Vaimo

Quién

Vaimo es un proveedor de soluciones de comercio electrónico de servicios integrales con doce oficinas en nueve países. Con sede en Estocolmo, Suecia, ayuda a los comerciantes a alcanzar sus objetivos de comercio electrónico, incluyendo servicios de diseño, desarrollo y estrategia, todo ello en la plataforma Magento.

El problema

Vaimo necesitaba una solución centralizada a nivel mundial.

La expansión mundial conlleva una serie de retos, especialmente en lo relativo a la estandarización en toda la organización. Con el elevado volumen de propuestas, contratos, presupuestos y otros documentos para el cliente que se envían (se estimaron 270 solo en 2015), cada uno de ellos con entre doce y hasta cientos de páginas, Vaimo necesitaba una solución centralizada que no solo estableciera uniformidad entre sus muchas oficinas y equipos, sino también que fuera más eficiente.

Antes de PandaDoc, su proceso incluía crear presupuestos y propuestas en Pages de Apple, enviarlos a través de EchoSign para que se firmaran y, por último, compartirlos con los clientes en Dropbox. Este proceso no era eficiente, ya que no permitía enviar las propuestas a los clientes de forma rápida y, además, era difícil realizar el seguimiento de lo que se enviaba y comprobar si se utilizaban los tipos de documentos correctos, la imagen de marca y las condiciones. Volver a revisar los documentos posteriormente también era complicado porque no había un sistema de almacenamiento central.

“La preparación de nuevas propuestas era totalmente ineficiente”, reconoce Brendan Peo, director de operaciones de Vaimo. “Intentar encontrar la mejor propuesta para copiarla suponía mucho tiempo y, después de copiar una propuesta anterior, muchas veces se completaba con errores. El resultado era una mezcla de propuestas y plantillas de contratos que no ofrecían una experiencia de marca coherente ni de calidad”.

“Habíamos perdido el control sobre las versiones de los contratos, los artículos y los precios utilizados, la última versión de la propuesta enviada, el estado de los contratos vigentes y los compromisos de precios finales”, explica Peo. “No teníamos ni idea de si el cliente había leído o recibido la propuesta, ni sabíamos qué secciones de la propuesta o el contrato leía. Ser una multinacional con oficinas en diversos países y que utiliza distintos idiomas y divisas no hacía sino aumentar la ineficiencia y generar más frustración”.

La solución

Vaimo habilitó la estandarización a escala global.

Gracias a PandaDoc, la falta de información ya no supone un problema. Peo ahora tiene la certeza de que todo el personal está utilizando la imagen de marca corporativa y las condiciones correctamente ya que aplican los elementos de contenido y las plantillas reutilizables. Además, puede realizar el seguimiento de quién envía qué y saber cómo interactúan los clientes con sus propuestas a través de análisis.

PandaDoc no solo ha ayudado a generar transparencia en toda la organización, sino que también ha establecido un proceso más eficiente a nivel global. Incluso han creado un banco de contenido para acceder fácilmente a respuestas previamente aprobadas a las preguntas más frecuentes de los clientes.

“El equipo de PandaDoc nos ha ayudado a preparar plantillas profesionales que reflejan nuestra marca y a las que todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente. Gracias a ello, garantizamos la coherencia, la precisión y la profesionalidad de todas las nuevas propuestas y los contratos que enviamos. Con PandaDoc, hemos recuperado el control sobre nuestros procesos de propuestas y contratos. Ahora hemos empezado a introducir PandaDoc en otros departamentos de Vaimo, como en el de gestión de proyectos, para que también puedan beneficiarse de la misma eficiencia y control que disfruta el equipo de ventas”.

La capacidad que ofrece PandaDoc de encontrar y utilizar fácilmente los documentos correctos para el cliente, así como de generar coherencia entre los equipos globales, ha dado a Vaimo la estandarización que necesitaba.

Han desarrollado un proceso mejorado para los documentos aplicando el análisis, que les permite comprender en qué se centran los clientes en las propuestas. Además, reciben periódicamente comentarios positivos sobre el diseño y la usabilidad de sus propuestas por parte de los clientes, incluso muchos se interesan por PandaDoc.