Pierre Roy & Associés ajoute un niveau de sécurité supplémentaire avec PandaDoc

Le défi à relever

Pendant la pandémie, Pierre Roy & Associés a dû relever le défi de s’adapter aux opérations à distance et de gérer une augmentation des transactions de documents numériques. Utilisant initialement Docusign, son modèle de tarification par enveloppe est devenu de plus en plus coûteux, et ses capacités API ont présenté d’autres obstacles, ce qui a rendu l’intégration de la gestion des documents dans les outils utilisés par le cabinet au quotidien coûteuse et fastidieuse.

La solution

PandaDoc se connecte parfaitement au CRM de Pierre Roy & Associés via l’intégration API, de sorte que les conseillers n’ont jamais à quitter leur CRM pour télécharger manuellement des documents. Mettant l’accent sur la sécurité et la conformité, le cabinet utilise également la fonctionnalité de vérification par SMS de PandaDoc afin d’offrir une sécurité et une confidentialité supplémentaires pour chaque document signé.

Transition à distance pendant la pandémie

Pierre Roy & Associés est un cabinet de syndics autorisés en insolvabilité, spécialisé dans les services de faillite et d’insolvabilité, qui s’est forgé une solide réputation en aidant ses clients à retrouver stabilité financière et confiance. Avec une approche axée sur le client, le cabinet a aidé avec succès plus de 40 000 clients dans ses nombreux bureaux à travers le Québec.

Avant 2020, Pierre Roy & Associés utilisait principalement des signatures papier, comme l’exigeait la réglementation du secteur, mais avec la pandémie, cette réglementation a été adaptée et le cabinet a commencé à transférer toute la gestion des documents en ligne. Il a rencontré plusieurs obstacles avec son premier fournisseur, Docusign :

• Le modèle de tarification par enveloppe de Docusign s’est avéré insoutenable pour les transactions de documents à haut volume, entraînant une augmentation des coûts opérationnels qui a incité le cabinet à rechercher une solution plus évolutive.
• L’intégration API de Docusign était coûteuse, compliquée et n’offrait pas l’accessibilité nécessaire à un processus de gestion de documents simplifié.
• Les fonctionnalités de Docusign étaient restrictives, limitant la flexibilité de Pierre Roy & Associés pour rendre opérationnel un processus qui lui convenait.

Jonathan Roy, directeur administratif chez Pierre Roy & Associés, a tiré parti de son expérience en développement logiciel pour trouver une solution de gestion de documents qui s’intègre parfaitement au CRM sur mesure du cabinet. L’intégration API facile à mettre en œuvre de PandaDoc s’est démarquée, intégrant parfaitement des capacités de gestion de documents faciles à utiliser dans ses outils préexistants.

Intégration de PandaDoc avec les systèmes existants

Pierre Roy & Associés utilise un outil CRM sur mesure, et il était crucial que PandaDoc s’intègre bien à ce CRM, où les conseillers passent la majorité de leur temps à gérer les dossiers. Contrairement à celle de Docusign, l’API de PandaDoc a simplifié le processus d’intégration et a permis aux conseillers d’adopter PandaDoc de manière fluide :

• Il suffit d’un seul clic dans l’outil CRM pour qu’un conseiller envoie un document pour signature. Le système crée automatiquement le document dans PandaDoc et ajoute les destinataires en utilisant les informations déjà stockées dans le CRM.
• Le statut des documents est synchronisé avec le CRM, ce qui permet aux conseillers de suivre l’évolution du dossier sans avoir à se connecter à PandaDoc. Tout conseiller peut consulter le dossier d’un client, voir si un document est prêt à être signé, suivre qui l’a consulté et même recevoir des rappels si le document n’est pas signé pendant plus de deux jours.

