La gestion des contrats s’apparente souvent à une séance de jonglage avec trop de projets.
Il est terriblement facile d’oublier une date butoir, un suivi ou des obligations, et cela génère de vrais problèmes pour votre équipe.
Comme vous le savez, il est essentiel de garder une trace des informations importantes de chaque contrat, qu’il s’agisse de clauses non habituelles, des conditions de paiement, des dates de renouvellement ou encore des conditions.
Or, une mauvaise gestion des contrats peut avoir un impact durable sur une entreprise.
De fait, d’après une récente étude de l’International Association for Contract and Commercial Management, elle pourrait coûter aux entreprises jusqu’à 10 % de leur chiffre d’affaires annuel.1
Et s’il existait une solution pour vous aider à automatiser la création de contrats de A à Z et à accélérer leur cycle de vie ?
C’est précisément la promesse du référentiel de contrats de PandaDoc.
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de suivre les données essentielles de vos documents.
Mieux encore, elle vous permet d’utiliser ces données pour rechercher et filtrer plus rapidement n’importe quel document contenant des conditions spécifiques.
Elle vous propose également de créer des rapports pertinents qui vous permettront de réaliser des analyses plus approfondies.
Facile à prendre en main et à gérer, notre plateforme vous permettra d’assurer la rapidité et la transparence de chaque étape du cycle de vie des contrats sans tâches manuelles supplémentaires.
Déploiement simple
Gérez vos contrats de A à Z et apportez les changements nécessaires au fil de l’évolution de votre entreprise, sans codage complexe ou ressources informatiques externes.
PandaDoc est conçu pour vous accompagner en suivant les évolutions de votre équipe et de vos volumes de contrats.
Facilité d’utilisation
Notre solution de gestion et de création de processus pour les contrats est simple à utiliser et inclut tout le nécessaire pour aider votre équipe.
Avec son interface conviviale, PandaDoc est le choix idéal pour les équipes souhaitant trouver leurs marques facilement, sans formation à rallonge.
Clé en main
Grâce à plus de 1 000 modèles gratuits et à un outil d’édition facile à utiliser, vous pouvez rapidement créer des contrats de qualité réutilisables à l’infini par votre équipe.
Vous pouvez aussi procéder à des importations groupées de vos documents internes.
Nous allons maintenant nous intéresser aux principales fonctionnalités du référentiel de contrats pour vous aider à les utiliser efficacement.
Ajoutez des champs de données personnalisés à votre espace de travail
Avec le référentiel de contrats accessible aux utilisateurs des forfaits Professionnel et Entreprise, vous pouvez ajouter des champs de données personnalisés à votre espace de travail et les faire correspondre à différents types de documents.
Vous pouvez ajouter une liste configurable de champs à n’importe quel document créé dans PandaDoc ou importé depuis une solution tierce.
Cette liste vous aide à suivre efficacement les dates, informations, conditions et obligations importantes.
Vous pouvez également personnaliser entièrement tous les champs de données en fonction de vos besoins en matière de suivi.
Vous vous demandez comment ajouter des champs de données et des types de documents dans PandaDoc ?
Nous vous avons préparé un processus très simple :
1. Rendez-vous dans la section Données du menu Paramètres de l’espace de travail
Pour ajouter des champs de données à votre espace de travail, accédez simplement aux paramètres dans le coin inférieur gauche de l’écran et sélectionnez Données dans la liste Espace de travail du menu de navigation Paramètres.
2. Personnalisez votre nouveau champ de données
Vous pouvez maintenant ajouter un nouveau champ de données en sélectionnant + Champ de données dans le coin supérieur droit de l’écran.
Donnez un nom unique à votre champ de données, puis appliquez-lui un type de champ à l’aide du menu déroulant.
Pour ajouter plusieurs champs de données, il vous suffit de sélectionner la flèche vers le bas à côté du bouton Enregistrer, dans le coin supérieur droit de l’écran, et de passer à de nouveaux champs.
