El reto
Durante la pandemia, Pierre Roy & Associés se enfrentó al reto de adaptarse a operaciones remotas y gestionar un aumento de las transacciones de documentos digitales. Al principio utilizaban Docusign, pero su modelo de precios por sobre resultaba cada vez más costoso. Además, sus capacidades de API presentaban obstáculos adicionales, que hacían que integrar la gestión de documentos en las herramientas que utilizaban a diario resultara costoso y engorroso.
PandaDoc se conecta sin problemas con el CRM de Pierre Roy & Associés a través de la integración de API, por lo que los asesores nunca tienen que abandonar su CRM para cargar documentos manualmente. Con un enfoque crítico sobre la seguridad y el cumplimiento, también utilizan la función de verificación por SMS de PandaDoc, que brinda seguridad y privacidad adicionales en cada documento firmado.
Transición remota durante la pandemia
Pierre Roy & Associés es una empresa autorizada de administración concursal especializada en servicios de quiebra e insolvencia que se ha forjado una sólida reputación por ayudar a sus clientes a recuperar la estabilidad financiera y la confianza. Con un enfoque centrado en el cliente, la empresa ha ayudado con éxito a más de 40 000 clientes en sus numerosas oficinas repartidas por todo Quebec.
Antes de 2020, Pierre Roy & Associés utilizaba principalmente firmas en papel, ya que así lo exigía la normativa del sector, pero con la pandemia esta normativa se adaptó y empezaron a cambiar toda la gestión de documentos en línea. Al principio, al utilizar su primer proveedor (Docusign), toparon con diversos obstáculos:
- El modelo de precios por sobre de Docusign resultó ser insostenible para su gran volumen de transacciones de documentos, lo que provocó un aumento de los costes operativos que impulsó la búsqueda de una solución más escalable.
- La integración de la API de Docusign era costosa, complicada y no ofrecía la accesibilidad necesaria para agilizar el proceso de gestión de documentos.
- El conjunto de funciones de Docusign era restrictivo, lo que limitaba la flexibilidad de Pierre Roy & Associés para poner en marcha un proceso que funcionara para ellos.
Jonathan Roy, director administrativo de Pierre Roy & Associés, aprovechó su experiencia en desarrollo de software para encontrar una solución de gestión de documentos que se integrara a la perfección con su CRM personalizado. Destacó la integración de API de PandaDoc, fácil de implementar y que integraba a la perfección funciones de gestión de documentos muy sencillas de utilizar en sus herramientas ya existentes.
Integración de PandaDoc con sistemas existentes
Pierre Roy & Associés utiliza un CRM personalizado, y era fundamental que PandaDoc se integrara con su CRM, donde sus asesores pasan la mayor parte del tiempo gestionando casos. A diferencia de su experiencia con Docusign, la API de PandaDoc simplificó el proceso de integración y garantizó una experiencia fluida para los asesores que adoptaran PandaDoc:
- Con un solo clic en su CRM, un asesor puede enviar un documento para su firma. El sistema crea automáticamente el documento en PandaDoc y añade los destinatarios utilizando la información ya almacenada en su CRM.
- El estado del documento se sincroniza con el CRM, lo que permite a los asesores supervisar el progreso sin necesidad de iniciar sesión en PandaDoc. Cualquier asesor puede consultar el expediente de un cliente, ver si un documento está pendiente de firma, saber quién lo ha visto e incluso recibir recordatorios si lleva más de dos días sin firmar.
El nivel adicional de visibilidad ayuda a sus asesores a centrarse en la interacción con el cliente al tiempo que les proporciona una supervisión completa del proceso de firma a través del CRM.
