Vous avez peut-être déjà rencontré ce problème : comment signer électroniquement un fichier PDF ?
En effet, par définition, les PDF ne peuvent pas être modifiés, et lorsque ces documents vous sont transmis par voie dématérialisée, réussir à les signer peut vous sembler difficile.
Impression et numérisation, collage de signature… différentes techniques existent, mais nous vous présentons la solution la plus sécurisée pour vos documents : la signature électronique.
Découvrez comment signer l’ensemble de vos PDF sans perdre de temps grâce à cette méthode.
Comment les PDF sont-ils généralement signés ?
De nombreuses personnes utilisent encore des méthodes longues et fastidieuses pour signer leurs documents PDF.
Bien souvent, c’est la technique de l’impression et de la numérisation qui est retenue.
Puisque le document PDF ne peut pas être modifié, on pense souvent que la seule option consiste à imprimer le document sur papier, ce qui permet de le signer manuellement.
Ensuite, le document signé est numérisé par un scanner, ce qui permet de créer une copie au format PDF.
S’il vous est déjà arrivé de signer un document PDF de cette manière, les points faibles de cette méthode vous ont certainement sauté aux yeux.
Tout d’abord, c’est une solution qui prend du temps et qui nécessite l’utilisation d’un scanner et d’une imprimante.
L’impression de documents pose également question d’un point de vue écologique.
Enfin, il ne s’agit pas d’une méthode sécurisée et l’intégrité des documents signés ne peut pas être garantie.
En dehors de cette méthode, les personnes disposant d’un appareil macOS peuvent également ajouter leur signature sous la forme d’une image, redimensionnée pour s’adapter au format du doc PDF.
Cette signature réalisée grâce au trackpad de l’ordinateur n’est toutefois pas l’option la plus rapide et la plus sécurisée.
Il faut aussi savoir que ce mode de signature ne dispose d’aucune valeur juridique.
Quelle est la meilleure option pour la signature des PDF ?
Pour signer des documents PDF rapidement et de façon sécurisée, l’option la plus conseillée est donc l’utilisation de la signature électronique.
Le choix d’un logiciel de signature électronique vous permet de gagner du temps dans vos démarches, pour signer rapidement tous types de documents sous format PDF.
Il s’agit aujourd’hui de la seule solution disposant d’une réelle valeur juridique, un point essentiel pour la signature de contrats et autres documents importants.
Comment signer sur un PDF : les avantages de la signature électronique
Signer électroniquement un PDF comporte de nombreux avantages. En voici quelques exemples.
Utilisation facilitée
Tous les documents PDF peuvent être signés à distance, selon les besoins et les disponibilités de chacun.
Gain de temps
Il n’est plus nécessaire d’imprimer et de numériser chaque document.
Les signataires peuvent parcourir un document et ajouter leur signature rapidement, ce qui réduit les délais de traitement des documents.
Une solution économique
La signature électronique permet de réaliser d’importantes économies sur les coûts d’impression et de numérisation des documents, en évitant notamment l’achat d’encre et de papier.
Elle permet aussi de limiter les coûts de stockage des documents papier.
De plus, il est possible de choisir une solution de signature électronique gratuite pour encore plus d’économies.
Sécurité et conformité légale
La signature électronique garantit l’intégrité de vos données et offre une réelle valeur légale.
Le règlement européen eIDAS définit les règles exactes qui doivent suivre les prestataires de solutions pour vous offrir différents niveaux de signature électronique, le plus haut niveau ayant la même valeur légale qu’une signature manuscrite.
Collaboration et accessibilité renforcée
Les documents signés électroniquement peuvent être facilement partagés et consultés en ligne, ce qui simplifie la collaboration, même à distance.
Vous pourrez également retrouver des fonctionnalités de suivi en temps réel et de notification, pour savoir quand un document est signé.
Traçabilité et archivage simplifiés
Le suivi et l’archivage des documents signés en ligne sont facilités.
Un geste pour l’environnement
En évitant les impressions et le gaspillage de papier, la signature électronique se présente comme une solution moderne et écologique.
Signer un document PDF sans l’imprimer : la solution PandaDoc
PandaDoc propose une solution de qualité, qui vous accompagne dans toute la gestion de vos documents.
Notre logiciel vous permet de créer vos documents, de les personnaliser selon vos besoins et de les faire signer à tout moment, même depuis un téléphone portable.
Vous pourrez également vous servir de PandaDoc pour signer un document PDF.
Comment signer électroniquement un document PDF avec PandaDoc
Voici les étapes à suivre pour faire une signature électronique sur vos documents PDF avec la solution PandaDoc.
- Chargez le document : commencez par importer votre document PDF, de manière à ce que vous puissiez y accéder depuis PandaDoc.
- Remplissez les champs demandés : vous ne pourrez pas modifier le document, mais vous serez en mesure de remplir les champs demandés.
- Signez : il ne vous reste plus qu’à signer le PDF. Il pourra ensuite être transmis rapidement à la personne concernée.
Pour créer un PDF à faire signer :
- Créez votre document : vous pouvez importer un PDF existant, créer un document ou transformer un autre document existant en fichier PDF.
- Ajoutez les champs à remplir : vous pourrez ajouter différents types de champs, dont le champ de signature électronique.
- Envoyez le document : il vous suffit maintenant d’envoyer votre document directement par e-mail en renseignant les différents destinataires.
Les avantages de PandaDoc
PandaDoc prend en charge de nombreux formats, tels que les documents .png, .jpg, .jpeg et .docx, en plus des .pdf.
Contrairement à d’autres alternatives, c’est une solution dont vous pourrez profiter gratuitement pour la signature des PDF.
Le logiciel de signature électronique proposé par PandaDoc intègre des mesures de sécurité avancées pour garantir l’identité des signataires et la confidentialité des documents.
C’est une solution juridiquement contraignante, qui respecte les exigences du règlement eIDAS et des règlements américains ESIGN et UETA.
Un certificat électronique accompagne chaque document signé.
En plus, avec PandaDoc, vous pouvez effectuer le suivi de vos documents, de manière à être au courant de toute modification apportée.
Vous saurez à quel moment ils sont consultés et par quel destinataire, et recevrez une notification lorsque l’un de vos documents est signé.