Maintenant que les champs de données de votre espace de travail n’ont plus de secret pour vous, vous pouvez commencer à ajouter de nouveaux types de documents.
Nous allons vous montrer à quel point cette fonctionnalité est facile à utiliser.
Créez de nouveaux types de documents pour favoriser l’efficacité
Les types de documents vous permettent de présélectionner un groupe de champs de données. Ainsi, lorsque vous attribuez un type à un document, tous les champs nécessaires y sont automatiquement ajoutés et n’ont plus qu’à être remplis.
La création d’un type de document ne demande que deux étapes :
1. Créez un nouveau type de document
Une fois que vous avez ajouté tous vos champs de données, rendez-vous dans l’onglet Types de documents.
À partir de là, sélectionnez + Type et indiquez le nom du type de document.
2. Ajoutez les champs de données nécessaires.
Après avoir nommé votre type de document, cliquez sur + Champs de données.
Dans la fenêtre contextuelle suivante, vous pouvez sélectionner les champs de données personnalisés de votre choix pour les ajouter au document.
Sélectionnez Terminé pour terminer l’ajout de champs, puis cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit de l’écran.
Si vous disposez d’un forfait Professionnel ou Entreprise, vous pouvez ajouter des champs de données à tous les modèles et documents, que vous ayez créé ou importé le document et quel que soit son statut actuel.
Cliquez simplement sur l’icône Données de la barre d’outils de l’éditeur et ajoutez les informations nécessaires.
Les types de documents et les champs de données sont également applicables aux modèles.
Vous pouvez attribuer un type de document à un modèle et préremplir les champs de données associés.
Tout document créé à partir de ce modèle héritera de ces valeurs.
Si nécessaire, vous pouvez personnaliser les champs de données préremplis que vous souhaitez inclure directement au niveau du document.
Une fois que vous avez créé des champs de données et des documents personnalisés, remplissez manuellement chaque champ de données du document ou du modèle avec les données que vous souhaitez suivre.
Ensuite, vous pouvez facilement rechercher et filtrer ces champs dans tous les documents que vous créez afin d’automatiser et d’accélérer davantage votre flux de travail. Nous allons maintenant aborder la recherche et le filtrage.
Recherchez et filtrez les informations en toute simplicité
Le nouveau référentiel de contrats de PandaDoc vous permet de rechercher et filtrer vos documents à l’aide de champs de données.
Par exemple, si vous souhaitez restreindre davantage votre recherche et vous concentrer uniquement sur les accords à renouvellement tacite, vous pouvez filtrer les résultats en fonction du type d’expiration.
Et voilà : en quelques secondes, vous disposez d’une liste affinée qui correspond à vos besoins.
Prêt à essayer par vous-même ?
Voici comment se lancer :
1. Recherchez et filtrez vos documents
Commencez votre recherche en parcourant votre liste de documents dans PandaDoc.
Ensuite, accédez aux filtres en haut de la liste et sélectionnez Plus.
Vous pourrez ainsi faire défiler la liste de documents, ou rechercher un type de document ou une juridiction.
Une fois que vous maîtrisez le filtrage et la recherche, vous êtes prêt à créer des rapports personnalisés.
Créez des rapports personnalisés depuis un seul et même endroit
Vous pouvez utiliser les champs de données et les types de documents non seulement pour la création et la recherche de documents, mais aussi pour la génération de rapports !
Vous pouvez utiliser les champs de données pour créer différentes colonnes dans votre rapport, puis retirer les documents qui ne sont pas pertinents dans le cadre de votre analyse.
Voici comment procéder :
1. Personnalisez votre rapport
Pour commencer, sélectionnez Rapports sur le côté gauche de l’écran. Sélectionnez ensuite Données des documents.
Dans l’écran suivant, sélectionnez Personnaliser en haut à droite pour choisir les champs de données à utiliser dans les colonnes de votre rapport.
