ChannelEngine a réduit le temps de création de ses propositions de 93 %

Le défi à relever

L’équipe de vente de ChannelEngine utilisait PandaDoc pour rationaliser la création de ses propositions, et avait réduit le temps nécessaire à 15 minutes seulement. Sidd Hora, Spécialiste Revenue Operations, savait qu’il était possible d’exploiter l’automatisation et la centralisation des données afin de rationaliser davantage les processus de vente et de création de contrats et de devis complexes avec PandaDoc.

La solution retenue

Sidd Hora, spécialiste Revenue Operations chez ChannelEngine, était conscient de la nécessité de tirer le meilleur parti des fonctionnalités de PandaDoc en utilisant les intégrations du CRM HubSpot et de Zapier. Afin de mieux intégrer les actions commerciales menées par les partenaires de l’entreprise, il a incité cette dernière à mettre en place des automatisations à l’aide de Zapier et de PandaDoc. Celles-ci ont non seulement mis un terme aux erreurs manuelles, mais ont également réduit de 93 % le temps consacré par son équipe de vente à la création des contrats, passant de 15 minutes, une performance en soi, à une minute seulement.

Gagner (encore) plus de temps

ChannelEngine est à la pointe de l’innovation en matière d’e-commerce. L’entreprise propose une solution performante qui connecte facilement les marques, les distributeurs et les commerçants aux places de marché internationales et aux canaux de vente. Elle permet à ses clients de contrôler leurs ventes en ligne, d’optimiser leurs stratégies, et d’élargir leur clientèle afin d’amplifier leur présence sur Internet et d’augmenter leurs revenus en dégageant de meilleures marges.

ChannelEngine a perçu la valeur de PandaDoc dès son adoption et a réduit le temps consacré à la création de propositions commerciales à 15 minutes, ce qui est déjà en soi assez étonnant. Lorsque Sidd Hora a rejoint l’équipe Revenue Operations de ChannelEngine, il savait que PandaDoc avait beaucoup plus à offrir. Ayant déjà mis en place cette solution dans une autre entreprise, il a travaillé à rationaliser davantage le processus de vente et à dégager un retour sur investissement supérieur.

Enrichir les first party data grâce à l’automatisation

Soucieuse de l’exactitude des données qu’elle traite, ChannelEngine a exploité PandaDoc et Zapier afin d’enrichir les first party data (données collectées directement auprès des clients et des prospects) dans son CRM HubSpot. Conscient des limites des outils standard habituellement utilisés pour ce faire, Sidd Hora a trouvé une solution qui impliquerait directement le client dans le processus de vérification des données. Ce dernier s’organiserait, par exemple, comme suit.

• ChannelEngine inclut des champs dans lesquels le client peut saisir des données telles que l’adresse de son entreprise, le numéro de TVA et autres, dans les propositions.
• Le client remplit les champs dans PandaDoc et signe la proposition.
• Grâce à l’automatisation du flux de travail dans Zapier, les champs dans lesquels le client a saisi des données dans la proposition PandaDoc sont automatiquement remplis dans le CRM HubSpot.

En personnalisant les contrats et les propositions PandaDoc afin d’y inclure des champs pour les points de données essentiels, mais néanmoins souvent manquants, ChannelEngine garantit l’exactitude des informations directement depuis la source. Cela évite à l’équipe de vente de perdre du temps à saisir ces informations indispensables dans l’outil de gestion de la relation client pendant ses rencontres avec les prospects.

Une fois un contrat signé par un client, l’intégration entre PandaDoc et le CRM HubSpot met automatiquement à jour ces champs de données dans le CRM HubSpot. Cette automatisation transparente réduit au minimum les erreurs de saisie manuelle et permet à l’équipe de vente de gagner un temps considérable. Le CRM HubSpot contient alors des informations de première main fournies directement par les clients, ce qui renforce la qualité de l’hygiène des données, composante cruciale des efforts d’optimisation des ventes de ChannelEngine.

Automatiser la création des propositions pour les partenaires

Sidd Hora a mis en place un processus de création des propositions à l’aide du générateur de devis de PandaDoc afin de mieux intégrer les actions commerciales menées par les partenaires de ChannelEngine. L’entreprise souhaitait que ces derniers soient en mesure d’envoyer aux prospects, en son nom, un contrat assorti d’une tarification structurée, en ne faisant appel qu’a minima à son équipe de vente interne.

