Consensus mejoró sus tasas de cierre y redujo el tiempo de creación de propuestas a la mitad

El reto

El proceso de creación de propuestas de Consensus estaba desestructurado, requería demasiado tiempo y provocaba cuellos de botella para su equipo de ventas, lo que provocaba que los ciclos de ventas se alargaran y que el impacto de su marca se redujese. A menudo, recopilaban muchos materiales de apoyo para los clientes que se perdían por el proceso, por lo que los responsables de las tomas de decisiones no contaban con todo el contexto del valor que aporta Consensus.

La solución

Al cabo de un trimestre de empezar a usar la integración de HubSpot y PandaDoc para crear y enviar propuestas, Consensus mejoró su tasa de cierre y redujo el tiempo de creación de propuestas en más de un 50 %. Sus nuevas propuestas de marca creadas en PandaDoc se están visualizando a una tasa mucho más alta, ya que el 84 % de estas provienen de clientes potenciales.

Cuellos de botella e incoherencias

Consensus es el software líder en automatización de demostraciones que aborda la problemática que suponen los engorrosos procesos de propuestas de venta tan comunes en las ventas de software. Al combinar la función de vídeo con la automatización y la posibilidad de interactuar con el producto, hacen que comprar sea más fácil que nunca, ya que agilizan las ventas hasta en un 30 % y, a menudo, hasta duplican las tasas de cierre.

Taylor Jeffrey, responsable de ventas de Consensus, identificó que el proceso de propuestas de ventas de la empresa estaba afectando negativamente a su ciclo de ventas y a la imagen de la marca. Rex Galbraith, director de ingresos de Consensus, también planteó problemas a la hora de mantener la coherencia de la marca en las propuestas. Era importante crear una experiencia unificada para fortalecer la imagen de la empresa y asegurarse de que las comunicaciones fueran tanto profesionales como cohesionadas.

Este era su proceso antes de usar PandaDoc:

• El equipo de ventas elabora la propuesta inicial. 
• Los líderes de ventas revisan la propuesta para asegurarse de que el precio es correcto. 
• El representante de ventas recopila materiales de apoyo, como casos prácticos y ejemplos de uso, para enviárselos por correo al cliente potencial.
• El equipo de ventas sube la propuesta a DocuSign para su firma.
• El representante de ventas envía PDF y presentaciones por correo al cliente potencial.

Debido al volumen de propuestas que enviaban, los líderes de ventas a menudo confiaban en el equipo de ventas a la hora de asegurarse de que no hubiera errores.

“Tenemos muy buenos empleados [en Consensus], pero no puedes crecer como empresa si solo cruzas los dedos. Confío en ellos para que escriban buenas propuestas y envíen las cosas adecuadas, pero, como líder de ventas, debo verificar que todo está correcto”.

El tiempo que el equipo de ventas dedicaba a reunir materiales de apoyo, como casos prácticos y ejemplos de uso, también afectaba de forma negativa al ciclo de ventas. Este retraso no era solo un porblema logístico, sino también una preocupación estratégica, ya que dificultaba actuar rápidamente con los clientes potenciales, y las partes interesadas nunca comprendían al completo el valor de Consensus.

“Una de las peores cosas que pasan en las ventas es que te reúnes con el líder, le envías una propuesta y él se la envía a un CFO o a un CRO que nunca ha oído hablar de tí, por lo que solo ve el coste sin el contexto ni el valor”.

Al darse cuenta de que estos retos eran obstáculos en su crecimiento, Consensus buscó una solución sólida para transformar su proceso de creación de propuestas.

Acelerar el ciclo del trato 

Consensus confía en HubSpot como su plataforma de CRM, y sus representantes de ventas la usan de forma rutinaria para avanzar con los tratos. Era importante que las propuestas se puedieran crear de forma nativa en HubSpot para acelerar su ciclo de tratos y ahorrar tiempo a los representantes.

Jacob Landi, responsable de ventas y operaciones de ingresos, dirigió la implementación de PandaDoc. Ahora, los representantes de ventas pueden generar propuestas visualmente atractivas, precisas y coherentes en cuestión de minutos desde HubSpot. La biblioteca de contenidos de PandaDoc ha facilitado que los representantes puedan añadir casos prácticos y ejemplos de uso directamente en sus propuestos para asegurarse de que todas las partes interesadas comprendan el valor de Consensus.

“Desde la página de negocios de HubSpot, los representantes pueden hacer clic en la extensión de PandaDoc y lanzar un nuevo documento. Pueden clonarlos y enviarlos desde ahí. Eso es esencial porque ahí es donde pasan todo su tiempo los representantes. Necesitan poder actuar desde HubSpot en lugar de tener que iniciar sesión en una herramienta externa e interactuar con ella” —Taylor Jeffery, director de ventas de Consensus

Una sala de ventas para cada trato

El proveedor de salas de negociación de Consensus estaba empezando a cambiar de rumbo y necesitaban una alternativa. Como Consensus estaba usando PandaDoc para optimizar sus flujos de trabajo de propuestas, han empezado a usar también las salas de venta digitales y están trabajando para adoptar la nueva función internamente, de manera que puedan trabajar desde una única plataforma durante todo el ciclo de vida de los tratos con menos interrupciones para sus flujos de trabajo existentes.

Con las salas de ventas digitales, ahora pueden crear entornos digitales en los que interactuar con varias partes interesadas de forma simultánea asegurándose de que todas tengan acceso a los materiales de venta pertinentes y los pasos siguientes en un espacio seguro en línea.

“Básicamente, hemos dejado de fijarnos en la competencia y estamos aprovechando lo que teníamos antes con la función Salas de PandaDoc”.

Mejora en las tasas de cierre y reducción del tiempo de creación de propuestas a la mitad

Después de implementar PandaDoc, Consensus experimentó grandes mejoras en tan solo un trimestre: un aumento significativo en sus tasas de éxito, una reducción del 50 % en el tiempo de creación de propuestas y una tasa de visualización de propuestas del 84 % (lo que indica una mayor interacción).

Al usar las funciones de las plantillas de PandaDoc y su biblioteca de contenidos, Consensus ahora puede controlar mejor la narrativa de su valor cuando las partes clave entran en el ciclo del trato, lo que les permite cerrar más acuerdos y mantener la coherencia de la marca en cada propuesta que envían. 

PandaDoc ayuda a Consensus a cerrar tratos

PandaDoc ha ayudado a Consensus a mejorar sus procesos de propuestas de venta, a eliminar cuellos de botella y a acelerar el envío de sus propuestas a clientes potenciales, lo que dado como resultado el aumento de sus tasas de éxito y una mayor interacción con cada propuesta que envían. Ahora, la marca y el valor de Consensus ostentan un lugar promiente en cada punto de contacto con sus clientes potenciales. 

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