à plusieurs destinataires et gagnez des dizaines d’heures de tâches administratives.
Améliorez votre approche des envois groupés
Automatisez votre processus de distribution
Les flux de travail traditionnels de préparation des documents sont conçus pour envoyer un document à la fois. Les préparateurs doivent assigner des destinataires, ajouter des champs de signature électronique et créer un message personnalisé.
Bien qu’essentiel pour les contrats et les propositions, ce niveau d’attention n’est pas nécessaire pour les documents simples tels que les accords de confidentialité ou les notifications de politique. Rationalisez la distribution de ces documents grâce à des fonctions d’envoi groupé qui permettent à votre équipe de gagner du temps et de s’épargner bien des efforts.
Maximisez votre efficacité en exploitant les listes et les données
Vous en avez assez d’ajouter manuellement des signataires et des destinataires à chaque document ? Vous devriez essayer l’envoi groupé à l’aide de fichiers CSV pour la distribution.
Organisez les noms des destinataires dans une feuille de calcul, puis utilisez des champs fusionnés pour ajouter automatiquement ces informations à vos documents. Ce processus simplifié remplace les flux de travail manuels par une distribution automatisée pour l’ensemble de votre liste de destinataires.
Gardez le contrôle sur la voix de votre entreprise grâce à des modèles aux couleurs de votre marque
Même si les outils d’envoi groupé s’avèrent idéaux pour les documents transactionnels, il n’est pour autant pas question de sacrifier l’identité de votre marque. Vos équipes peuvent toujours utiliser des modèles de documents prédéfinis et garder un contrôle total sur leur apparence et leur convivialité.
Avec PandaDoc, vous pouvez facilement personnaliser les modèles à l’aide de l’éditeur de documents pour vous assurer que la stratégie de marque reste cohérente lors du processus d’envoi groupé.
Découvrez comment commencer à utiliser l’envoi groupé à partir de PandaDoc
« Grâce à PandaDoc, nous avons gagné en efficacité : les packages Recrutement sont envoyés rapidement aux candidats… ce qui nous permet d’échapper à des tâches administratives chronophages. »
Directrice Systèmes et processus commerciaux
Distribuez des documents importants à l’aide de l’envoi groupé
Contrats et avenants
Les accords standardisés, tels que les accords de confidentialité, et les avenants mis à jour, tels que la notification d’un changement de service, sont nécessaires mais de nature essentiellement administrative. Les entreprises sont tenues de les envoyer et une action peut être requise de la part du destinataire (par exemple une signature électronique), mais leur contenu est uniformisé.
Les documents entrant dans cette catégorie sont d’excellents candidats pour l’envoi groupé, car ils n’ont pas besoin de personnalisation poussée et doivent souvent être envoyés à un grand nombre de destinataires.
Documents administratifs liés au processus d’accueil
Pour les entreprises qui embauchent par groupes ou par vagues, l’envoi groupé offre un moyen efficace d’envoyer des formulaires, divulgations et documents importants aux nouveaux employés. Les administrateurs peuvent créer les modèles de documents, compiler une liste de destinataires sous forme de fichier CSV et laisser PandaDoc faire le travail.
Les nouveaux employés peuvent soumettre leurs informations et remplir les documents requis, qu’il est possible d’ajouter aux fichiers et bases de données appropriés. Par ailleurs, grâce à l’intégration de PandaDoc avec Greenhouse, vous n’aurez aucun mal à maintenir le lien entre tous ces éléments.
Formulaires de consentement et renonciations
De nombreux secteurs d’activité ont recours à des formulaires de renonciation et de consentement avant d’entamer un projet ou de résoudre un problème. Ces formulaires requièrent généralement une signature électronique ou une confirmation similaire de la part du client.
L’envoi en masse est une excellente option dans ce cas de figure, en particulier lorsqu’il s’agit d’envoyer des formulaires à plusieurs nouveaux clients à la fois. En employant les bons modèles et la bonne configuration, on peut facilement s’assurer que tout le monde est en mesure d’approuver aisément et rapidement les formulaires.
Enquêtes et questionnaires
L’avis des clients est inestimable. Utilisez l’envoi groupé pour distribuer des formulaires de commentaires à une liste de clients ou d’employés et recueillir rapidement des réponses.
Préparez vos documents avec des questions, des listes déroulantes et des champs de réponse, puis envoyez-les à l’aide d’outils d’envoi groupé d’e-mails, avec un objet formulé judicieusement pour encourager la participation.