«Para nosotros, la integración en nuestro CRM personalizado era una pieza fundamental del rompecabezas. Con Docusign, acceder a la API era extremadamente complicado y exigía un importante compromiso económico. Con PandaDoc, la integración de la API es una función básica de fácil acceso e increíblemente potente. Ahora, cuando necesitamos firmar un documento, es tan sencillo como pulsar un solo botón. El documento se crea en PandaDoc y los destinatarios se añaden automáticamente basándose en la información de nuestro CRM. Esta integración ha supuesto una enorme mejora y ha aumentado significativamente nuestra eficiencia y capacidad». Jonathan Roy, director administrativo de Pierre Roy & Associés
Firmas seguras con PandaDoc Identity Verification
Pierre Roy & Associés, en su calidad de administrador concursal autorizado, se rige por estrictas normas gubernamentales que exigen la confidencialidad y seguridad de los datos de los clientes. La naturaleza de los servicios de quiebra e insolvencia requiere el manejo de información muy sensible del cliente, por lo que es fundamental que solo los destinatarios previstos puedan acceder a los documentos.
Al implantar la verificación por SMS de PandaDoc, Pierre Roy & Associés es capaz de garantizar que solo el destinatario verificado pueda abrir el documento e interactuar con él. Esta capa extra de autenticación exige que los destinatarios verifiquen su identidad a través de su número de teléfono antes de que se les conceda acceso, lo que refuerza la protección de la información confidencial para cada documento que se firma.
«La seguridad de los datos de nuestros clientes es un requisito normativo, y la tranquilidad de saber que la información confidencial de nuestros clientes se maneja de forma segura es enorme. La verificación por SMS de PandaDoc proporciona la capa adicional de seguridad que necesitamos para garantizar que nuestros documentos llegan a las manos adecuadas. Nos asegura, tanto a nosotros como a nuestros clientes, que sus datos financieros están protegidos mediante un proceso de verificación sencillo pero sólido. Esta función se ha convertido en un aspecto crucial de nuestra estrategia de cumplimiento, y nos permite ofrecer un nivel de confianza y fiabilidad que nuestros clientes esperan y merecen». -Jonathan Roy, director administrativo de Pierre Roy & Associés
Optimización de los procesos de aprobación con PandaDoc
Las aprobaciones y la facilidad de colaboración son funciones clave de las que depende Pierre Roy and Associés para su gestión de documentos. La empresa utiliza las funciones de aprobación personalizadas de PandaDoc, que ayudan a los principales interesados a revisar, dejar comentarios y colaborar rápidamente antes de que un cliente firme el documento. No importa si para aprobar un documento es necesaria la participación de todo un equipo o de solo una persona: estas opciones pueden preconfigurarse al crear una plantilla de documento.
Dentro de PandaDoc también se configuran órdenes de firma como medida de refuerzo de la estructura y la seguridad, garantizando que el personal adecuado de la organización revise y sancione los documentos. El Fideicomisario es el último en firmar tras realizar la verificación final antes de que el documento se envíe al cliente.
Eliminar el papel y mejorar la confianza con PandaDoc
Con la adopción de PandaDoc, Pierre Roy & Associés ha gestinado con éxito su transición a un entorno de firma prácticamente sin papel. La API de PandaDoc se adaptó fácilmente a su CRM personalizado para mejorar significativamente su gestión de documentos. Además, en la verificación de identidad se añadió una capa de seguridad con la verificación por SMS sin complicar el proceso de firma.
Estas mejoras han permitido ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento de la estricta normativa del sector. Gracias a ello, Pierre Roy & Associés puede ofrecer a sus clientes un servicio fiable y seguro que inspira confianza y garantiza que todas las operaciones financieras se llevan a cabo cumpliendo estrictamente todos los requisitos en materia de seguridad y normativa.
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"La seguridad de los datos de nuestros clientes es un requisito normativo, y la tranquilidad de saber que la información confidencial de nuestros clientes se maneja de forma segura es enorme. La verificación por SMS de PandaDoc proporciona la capa extra de seguridad que necesitamos para garantizar que nuestros documentos llegan a las manos adecuadas. Es un aspecto crucial de nuestra estrategia de cumplimiento, ya que ofrece un nivel de confianza y fiabilidad que nuestros clientes esperan y merecen".