Ce niveau de visibilité supplémentaire permet aux conseillers de se concentrer sur l’interaction avec les clients tout en leur offrant une supervision complète du processus de signature par le biais du CRM.
« L’intégration dans notre CRM personnalisé était une pièce essentielle du puzzle pour nous. Avec Docusign, l’accès à l’API était trop compliqué et nécessitait un engagement financier important. Avec PandaDoc, l’intégration de l’API est une fonctionnalité de base facilement accessible et incroyablement puissante. Désormais, lorsque nous avons besoin de faire signer un document, il suffit de cliquer sur un bouton. Le document est créé dans PandaDoc et les destinataires sont automatiquement ajoutés sur la base des informations de notre CRM. Cette intégration a constitué une amélioration majeure et a considérablement augmenté notre efficacité et notre capacité. » — Jonathan Roy, directeur administratif chez Pierre Roy & Associés

Signatures sécurisées avec la Vérification d’identité PandaDoc

En tant que cabinet de syndics autorisés en insolvabilité, Pierre Roy & Associés est soumis à des réglementations gouvernementales strictes qui exigent la confidentialité et la sécurité des données des clients. La nature des services de faillite et d’insolvabilité nécessite la gestion d’informations très sensibles sur les clients. Il est donc essentiel que les documents ne soient accessibles qu’aux destinataires prévus.

En mettant en œuvre la vérification par SMS de PandaDoc, Pierre Roy & Associés peut garantir que seul le destinataire vérifié peut ouvrir le document et interagir avec lui. Ce niveau supplémentaire d’authentification exige que les destinataires vérifient leur identité via leur numéro de téléphone avant de se voir accorder l’accès, renforçant ainsi la protection des informations confidentielles pour chaque document signé.

« La sécurité des données de nos clients est une exigence réglementaire, et savoir que les informations sensibles de nos clients sont traitées en toute sécurité apporte une tranquilité d’esprit immense. La vérification par SMS de PandaDoc fournit le niveau de sécurité supplémentaire dont nous avons besoin pour garantir que nos documents arrivent entre les bonnes mains. Cela nous rassure, nous et nos clients, sur le fait que leurs informations financières sont protégées grâce à un processus de vérification simple mais solide. Cette fonctionnalité est devenue un aspect crucial de notre stratégie de conformité, nous permettant d’offrir un niveau de confiance et de fiabilité que nos clients attendent et méritent. » —Jonathan Roy, directeur administratif chez Pierre Roy & Associés

Processus d’approbation simplifiés avec PandaDoc

Les approbations et la collaboration facile sont des fonctionnalités clés sur lesquelles Pierre Roy et Associés s’appuient pour la gestion de leurs documents. Le cabinet utilise les fonctionnalités d’approbation personnalisées de PandaDoc qui aident les principales parties prenantes à examiner rapidement le contenu, laisser des commentaires et collaborer avant que le document ne soit signé par un client. Que l’approbation d’un document nécessite l’implication d’une équipe entière ou d’une seule personne, ces paramètres peuvent être préconfigurés lors de la création d’un modèle de document.

Les ordres de signature sont également configurés dans PandaDoc pour renforcer la structure et la sécurité, en veillant à ce que les documents soient examinés et approuvés par le personnel approprié au sein de l’organisation, avec le fiduciaire signant en dernier pour effectuer la vérification finale avant l’envoi du document au client.

La dématérialisation et l’amélioration de la confiance avec PandaDoc

En adoptant PandaDoc, Pierre Roy & Associés a réussi en toute confiance sa transition vers un environnement de signature essentiellement sans papier. L’API de PandaDoc s’est facilement intégrée au CRM personnalisé du cabinet, améliorant ainsi considérablement sa gestion des documents, et la Vérification d’identité a ajouté un niveau de sécurité avec la vérification par SMS sans compliquer le processus de signature. 

Ces améliorations ont permis de gagner du temps et d’assurer la conformité avec les réglementations strictes du secteur. Pierre Roy & Associés peut ainsi offrir à ses clients un service fiable et sécurisé qui inspire confiance et garantit que toutes les transactions financières sont effectuées dans le respect de la sécurité et de la conformité.

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