Apprenez à effectuer des envois groupés avec PandaDoc
Découvrez comment envoyer des documents en un rien de temps, à tous les coups
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Questions fréquentes
De quoi ai-je besoin pour l’envoi groupé de documents ?
Pour procéder à un envoi groupé de documents, vous aurez besoin de deux éléments :
- Un modèle de document
- Un fichier CSV avec les informations de distribution
L’envoi groupé automatise le processus d’envoi en intégrant automatiquement le contenu de votre fichier CSV dans un modèle de document déjà préparé.
Lorsque vous créez votre modèle, veillez à identifier toutes les variables utilisées dans votre document. Souvent, les variables servent d’espaces réservés pour des éléments uniques comme les noms, les titres et les adresses.
Lors de la préparation de votre fichier CSV dans Google Sheets ou Microsoft Excel, assurez-vous d’inclure une colonne correspondant à chaque variable, ainsi qu’une liste d’adresses e-mail pour la distribution.
Remarque : la colonne contenant les adresses e-mail fera office de colonne principale pour le document. Vérifiez que toutes les informations sont bien alignées sur les lignes correctes pour éviter toute erreur.
Y a-t-il quelque chose que les outils d’envoi groupé ne sont pas en mesure de faire ?
Oui. En tant que processus automatisé, l’envoi groupé sacrifie un certain niveau de contrôle granulaire en faveur d’une efficacité accrue.
Lors de l’utilisation de l’envoi groupé, vous ne pourrez pas effectuer les actions suivantes :
- Envoyer plusieurs documents à un seul signataire
- Envoyer un document à plusieurs signataires
- Définir un ordre de signature
- Ajuster les autorisations individuelles des documents
- Ajouter des solutions de tarification personnalisées
- Modifier le modèle au cas par cas pour chaque document
Si une action spécifique est requise pour un document particulier, il peut s’avérer nécessaire d’exclure ce document du processus d’envoi groupé.
Que se passe-t-il après l’envoi de mes documents ?
Après l’envoi de votre document, PandaDoc va créer un dossier dans vos sections consacrées aux documents en se basant sur le nom de votre modèle et la date de distribution. Le dossier contiendra tous les documents envoyés à l’aide du processus d’envoi groupé, et c’est là que vous pourrez les consulter.
Au niveau externe, les destinataires vont recevoir vos documents par e-mail et suivront le même processus de révision et de signature électronique utilisé par PandaDoc pour tous les autres documents.
Les destinataires n’ont aucun moyen de savoir si le document a été envoyé dans le cadre d’un envoi groupé.
Combien coûte l’envoi groupé de documents ?
Les forfaits Professionnel et Entreprise souscrits avec un abonnement annuel bénéficient gratuitement de 250 documents par an/compte.
Il est possible de commander un volume supplémentaire au prix de 2 $ par document, qui expirera à la fin de la période d’abonnement.
Les fonctions d’envoi groupé et de regroupement de documents sont-elles équivalentes ?
Non.
L’envoi groupé permet d’envoyer un document à plusieurs destinataires différents. Cela s’avère utile lorsqu’il s’agit de distribuer le même document à un groupe de destinataires qui ne sont pas nécessairement liés.
Le regroupement de documents permet aux équipes d’envoyer plusieurs documents dans le cadre d’une même distribution à un groupe de destinataires ou de signataires apparentés. Par exemple, si une équipe juridique souhaite envoyer un contrat, un accord de confidentialité et deux accords de divulgation à un nouveau client composé de cinq décideurs, le regroupement de documents permettra d’envoyer ces documents de manière groupée.
Quelle est la différence entre l’envoi groupé de PandaDoc et ce qui est proposé sur les autres plateformes ?
L’envoi groupé de PandaDoc est similaire aux fonctionnalités de distribution de masse proposées sur d’autres plateformes.
L’envoi groupé de Docusign repose sur des modèles Docusign créés via le processus de préparation standard et s’appuie sur une liste de distribution similaire au fichier CSV requis par PandaDoc.
La principale différence entre PandaDoc et la plupart de ses concurrents réside dans le niveau de contrôle et de personnalisation lors de la création de modèles sur la plateforme. Avec PandaDoc, les modèles peuvent être créés et affinés dans l’éditeur, offrant ainsi un processus fluide de la création à la distribution, ce qu’on ne retrouve pas sur d’autres plateformes.