Crystal Ball
Crystal Ball es un proveedor de plataformas de gestión de personal con sede en el Reino Unido. Su gama de productos ayuda a las empresas a gestionar equipamientos y al personal de campo, así como a realizar su seguimiento, a fin de incrementar la seguridad y la eficiencia.
- Reducción del 60 % en el tiempo de creación de propuestas
- Menor número de errores en los contratos
- Mayor uso de contenido de marca aprobado
El problema
Tara es la directora de marketing de Crystal Ball. Además de dirigir las iniciativas de generación de clientes potenciales, es responsable de garantizar que el equipo de ventas disponga de las herramientas y el soporte que necesitan para alcanzar sus objetivos de ventas.
Antes de desplegar PandaDoc, el equipo de ventas de Crystal Ball utilizaba Microsoft Word y PowerPoint para crear propuestas y contratos, que se entregaban a los clientes en formato PDF por correo electrónico.
Este proceso absorbía mucho tiempo del equipo de ventas, que tardaba un mínimo de media hora en la creación de una propuesta. Cada vez que se enviaba un contrato o propuesta, el equipo de ventas tenía que esperar días o incluso semanas a que los clientes potenciales imprimieran, firmaran, escanearan y devolvieran los documentos por correo electrónico.
Este proceso generaba frustración tanto al equipo de ventas y al departamento de soporte de Crystal Ball como a los clientes. Los representantes de ventas no podían investigar la causa de un retraso en una firma y el equipo de soporte con frecuencia se encontraba con notas escritas a mano en los contratos que eran indescifrables. Todo ello resultaba frustrante y provocaba errores que afectaban negativamente a la experiencia del cliente.
Como suele suceder en la mayoría de las empresas en expansión, este tipo de ineficiencias y frustraciones incidían negativamente sobre el rendimiento general de Crystal Ball, hasta que Tara decidió buscar un proceso más eficaz
La solución
Crystal Ball analizó diversas plataformas de documentos digitales antes de acotar su búsqueda a Adobe Sign y PandaDoc. El conjunto de funciones más potente y el menor precio de PandaDoc finalmente inclinaron la balanza a nuestro favor, y Crystal Ball decidió adoptar nuestra plataforma para su equipo de ventas.
Tara y el equipo de éxito del cliente de PandaDoc enseguida se pusieron manos a la obra para configurar un entorno que facilitara al equipo de ventas la creación, el envío y la firma de sus contratos y propuestas. Tara pudo crear una biblioteca de plantillas de propuestas y contratos y llenar su biblioteca de contenidos con artículos aprobados para aplicarlos en las propuestas de ventas.
Actualmente, el equipo de ventas de Crystal Ball utiliza a diario PandaDoc para crear, enviar y firmar sus propuestas y contratos, así como para realizar su seguimiento.
Resultados
La plataforma de PandaDoc ha ofrecido un gran retorno de la inversión a Crystal Ball. Su equipo de ventas dedica un 60 % menos de tiempo a la creación de propuestas con PandaDoc en comparación al que invertía con Word y PowerPoint. Además, es capaz de crear propuestas de mayor calidad que utilizan el contenido de marca aprobado que Tara proporciona.
El mayor beneficio que PandaDoc brinda al equipo de soporte de Crystal Ball es la eliminación de las notas escritas a mano en los contratos, que permite ahorrar tiempo y reducir el número de errores.
El equipo directivo de Crystal Ball ha obtenido diversos beneficios de PandaDoc. Ahora pueden utilizar el análisis de PandaDoc para extraer información de valor sobre el proceso de las propuestas y los contratos, lo que les permite comprender cómo, cuándo y por qué se ganan o se pierden negocios. Además, pueden aumentar la base de clientes de Crystal Ball más rápidamente porque cuentan con un equipo de ventas más eficiente, capacitado y productivo.