Voici comment s’organise le nouveau flux de vente automatisé :

• Un prospect est référencé par un partenaire.
• Zapier crée un contact dans PandaDoc sur la base des informations fournies par le partenaire.
• Le contrat est prérempli dans PandaDoc et un lien partageable est généré.
• Zapier envoie ensuite un e-mail personnalisé avec le contrat PandaDoc partageable.

Cette approche non seulement rationalise le processus pour les partenaires de ChannelEngine, mais réduit également le temps nécessaire à la transmission des propositions aux clients potentiels. Le processus de prise de décision est ainsi sensiblement plus rapide. Auparavant, 7 à 10 clics étaient nécessaires pour générer une proposition à l’attention des prospects référencés par les partenaires. Cela ne prend désormais qu’une minute et ne requiert aucune intervention humaine.

Synchronisation bidirectionnelle entre HubSpot et PandaDoc

ChannelEngine a également tiré parti de la nouvelle fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle entre HubSpot et PandaDoc. Il est ainsi possible de s’attaquer à un goulet d’étranglement majeur de la phase de négociation. Avant l’intégration, tout ajustement de la tarification ou des conditions de vente effectué pendant les négociations obligeait les commerciaux à procéder à une mise à jour de ces informations détaillées à la fois dans HubSpot et dans PandaDoc.

Grâce à cette fonctionnalité bidirectionnelle, toute modification effectuée dans PandaDoc est automatiquement répercutée dans HubSpot, et vice versa. Les commerciaux n’ont plus besoin de basculer entre les plateformes pour mettre à jour les conditions de vente ou la tarification. Ils peuvent plutôt se consacrer à l’engagement des clients et à la finalisation des ventes en ayant l’assurance que tout changement sera enregistré instantanément dans les deux systèmes.

Générer de la valeur dans d’autres services de l’entreprise

Constatant combien PandaDoc a contribué à optimiser les processus de son équipe de vente, ChannelEngine en a étendu l’utilisation à son service des Ressources humaines.

La mise en place de PandaDoc au sein du service RH a été motivée par la nécessité de s’assurer que tous les employés signent et s’engagent à respecter le protocole de sécurité en cas d’incendie dans les bureaux. La fonctionnalité Formulaires de PandaDoc a permis de procéder comme suit :

• Un formulaire précisant les étapes à suivre en cas d’incendie a été établi.
• Le lien permettant d’accéder à ce formulaire a été envoyé à l’ensemble des personnes employées par l’entreprise sur le site.
• Ces employés ont pris connaissance du formulaire et l’ont complété avec les informations nécessaires en indiquant notamment leur nom, leur fonction, leur adresse e-mail et en attestant qu’ils avaient lu et compris le protocole.
• Une fois le formulaire envoyé, un document PandaDoc a été automatiquement généré et envoyé à chaque employé qui en a accusé réception en y apposant sa signature.

Ce processus atteste que ChannelEngine se conforme aux réglementations applicables en interne en matière de sécurité. Il permet de rationaliser la communication au sein de l’entreprise et de s’assurer que toute personne concernée est informée des protocoles RH en vigueur. Désormais, les procédures RH, telles que l’accueil de nouveaux employés, la gestion des contrats et de la documentation relative à la conformité, sont prises en charge par PandaDoc.

Réduction de 93 % du temps consacré à la création des propositions

La flexibilité de PandaDoc et sa capacité à s’intégrer au CRM HubSpot de ChannelEngine et à Zapier ont permis à l’entreprise d’automatiser plusieurs éléments de son cycle de vente. Sa décision d’automatiser l’intégration des actions commerciales menées par ses partenaires a permis de réduire considérablement le temps consacré à la création de contrats, qui est passée de 15 minutes environ à une minute seulement. L’équipe de vente a ainsi pu se concentrer sur ses compétences principales, à savoir la création de propositions engageantes et la conclusion des ventes.

La puissance de PandaDoc

En combinant l’utilisation de PandaDoc et de plusieurs intégrations, ChannelEngine a optimisé son processus de vente. Les contrats sont désormais établis de manière plus efficiente et avec une plus grande rigueur, ce qui permet à l’entreprise d’atteindre ses objectifs de croissance. Envie de travailler plus efficacement ? Réservez une démonstration.