¿Firma electrónica segura? Dalo por hecho con PandaDoc.

Garantizamos que tus firmas son auténticas, fidedignas y aplicables, de conformidad con los reglamentos relacionados con la seguridad y la trazabilidad de las firmas electrónicas. Asimismo, puedes aplicar algunas medidas adicionales para proteger los datos confidenciales con la verificación de la firma a través de firma electrónica cualificada o la verificación del destinatario mediante un código de acceso o un SMS.

Podemos enviar tus documentos al usuario que selecciones con total seguridad y garantizar que el destinatario de tus contratos sea el único que pueda firmar la documentación.

Aunque proporcionamos una solución de firma electrónica para generar firmas digitales legalmente vinculantes, no nos responsabilizamos de la validez de tu contrato. Asegúrate de revisarlo con expertos legales para garantizar su aplicabilidad en las jurisdicciones donde necesites ejecutarlo.

Las firmas electrónicas de PandaDoc cumplen con los requisitos legales más estrictos de la Unión Europea y Estados Unidos. Los requisitos exactos para la firma electrónica dependerán de tu ubicación y deberían confirmarse con un asesor jurídico.

Con las firmas electrónicas de PandaDoc, se hace un seguimiento de todas las acciones que se llevan a cabo en un documento. Estas acciones se registran en una traza de auditoría no editable, que incluye cada vez que se envía, se visualiza, se imprime, se firma o se rechaza el documento, así como una marca de hora, la IP y la dirección de correo electrónico. De esta manera, resulta muy sencillo demostrar dónde y cuándo se ha interactuado con el documento y quién lo ha hecho, además de garantizar que no se ha alterado.

Gracias a nuestra autenticación de ID de terceros y la seguridad del almacenamiento y el cifrado de datos, las firmas electrónicas constituyen una prueba admisible en los tribunales, equivalente a una firma manuscrita.

Las QES deberían utilizarse cuando el remitente quiera garantizar la seguridad y la conformidad de una firma. Esta función permite a los usuarios proteger datos confidenciales y confirmar la identidad del firmante. Se utiliza básicamente en:

1. Empresas europeas que quieren cumplir con el reglamento eIDAS.
2. Organizaciones más grandes que se preocupan por la protección de sus datos, tienen más documentos que firmar y procesos internos más complejos, además están más controladas por los organismos reguladores.
3. Algunos sectores regulados a los cuales se les exige por ley que apliquen QES en determinadas transacciones comerciales (recursos humanos para la contratación de nuevos empleados, sector inmobiliario para comprar y vender propiedades o asistencia sanitaria).

Colaboramos con eID Easy para proporcionar verificación de la identidad a través de los siguientes proveedores de servicio de confianza (TSP):

• Smart ID
• Mobile ID
• National ID card
• Freja eID
• Chave Movel
• CertEurope
• Certsign
• EvroTrust

Nuestro certificado de firma electrónica muestra el nombre del destinatario, sus iniciales o firma, su dirección de correo electrónico verificada y su dirección IP. También incluye marcas de fecha y hora que indican cuándo se completó el acuerdo y cuándo se realizó la verificación por SMS o código de acceso (si procede).

Sí.

La seguridad de tus datos es nuestra máxima prioridad. Cumplimos con el SOC tipo 2 y todos tus datos se protegen con cifrado de clave pública o asimétrico, tanto si están en reposo como en tránsito.

La legalidad de la firma electrónica varía de un país a otro. Consulta nuestras páginas sobre la legalidad de la firma electrónica específica para cada país (en inglés) y conoce los pasos necesarios para crear firmas electrónicas legalmente vinculantes donde estés.

Siempre. Además de poder descargar o exportar tus documentos firmados, también puedes organizarlos dentro de PandaDoc para facilitar su acceso.

Sin embargo, si optas por mantener tus registros, ten en cuenta que la conservación de registros es un aspecto clave del uso de registros electrónicos.

Tendrás que almacenar tus contratos y documentos durante varios años para cumplir con la mayoría de las normativas federales.

En muchos casos sí, las firmas electrónicas son válidas y aplicables. Existen algunas excepciones en función del negocio y el caso de uso, por lo que es importante seleccionar el tipo de firma electrónica más acorde al valor legal de tu acuerdo.

Estos son los distintos tipos de firma electrónica y casos de uso recomendados:

La firma electrónica simple (SES) se puede utilizar para aquellos documentos con menos requisitos legales.

La firma electrónica cualificada (QES), con el certificado adjunto, tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita en la UE. Las QES son idóneas para documentos con requisitos legales estrictos y un algo riesgo de responsabilidad, incluyendo las auditorías o los contratos de crédito o préstamo de consumidores.

En Estados Unidos, la ley ESIGN establece que las firmas electrónicas son válidas ante tribunales de justicia, pero indica que los contratos en papel y las firmas manuscritas deben seguir siendo el estándar en determinados casos, como en derecho de familia, testamentos y fideicomisos o el cese de las prestaciones de seguros médicos. En la UE, solo la QES acompañada de un certificado que verifique la identidad del firmante tiene el mismo valor legal que las firmas manuscritas.

eIDAS
El reglamento eIDAS regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado único europeo. Define tres tipos de firma electrónica (SES, AES y QES) y establece un marco legal para las personas, las empresas (especialmente las pequeñas y medianas empresas) y las administraciones públicas para acceder a los servicios de forma segura y ejecutar transacciones digitales entre todos los estados miembros de la UE.

Desde que el Reino Unido salió de la UE, en este país se aplica una forma enmendada, pero muy similar, del reglamento (reglamento eIDAS del Reino Unido) para las firmas electrónicas.

Firma electrónica estándar o simple (SES)
La firma electrónica estándar es el tipo de firma electrónica más básico. El firmante puede escribir o dibujar su nombre y no hay ninguna forma electrónica de validación de la firma. Este tipo de firma es muy sencillo de utilizar, pero también es el más fácil de rebatir porque aplica un número limitado de protocolos de seguridad para verificar la autenticidad del firmante.

Firma electrónica avanzada (AES)
Una firma electrónica avanzada debe garantizar que las firmas estén vinculadas de forma exclusiva a la identificación del firmante y que sean capaces de identificarlo. Debe crearse mediante datos de generación de firma electrónica que el firmante puede utilizar bajo su control exclusivo, con un elevado nivel de confianza.

Firma electrónica cualificada (QES)
Una firma electrónica cualificada es la forma de AES más estricta, y es el único tipo de firma al que se le otorga el mismo valor legal que una firma manuscrita. Se trata de una firma electrónica avanzada acompañada de un certificado digital cualificado creado mediante un dispositivo de creación de firmas cualificadas (QSCD). Este QSCD debe ser emitido por un proveedor de servicio de confianza (TSP) de la UE incluido en la Lista de confianza de la Unión Europea (EUTL).