2. Incluez les champs de données de votre choix
Ensuite, sélectionnez les champs de données à inclure dans votre rapport. Vous pouvez personnaliser votre rapport plus en profondeur à l’aide de filtres.
Lorsque vous êtes prêt à exporter votre rapport, enregistrez-le dans PandaDoc ou exportez-le en tant que fichier .csv.
Une fois que le référentiel de contrats n’aura plus de secret pour vous, vous pourrez aller plus loin et exploiter pleinement ses fonctionnalités.
Optimisez votre référentiel de contrats
Maintenant que vous maîtrisez les bases, servez-vous des astuces ci-dessous pour aller plus loin et exploiter pleinement les fonctionnalités du référentiel de contrats.
1. Maintenez votre espace de travail en ordre
Si un champ de données ou un type de document n’est plus utile, vous pouvez l’archiver pour qu’il n’apparaisse plus nulle part.
Vous pourrez le restaurer ultérieurement si vous souhaitez qu’il soit de nouveau visible. Vous n’aurez pas besoin de le recréer.
Un champ de données archivé n’apparaît plus dans les documents où il est présent et disparaît également des fonctions de recherche, de filtrage et de création de rapports.
De la même façon, un type de document archivé n’apparaît plus.
Le type de document archivé ne fera plus partie des options proposées lors de la création d’un document, mais il figurera toujours dans le panneau d’information du document.
2. Importez vos documents existants
Nous savons à quel point il est important de réunir tous les documents au même endroit, c’est pourquoi nous avons facilité l’importation groupée de vos documents existants dans PandaDoc.
Tout d’abord, cliquez sur Documents dans le menu de navigation de gauche. Sélectionnez ensuite la flèche vers le bas à côté de + Document.
Ensuite, naviguez vers Importation groupée. À partir de là, vous pouvez facilement personnaliser le dossier de destination et le statut des documents que vous importez.
3. Tenez-vous informé des nouveautés
PandaDoc mettra régulièrement à jour le référentiel de contrats.
Tenez-vous informé des mises à jour de notre produit pour profiter de nos améliorations, comme les variables qui remplissent automatiquement vos champs de données, le suivi des renouvellements automatiques et bien plus encore !
Gardez la main sur vos documents
Le référentiel de contrats de PandaDoc vous permet de suivre des points de données essentiels, de simplifier la gestion des documents et d’extraire de précieuses informations de vos contrats.
Avec les champs de données, vous pouvez trouver instantanément les informations que vous recherchez, limiter les risques et agir.
Même si vos documents existants ont été conçus sans PandaDoc, notre référentiel dans le cloud vous permet de les importer de façon groupée en préservant leur individualité.
Reprenez la main sur vos contrats toujours plus nombreux en automatisant leur création, leur envoi, leur suivi, leur gestion, leur signature, leur stockage et même l’encaissement des paiements, directement dans PandaDoc.
Questions fréquentes
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Vous pouvez ajouter des champs de données manuellement dans le document. Voici comment procéder :
- Connectez-vous à PandaDoc.
- Accédez à Paramètres, en bas à gauche de l’écran.
- Localisez la section Espace de travail.
- Dans la liste du menu de navigation gauche, sélectionnez Données.
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Vous pouvez facilement supprimer les champs de données de n’importe quel document de votre compte en les archivant. Ils seront ainsi supprimés des documents, des filtres et des rapports. Ils disparaîtront également de la liste des champs personnalisés définis pour un type de document.
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Bien sûr ! Dans le module de rapport, vous pouvez accéder à un ensemble distinct de rapports sur les données des documents. Vous pouvez établir des rapports sur toutes les valeurs contenues dans les champs de données et utiliser les valeurs suivies dans les champs de données pour filtrer les enregistrements dans le rapport. Vous pouvez facilement enregistrer des rapports personnalisés et les exporter au format .csv pour les partager rapidement avec votre équipe.