Luigi’s Box économise 30 heures par mois grâce aux fonctionnalités de PandaDoc

Le défi

Luigi’s Box, une startup en pleine croissance confrontée à des difficultés dans la gestion des contrats. Leur utilisation actuelle de PandaDoc était basique : ils utilisaient des modèles simples, ajoutaient des signataires et envoyaient des documents. Ils rencontraient des difficultés avec leur processus de validation des propositions, qui nécessitait 3 à 4 heures par jour de vérification avant que l’équipe commerciale puisse les envoyer aux prospects, ce qui les a incités à explorer plus en profondeur les fonctionnalités de PandaDoc.

La solution

Natália Gažiová, spécialiste des opérations commerciales chez Luigi’s Box, a pris les rênes pour repenser l’utilisation de PandaDoc au sein de l’entreprise En explorant et en mettant en œuvre des fonctionnalités telles que les modèles, le contenu intelligent, le verrouillage de contenu et PandaDoc CPQ pour HubSpot, elle a automatisé et rationalisé le processus commercial. Cela a permis de réaliser un gain de temps considérable et de réduire les goulots d’étranglement, afin de transmettre les propositions aux prospects dans les meilleurs délais.

Maximiser le potentiel de PandaDoc

Travaillant principalement avec des boutiques en ligne pour renforcer leur visibilité, Luigi’s Box est une suite d’outils dédiés au e-commerce (recherche, analyse, système de recommandation et référencement des produits) qui contribue à augmenter les ventes en offrant aux visiteurs la meilleure expérience d’achat possible. Lorsque Natália a rejoint Luigi’s Box, l’utilisation de PandaDoc par l’entreprise se limitait à des modèles de base dépourvus de fonctionnalités avancées.

Cette approche n’a pas pleinement tiré parti des fonctionnalités performantes proposées par PandaDoc, ce qui a constitué une occasion manquée de gagner en efficacité. Consciente de cela, Natália s’est rapidement attachée à développer l’utilisation de la plateforme.

Grâce à ses efforts, Luigi’s Box a commencé à tirer parti des fonctionnalités de PandaDoc qui allaient encore améliorer l’efficacité de l’équipe de vente :

• Elle a veillé à ce que des modèles de documents complets soient créés dans différentes catégories, ce qui a permis à l’équipe de disposer de plusieurs modèles adaptés aux différentes langues et aux différents types de parties prenantes, notamment les clients et les partenaires.

• Elle a mis en place l’intégration entre PandaDoc et HubSpot, permettant ainsi aux commerciaux de créer et d’envoyer des propositions directement depuis HubSpot. Cette approche garantissait également que toute action effectuée dans PandaDoc (telle que la signature d’un contrat par un prospect) soit répercutée dans HubSpot et modifie même le statut de l’opportunité pour la faire passer à « clôturée/gagnée ».

• Ils ont commencé à utiliser Smart Content, ce qui permet aux commerciaux de personnaliser rapidement leurs propositions en fonction d’options telles que les plans de vente mensuels, annuels ou trimestriels, directement au sein des documents.

Harmonisation des tarifs avec PandaDoc CPQ pour HubSpot

Natália a déployé d’importants efforts pour s’assurer que Luigi’s Box exploitait pleinement le potentiel de PandaDoc ; toutefois, un problème persistait : la nécessité d’une validation manuelle des contrats pour des raisons liées aux tarifs.

Ayant déjà utilisé PandaDoc, Natália a immédiatement perçu le potentiel de cet outil pour résoudre leurs problèmes. Elle a travaillé en étroite collaboration avec notre équipe produit afin d’étudier les capacités des fonctionnalités HubSpot pour la configuration, la tarification et la création de devis (CPQ) de PandaDoc, dans le but de donner aux commerciaux les moyens d’utiliser des structures tarifaires flexibles respectant les directives de l’entreprise sans compromettre la précision.

En intégrant les fonctionnalités CPQ de PandaDoc à ses processus existants, Luigi’s Box a pu automatiser les calculs de tarification et appliquer des règles directement liées aux options de produits, aux remises et aux personnalisations. Cela a non seulement simplifié le processus de création des devis, mais a également permis aux commerciaux de bénéficier d’une expérience guidée pour sélectionner la tarification appropriée en fonction de paramètres prédéfinis.

En conséquence, la nécessité d’obtenir l’accord d’un responsable pour chaque proposition a été considérablement réduite, des mesures d’assurance qualité ayant été intégrées à la stratégie de tarification elle-même.

« PandaDoc CPQ pour HubSpot a véritablement transformé notre processus commercial chez Luigi’s Box. Avant d’intégrer ces fonctionnalités, nous étions confrontés à des retards constants dus aux validations manuelles et à la complexité des structures tarifaires. Désormais, l’automatisation des calculs tarifaires et la possibilité de respecter les directives de notre entreprise permettent à notre équipe commerciale de fonctionner avec une efficacité sans précédent. L’expérience guidée nous garantit de fournir à chaque fois des devis précis, ce qui réduit considérablement les goulots d’étranglement et stimule notre productivité globale. Je ne peux pas imaginer revenir à notre ancien mode de fonctionnement : cela a véritablement changé la donne pour nous ! » - Natália Gažiová, spécialiste des opérations commerciales chez Luigi’s Box

Tirer le meilleur parti de PandaDoc

Luigi’s Box a bénéficié d’appels réguliers et a reçu l’aide de l’équipe produit de PandaDoc pour mettre en œuvre PandaDoc CPQ pour HubSpot. Cette équipe leur a fourni une documentation détaillée et des ressources vidéo afin de s’assurer qu’ils puissent mettre en œuvre et utiliser les fonctionnalités avec succès.

Luigi’s Box a enregistré des améliorations notables en tirant pleinement parti des fonctionnalités de PandaDoc. Les propositions sont désormais créées directement depuis leur CRM HubSpot, grâce à des options prédéfinies qui permettent aux commerciaux de rédiger des contrats de manière autonome, ce qui réduit le recours à l’intervention constante de la direction commerciale.

Gagner plusieurs heures par mois sur la rédaction des propositions

L’adoption pleine et entière des fonctionnalités de PandaDoc a permis de gagner en efficacité dans les processus et a fait gagner plusieurs heures de travail par semaine à leur équipe commerciale. Avec PandaDoc CPQ pour HubSpot, les gestionnaires n’auront plus besoin de passer des heures à vérifier les propositions avant de pouvoir les envoyer aux prospects. Selon Natália, l’expérience globale avec PandaDoc a été excellente. Leurs commerciaux peuvent désormais consacrer leur temps à la vente de solutions, plutôt que de passer des heures à rédiger des propositions.

Êtes-vous prêt à rationaliser les flux de travail liés aux documents au sein de vos équipes ? Réservez une démonstration.

 Je ne saurais trop insister sur l’impact considérable qu’a eu PandaDoc sur notre équipe commerciale. Avant d’exploiter pleinement toutes ses fonctionnalités, notre processus d’élaboration des propositions entravait l’efficacité de l’équipe commerciale. Grâce aux fonctionnalités de PandaDoc à notre disposition, nous avons automatisé des tâches manuelles qui mobilisaient auparavant nos ressources. Je suis sincèrement séduite par PandaDoc, non seulement parce qu’il améliore notre efficacité, mais aussi parce qu’il nous donne les moyens d’atteindre nos objectifs de croissance. 

Natália Gažiová

Responsable des opérations de vente, Luigi’s Box