Envía documentos en masa (incluso con un plantilla .csv)
Utiliza una plantilla para enviar un mismo documento a varios destinatarios y que cada uno de ellos cuente con su propia copia para que la pueda rellenar o revisar.
Envío en masa
Envía documentos a varios destinatarios con un solo clic.
Ahorra tiempo gracias a la distribución de documentos en masa. Utiliza variables integradas, plantillas y archivos .csv para enviar documentos a cientos de destinatarios.
Más de 50.000 empresas confían en PandaDoc para enviar y firmar documentos
¿Qué es el envío en masa?
El envío en masa es una opción que permite distribuir documentos y correos electrónicos a varios destinatarios al mismo tiempo. Para utilizar esta función se necesita una plantilla de documento con bloques de contenido dinámicos y un archivo .csv (valores separados por comas) que contenga toda la información necesaria para enviar el documento.
Los usuarios de PandaDoc pueden ahorrar tiempo utilizando el envío en masa automático para hacer llegar cientos de documentos y correos electrónicos a un gran número de destinatarios. Además, a pesar de que se trate de un proceso automatizado, cada documento se puede personalizar, lo que permite un proceso escalable que se ajusta a los estándares de cada marca.
Sé más eficiente gracias al envío en masa
Envía documentos a la velocidad
de la luz
Envía documentos hasta a 1000 destinatarios a la vez desde una sola interfaz.
Utiliza variables para darles un toque
personalizado
Haz uso de nuestras plantillas y variables para añadir nombres, direcciones y cualquier otra información exclusiva a documentos generados automáticamente.
Ahorra tiempo y olvídate de la redundancia
de los procesos
Envía documentos de forma automática a varios destinatarios y recupera docenas de horas de trabajo administrativo.
Mejora la forma en la que envías documentos en masa
Automatiza el proceso de distribución
Los flujos de trabajo de preparación de documentos tradicionales fueron diseñados para enviar documentos de uno en uno, teniendo que asignar destinatarios, añadir campos de firma electrónica y crear un mensaje personalizado para cada uno.
Aunque este nivel de detalle resulta fundamental para los contratos y propuestas, no es necesario para documentos sencillos como acuerdos de confidencialidad o notificaciones de políticas. Optimiza la distribución de este tipo de documentos con funciones de envío en masa, para que tu equipo pueda ahorrar tiempo y esfuerzo.
Máxima eficacia gracias a tus listas y datos
¿No te parece tremendamente tedioso tener que añadir firmantes y destinatarios de forma manual a cada documento? Con PandaDoc, podrás enviar tus documentos en masa utilizando archivos .csv.
Basta con que introduzcas los nombres de los destinatarios en una hoja de cálculo y, a continuación, uses la opción de combinar campos para añadir dicha información a tus documentos de forma automática. Este proceso simplificado sustituye los flujos de trabajo manuales por una distribución automatizada de los documentos que elijas a toda tu lista de destinatarios.
Garantiza una imagen de marca coherente gracias a las plantillas
Las herramientas de envío en masa son perfectas para documentos transaccionales, pero no por ello tienes que sacrificar tu imagen de marca. Con PandaDoc, podrás utilizar plantillas prediseñadas y mantener un control total sobre el aspecto de los documentos que envíes.
Además, PandaDoc te permite personalizar fácilmente las plantillas con el editor de documentos para garantizar la coherencia de tu imagen de marca durante el proceso de envío en masa.
Aprende a utilizar la función de envío en masa de PandaDoc
"PandaDoc ha optimizado los procesos enormemente. Ahora, enviar los paquetes de contratación a los candidatos es pan comido… De no ser por PandaDoc, supondría una tediosa carga administrativa".
Directora de sistemas y procesos empresariales
Distribuye documentos esenciales con la opción de envío en masa
Acuerdos y adendas
Los acuerdos estandarizados (por ejemplo, los de confidencialidad) y las adendas actualizadas (la notificación de un cambio en el servicio, por ejemplo) son ciertamente necesarios aunque, en gran medida, de naturaleza administrativa. Esto quiere decir que las empresas los tienen que enviar y, en la mayoría de los casos, puede que incluso requieran la acción de un destinatario (como una firma electrónica). No obstante, su contenido está estandarizado.
Los documentos que entran en esta categoría son excelentes candidatos para el envío en masa, porque no requieren una gran personalización y, a menudo, deben enviarse a un gran número de destinatarios.
Trámites de incorporación
Para las empresas que llevan a cabo campañas de contratación que incluyen a varias personas, el envío de documentos en masa es una forma sumamente eficaz de hacer llegar los formularios, los documentos y la información fundamental a los nuevos empleados. Los administradores pueden elaborar las plantillas de los documentos pertinentes, crear una lista de destinatarios en formato .csv y dejar que PandaDoc se encargue del resto.
Por su parte, los nuevos empleados pueden enviar su información y rellenar todos los documentos que haga falta, que a continuación se pueden incorporar a los archivos y bases de datos correspondientes. PandaDoc también se integra con Greenhouse, por lo que mantenerlo todo conectado es aún más fácil.
