Autodesk

Le problème

En tant qu’entreprise internationale de logiciels comptant des millions de clients dans le monde, la vaste équipe des ventes d’Autodesk avait besoin d’un outil professionnel pour rationaliser ses efforts de communication à l’échelle mondiale et améliorer les processus de vente internes. Plus important encore, elle recherchait une solution robuste qui s’intégrerait facilement à son pilier : Salesforce.

Le responsable de la stratégie d’exécution des ventes, Travis Evans, avait conscience que le flux de travail actuel d’Autodesk comprenait des tâches répétitives, des lacunes en matière de données et des goulots d’étranglement. Autodesk souhaitant axer davantage sa stratégie sur le client pour offrir de meilleurs résultats à grande échelle, il a compris que son processus de création, d’envoi et de suivi des documents de vente destinés aux clients et internes via des pièces jointes au format PDF n’était pratique ni pour l’équipe de développement des ventes, ni pour le personnel technico-commercial.

Pour une entreprise aussi grande qu’Autodesk, les problèmes rencontrés remontaient parfois vers la chaîne de commandement. En fin de compte, elle avait besoin d’un solide outil d’aide à la vente interne pour organiser avec précision la validation des étapes, les prévisions et la visibilité descendante. Pour garantir une efficacité durable à l’échelle de l’entreprise, Autodesk a recherché une solution documentaire qui :

•  S’intégrerait facilement à ses systèmes d’entreprise existants
•  Assurerait un suivi approfondi des documents et des rapports
•  Attirerait et conserverait l’adoption et l’utilisation à l’échelle de l’entreprise
•  Centraliserait l’emplacement des données et de l’activité des documents de vente
•  Évoluerait pour répondre aux demandes internes des équipes en pleine croissance

Cependant, le plus grand défi d’Autodesk était d’assurer une implémentation organisée pour plus de 300 nouveaux utilisateurs ; les enjeux étaient élevés.

La solution

En tant que leader innovant du secteur, Autodesk a prototypé une solution interne pour améliorer le dialogue commercial entre les équipes et fournir des résultats aux clients. Mais, les problèmes rencontrés faisant boule de neige, l’équipe de direction a finalement épluché le marché pour voir s’il existait une solution plus exhaustive et sur le long terme.

Après des recherches approfondies, l’équipe de direction des ventes techniques d’Autodesk a sélectionné PandaDoc, qui répondait à toutes ses demandes :

• Une intégration évolutive et personnalisable avec Salesforce
• Une puissante synchronisation d’API bidirectionnelle avec des outils de création de rapports complets
• Une capacité à effectuer un suivi et une analyse sophistiqués des documents pour la validation des ventes
• Une interface utilisateur élégante pour une mise en œuvre et une adoption faciles

Pour finir, PandaDoc fait partie intégrante de la stratégie de communication de masse d’Autodesk. En donnant l’accès à PandaDoc à l’ensemble de l’organisation des ventes, Autodesk est rapidement tombée sur des cas d’utilisation qu’elle n’avait pas envisagés auparavant. Son référentiel de modèles et sa bibliothèque de contenu ont intégré de nouveaux supports de marque utiles, éliminant les étapes répétitives et élargissant considérablement la communication avec les clients.

Travis se souvient avoir fait progresser l’adoption de PandaDoc au sein de son entreprise grâce à une collaboration inter-équipes astucieuse.

« Afin que cela soit fructueux pour ce secteur aussi important de l’entreprise, nous avons affecté des équipes internes pour superviser différents aspects de PandaDoc. Nous avons désormais une équipe d’adoption, une équipe de conception et une équipe de maintenance spécialisées pour intégrer davantage PandaDoc à l’entreprise. Nous sommes une machine bien huilée qui prospère grâce à PandaDoc. »

– Responsable de la stratégie d’exécution des ventes, Travis Evans

Au vu de l’ampleur de la mise en œuvre de PandaDoc chez AutoDesk, Travis était à la fois curieux et hésitant lorsqu’il a entendu parler d’une transition vers un nouvel éditeur. Mais il savait que les avantages l’emporteraient sur les contretemps rencontrés lors de la migration du contenu. La dernière version de PandaDoc, également connue sous le nom d’Editor 2.0, propose une collaboration en temps réel, un générateur et un éditeur de documents simplifiés ainsi que des options de conception extrêmement flexibles.

Travis a été soulagé de voir que l’éditeur était extrêmement intuitif, gommant ses inquiétudes. Bien qu’il y ait eu un peu de contenu à convertir, AutoDesk en a profité pour réévaluer plus de 60 modèles afin de réduire leur nombre et d’optimiser les fonctionnalités restantes.

La nouvelle interface moderne d’Editor 2.0 permet à l’équipe AutoDesk de créer du contenu de manière fluide et de le délivrer aux clients sans encombre. L’entreprise apprécie désormais la possibilité de contrôler les marges et d’ajouter des blocs de contenu complexes sans CSS personnalisé, mais aussi la facilité avec laquelle il est possible de créer un contenu personnalisé reproductible et évolutif pour ses documents. Les « hacks » de flux de travail Editor 2.0 permettent aux utilisateurs de produire du contenu personnalisé plus rapidement que jamais.

Le résultat

L’apport majeur de PandaDoc pour Autodesk est sûrement le fait de pouvoir suivre l’efficacité des ventes à l’échelle de l’entreprise. Ce partenariat permet à des départements entiers de relier des documents à des sommes d’argent, montrant de façon innovante la valeur des contrats.

« PandaDoc nous a ouvert les yeux sur l’importance des données et leur contribution à la croissance de l’entreprise. »

– Responsable de la stratégie d’exécution des ventes, Travis Evans

De plus, au vu de la taille et de l’étendue d’Autodesk, l’état de son CRM peut affecter considérablement l’essence même de son entreprise. Par conséquent, la conformité interne est essentielle pour les équipes composées de milliers d’employés. Autodesk utilise PandaDoc de façon unique pour s’assurer que son cycle de vente complexe est exempt d’erreurs de saisie manuelle. Les approbations de flux de travail entre les équipes sont désormais plus simples et plus fluides que jamais avec PandaDoc.

De plus, Autodesk est capable d’insérer facilement PandaDoc dans sa pile technologique avec une API ouverte. Elle synchronise toutes ses données hors de PandaDoc et dans son CRM avec facilité et précision. En outre, les données déjà agrégées ne sont pas cloisonnées sur un marché haut de gamme ; elles sont transférées vers les tableaux de bord existants et préférés pour que tout le monde puisse les voir.

Enfin, Autodesk est ravie de tirer parti du référentiel de contenu et de la bibliothèque de modèles de PandaDoc pour des projets interfonctionnels. Les concepteurs, les responsables de marque et les représentants techniques apprécient la facilité avec laquelle il est possible de former de nouveaux utilisateurs à l’outil. Avec une interface utilisateur élégante, les représentants sont opérationnels rapidement, évitant une succession d’étapes dans la création et l’envoi de documents. En conséquence, l’équipe des ventes d’Autodesk est plus cohérente et organisée que jamais, ce qui lui permet de se concentrer plus facilement sur l’atteinte et le dépassement de ses objectifs de vente.

« L’envoi d’offres par e-mail n’était pas l’idéal. Le remplacement de notre flux de travail par PandaDoc a donné un souffle nouveau à notre équipe des ventes. »

– Responsable de la stratégie d’exécution des ventes, Travis Evans