Les contrats expirent généralement lorsqu’ils atteignent leur date de fin prédéterminée ou lorsqu’ils sont arrivés à terme.
L’expiration peut être due à la conclusion naturelle du projet, à l’accomplissement des obligations ou à un accord mutuel.
Lisez la suite pour savoir comment vous assurer de ne jamais être pris au dépourvu par des contrats expirés.
Principaux enseignements
- Le fait d’opérer dans le cadre de contrats expirés peut entraîner des risques juridiques – assurez-vous toujours que vos actions sont autorisées et qu’elles s’inscrivent dans le cadre de protections contractuelles valides.
- Ne confondez pas l’expiration d’un contrat avec la résiliation d’un contrat – les causes, les implications et les processus sont différents.
- Utilisez des rappels, des avancées technologiques, des évaluations régulières de la durée, des évaluations de coûts et des canaux de communication ouverts pour gérer efficacement les expirations de contrats.
Comprendre les contrats expirés et résiliés
L’une des plus grandes erreurs en matière d’expiration de contrat est l’utilisation du terme « résiliation » comme synonyme, ce qui n’est pas le cas.
Voici la différence entre ces deux notions :
1. En termes simples, un contrat expiré est un contrat qui a atteint une date de fin prédéfinie et qui n’a pas été renouvelé.
Ce cas ne nécessite aucune justification spécifique ni aucun autre document que le contrat lui-même.
Le fait de ne pas tenir compte des termes d’un contrat basé sur le renouvellement peut déclencher par inadvertance un renouvellement automatique.
En outre, certaines parties du contrat, telles que les accords de non-divulgation ou les droits de propriété intellectuelle, peuvent être maintenues après la fin du contrat.
Le fait de laisser des comptes non réglés ou de ne pas restituer des biens peut entraîner des problèmes juridiques.
2. Un contrat résilié , quant à lui, indique un accord juridiquement contraignant qui a pris fin activement avant la date prévue.
Souvent due à des violations de contrat, la résiliation nécessite des procédures et des délais de préavis spécifiques.
Une résiliation anticipée vous oblige généralement à payer des frais contractuels et peut vous obliger à recourir à l’arbitrage ou à d’autres méthodes de résolution des litiges.
Une rupture de contrat sur le site sans qu’il y ait eu résiliation pourrait conduire la partie lésée à indemniser le manque à gagner ou à compenser les coûts de remplacement liés à la récupération.
Facteurs causant l’expiration du contrat
L’expiration d’un contrat est due à plusieurs facteurs.
Passons-les en revue et mettons en lumière leurs implications et les actions qui en découlent.
- Date de fin atteinte. Les contrats expirent lorsque la date de fin stipulée est atteinte.
- Conditions remplies. Les contrats assortis de conditions ou de durées spécifiques prennent fin lorsqu’ils ont été menés à bien.
- Réalisation de la période d’exécution du contrat. Le contrat expire également lorsque le nombre d’heures, de jours, de semaines ou de mois requis pour l’exécution du contrat est atteint.
- Limites légales. Certains contrats sont assortis d’un délai d’exécution. Ils prennent fin à l’expiration de cette durée.
- Renouvellements ou extensions. Les contrats peuvent être assortis d’une option de renouvellement ou d’extension, ce qui permet de les poursuivre malgré la date d’expiration.
Lignes directrices concernant l’expiration des contrats
Examinons de près les lignes directrices qui vous permettront de maîtriser parfaitement vos contrats arrivant à échéance.
1. Mettre en place des alertes
Tout d’abord, mettez en place des rappels afin de connaître les dates d’expiration des contrats.
Il s’agit d’un moyen efficace de s’occuper des contrats bien avant leur date d’expiration.
Par exemple, une entreprise manufacturière a conclu un contrat avec un fournisseur de pièces d’assemblage spéciales.
La programmation d’alertes 6 mois, 3 mois et 1 mois avant l’échéance laisse suffisamment de temps pour examiner les performances, envisager d’autres solutions et mener des négociations sur le site en vue d’un renouvellement, le cas échéant.
L’oubli d’une date de péremption peut entraîner un retard dans les approvisionnements, ce qui a un impact négatif sur les performances globales.
2. Envisager des solutions techniques
Les solutions modernes de gestion des contrats proposent des rappels automatisés, ce qui réduit considérablement le risque d’oublier des dates de fin de contrat cruciales.
3. Contrôler l’exécution et la réalisation du contrat
Gérer les contrats avant leur expiration en suivant leurs performances par rapport aux conditions convenues.
Comprendre dans quelle mesure chaque partie remplit ses obligations et ses engagements permet de décider quels accords méritent d’être renouvelés.
Prenons un exemple. Une entreprise informatique a conclu un accord de niveau de service (SLA) avec un fournisseur de services en nuage.
Grâce à l’examen trimestriel des accords de niveau de service, ils peuvent s’assurer que le fournisseur respecte les pourcentages de disponibilité, les temps de réaction, les protocoles de sécurité des données et d’autres niveaux de service inscrits sur la liste.
4. Toujours décomposer les coûts potentiels
N’oubliez pas qu’une gestion inefficace de l’expiration des contrats pourrait augmenter les coûts cachés, y compris les frais de justice liés aux litiges contractuels.
D’autres coûts inattendus peuvent résulter de renouvellements automatiques incontrôlés au lieu d’expirations.
5. Être conscient des conséquences d’une opération menée dans le cadre d’un contrat expiré
Continuer à fournir des services à un client après la date d’expiration du contrat peut entraîner plusieurs risques juridiques .
Par exemple, si le cabinet de conseil juridique continue à facturer des honoraires pour ses services sans que le contrat ait été renouvelé, il pourrait (et devrait) être accusé de facturation non autorisée, ce qui constitue une action en justice.
En outre, les organismes de réglementation pourraient imposer des amendes ou des sanctions à l’entreprise pour avoir opéré sans contrat valide, ce qui affecterait sa réputation et sa situation financière.
Prochaines étapes
Nous espérons que vous êtes maintenant bien informé pour éviter une expiration imprévue des contrats, et que vous ne serez plus jamais surpris ou pris au dépourvu.
Mais quelle est la prochaine étape ?
Une bonne première étape consiste à commencer à gérer vos contrats à l’aide d’un outil qui vous permet d’ajouter et de contrôler leurs dates d’expiration.