Consentimiento y descargos de responsabilidad
Muchas empresas recurren a formularios de consentimiento y descargos de responsabilidad antes de iniciar proyectos o abordar ciertos problemas. Para este tipo de formularios, suele ser necesario recopilar la firma electrónica o una confirmación similar por parte del cliente.
El envío en masa de este tipo de documentos es una gran opción, especialmente cuando se remiten a varios clientes nuevos a la vez. Con las plantillas adecuadas y la configuración pertinente, todos los implicados podrán beneficiarse de un proceso de aprobación rápido y sumamente sencillo.
Encuestas y cuestionarios
Las opiniones de los clientes tienen un valor incalculable para la mayoría de las empresas. La función de envío en masa de PandaDoc te permitirá distribuir formularios de opinión a toda una lista de clientes o empleados y obtener respuestas rápidamente.
Prepara tus documentos con preguntas, desplegables y campos de respuesta y, a continuación, envíalos en masa mediante correo electrónico, acompañados de un asunto llamativo que fomente la participación de un mayor número de personas.
Aprende a utilizar la opción de envío en masa de PandaDoc
Descubre cómo enviar documentos en tiempo récord
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Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para enviar documentos en masa?
Con el fin de enviar documentos mediante la función de envío en masa, necesitarás dos cosas:
- Una plantilla del documento
- Un archivo .csv con la información para la distribución
La función de envío en masa automatiza el proceso de distribución de documentos fusionando automáticamente el contenido del archivo .csv en una plantilla previamente preparada.
Al crear la plantilla, toma nota de las variables del documento. A menudo, las variables se utilizan como marcadores de posición para elementos únicos como nombres, títulos y direcciones.
Cuando prepares tu archivo .csv en Google Sheets o Microsoft Excel, asegúrate de incluir una columna para cada variable, así como una lista de correos electrónicos para su distribución.
Nota: La columna que contiene las direcciones de correo electrónico actuará como columna maestra del documento. Asegúrate de que toda la información se encuentra en la fila correcta para garantizar la precisión del envío en masa.
¿Hay algo en particular que las herramientas de envío en masa no puedan hacer?
Sí. Como todo proceso automatizado, el envío en masa sacrifica cierto control en pos de una mayor eficiencia.
Así pues, cuando uses la función de envío en masa, no podrás realizar ninguna de las siguientes acciones:
- Enviar varios documentos a un solo firmante
- Enviar un documento a varios firmantes
- Establecer el orden de firma
- Ajustar los permisos de documentos individuales
- Añadir soluciones de precios personalizadas
- Modificar la plantilla para cada documento
Si algún documento requiriera una acción única, tendrás que excluirlo del proceso de envío en masa.
¿Qué ocurre una vez se han enviado los documentos?
Una vez que hayas enviado tu documento, PandaDoc creará una carpeta en la sección de documentos correspondiente, teniendo en cuenta el nombre de tu plantilla y la fecha de distribución. La carpeta contendrá todos los documentos enviados mediante el proceso de envío en masa y te permitirá acceder a ellos cuando lo precises.
Por su parte, los destinatarios recibirán tus documentos por correo electrónico y seguirán el mismo proceso de revisión y firma electrónica que PandaDoc utiliza para el resto de documentos.
Sin embargo, no recibirán ninguna indicación de que el documento ha sido enviado como parte de un envío en masa.
¿Cuánto cuesta enviar documentos en masa?
Con los planes Business y Enterprise de suscripción anual puedes enviar hasta 250 documentos al año, por cuenta, de forma gratuita.
No obstante, se pueden adquirir envíos adicionales con un coste de 2 USD por documento, que caducarán al final del periodo de suscripción.
¿Es la función de envío en masa lo mismo que la agrupación de documentos?
No.
El envío en masa permite hacer llegar un mismo documento a varios destinatarios. Se trata de una opción especialmente útil cuando se quiere distribuir el mismo documento a un grupo de destinatarios que pueden no estar relacionados.
La agrupación de documentos permite enviar varios documentos, en una única distribución, a un grupo conectado de destinatarios o firmantes. Por ejemplo, si un equipo del departamento Legal desea enviar un contrato, un acuerdo de confidencialidad y dos acuerdos de no divulgación a un nuevo cliente que cuenta con cinco responsables de la toma de decisiones, la agrupación de documentos permite enviar dichos documentos en un mismo paquete.
¿En qué se diferencia la función de envío en masa de PandaDoc de las de otras plataformas?
El envío en masa de PandaDoc es similar a las funciones de distribución en masa de otras plataformas.
Por ejemplo, el envío en masa a través de Docusign se basa en las plantillas de Docusign creadas mediante el proceso de preparación estándar y utiliza una lista de distribución similar al archivo .csv que requiere PandaDoc.
La diferencia fundamental entre PandaDoc y la mayoría de las funciones de la competencia es el nivel de control y personalización que ofrece nuestra plataforma durante la creación de plantillas. Con PandaDoc, las plantillas se pueden crear y pulir dentro del editor, lo que permite un proceso de creación y distribución de los documentos mucho más fluido y eficaz que el del resto de plataformas.