ChannelEngine ha reducido el tiempo de creación de propuestas en un 93 %

El reto

El equipo de ventas de ChannelEngine ha utilizado PandaDoc para optimizar la creación de propuestas, lo que ha reducido su tiempo de creación a solo 15 minutos. Sidd Hora, responsable de gestión de ingresos, sabía que existía un potencial con la automatización y la centralización de datos para optimizar aún más su proceso de ventas y su forma de crear contratos complejos y presupuestos con PandaDoc. 

La solución

Sidd Hora, especialista en gestión de ingresos en ChannelEngine, identificó la necesidad de aprovechar al máximo las posibilidades de PandaDoc utilizando las integraciones con el CRM de HubSpot y Zapier. Para su iniciativa de ventas dirigida por socios, hizo que ChannelEngine implementara automatizaciones con Zapier y PandaDoc que no solo han eliminado la posibilidad de introducir errores de forma manual, sino que también han reducido el tiempo empleado en crear contratos: de unos 15 minutos (que ya era algo impresionante) a tan solo 1 minuto, una reducción del 93 % del tiempo empleado por su equipo de ventas.

La necesidad de (más) velocidad

ChannelEngine se encuentra a la vanguardia de la innovación del comercio electrónico: ofrece una solución robusta que conecta marcas, distribuidores y minoristas con mercados globales y canales de venta fácilmente. La empresa ayuda a sus clientes a controlar sus ventas en línea, optimizar sus estrategias y ampliar su alcance para amplificar su presencia en la red y aumentar los ingresos con mejores márgenes.

ChannelEngine identificó el valor de PandaDoc al comienzo de su recorrido y redujo el tiempo de creación de propuestas de venta a unos impresionantes 15 minutos. Cuando Sidd Hora se unió al equipo de gestión de ingresos de ChannelEngine, se dio cuenta de que PandaDoc tenía mucho más potencial. Al tener experiencia de haber implementado PandaDoc en otra empresa previamente, se puso manos a la obra para optimizar los procesos de ventas y conseguir un mayor retorno de la inversión con PandaDoc.

Enriquecimiento de datos de primeras fuentes mediante la automatización

En su afán por la precisión de datos, ChannelEngine aprovechó PandaDoc y Zapier para enriquecer los datos recopilados de primeras fuentes en su CRM de HubSpot. Al reconocer las limitaciones de las herramientas de enriquecimiento de datos estándar, Sidd encontró una solución que involucraría al cliente directamente en el proceso de verificación de datos. Por ejemplo:

• ChannelEngine incluye campos en sus propuestas para que los rellenen los clientes, como la dirección de la empresa, el número de IVA, etc. 
• El cliente rellena los campos en PandaDoc y firma la propuesta
• Al utilizar la automatización del flujo de trabajo en Zapier, los campos rellenados por el cliente en la propuesta de PandaDoc se actualizan automáticamente en el CRM de HubSpot.

Al personalizar los contratos y las propuestas de PandaDoc para incluir campos de puntos de datos esenciales, pero que, a menudo, no están presentes, ChannelEngine garantiza la veracidad de la información directamente de su fuente y ahorra tiempo para el equipo de ventas al rellenar esta información vital en el CRM durante las reuniones con los clientes potenciales. 

Una vez que un cliente firma un contrato, la integración entre PandaDoc y el CRM de HubSpot actualiza de forma automática estos campos de datos en el CRM de HubSpot. Esta automatización fluida ha minimizado los errores de la entrada de datos manual y ha ahorrado al equipo de ventas una cantidad de tiempo considerable. Ahora, el CRM de HubSpot contiene información de primera mano recibida directamente de sus clientes, lo que ha mejorado la calidad de su higiene de datos, un componente esencial de los esfuerzos de optimización de ventas de ChannelEngine.

Automatización de la creación de propuestas para socios 

Sidd implementó un proceso de creación de propuestas de bajo esfuerzo para las iniciativas de ventas dirigidas por socios de ChannelEngine mediante el creador de presupuestos de PandaDoc. Querían que sus socios pudieran enviar contratos a clientes potenciales de parte de ChannelEngine con precios estructurados y un esfuerzo mínimo por parte del equipo de ventas interno.

Cómo funciona el nuevo flujo de trabajo de ventas automatizado:

• Un socio refiere a un cliente potencial.
• Zapier crea un contrato en PandaDoc basado en la información que el socio proporciona.
• El contrato se rellena previamente en PandaDoc y se genera un vínculo para compartirlo.
• Zapier envía un correo electrónico personalizado con el contrato de PandaDoc listo para compartir.

Este enfoque no solo ha optimizado el proceso para los socios de ChannelEngine, sino que también ha acelerado el tiempo que los clientes potenciales tenían que esperar para recibir sus propuestas y ha agilizado significativamente el proceso de toma de decisiones. Antes, hacían falta de siete a diez clics para generar una propuesta para las referencias de socios; ahora, se tarda menos de un minuto y sin necesidad de intervención humana.

Sincronización bidireccional de HubSpot y PandaDoc

ChannelEngine también ha aprovechado la nueva función de sincronización bidireccional de HubSpot y PandaDoc, que aborda un grave cuello de botella de la fase de negociación. Antes de la integración, cualquier modificación de los precios o las condiciones durante las negociaciones obligaba a los representantes a actualizar los datos manualmente tanto en HubSpot como en PandaDoc.

Con la función de sincronización bidireccional, cualquier cambio que se haga en PandaDoc se actualiza automáticamente en HubSpot y viceversa. Los representantes ya no tienen que alternar entre distintas plataformas para actualizar las condiciones de los tratos o los precios. En cambio, ahora pueden centrarse en interactuar con los clientes y en cerrar tratos con la total confianza de que cualquier cambio se reflejará en ambas plataformas al instante.

Valor más allá de las ventas

Al observar el valor que PandaDoc aportaba a los procesos de su equipo de ventas, ChannelEngine amplió su uso para su Departamento de RR. HH.

La implantación de PandaDoc en RR. HH. surgió de la necesidad de asegurarse de que todos sus empleados firmaran y aceptaran seguir el protocolo de seguridad contra incendios de la oficina. Con la función de formularios de PandaDoc, este fue el proceso:

• Crearon un formulario en el que se describían los pasos que habría que seguir en caso de incendio
• El enlace del formulario se envió a todos los empleados internos 
• Los empleados leyeron el formulario y lo rellenaron con la información necesaria, como su nombre, cargo y dirección de correo electrónico, y aceptaron haber leído y comprendido el protocolo
• Al enviar el formulario, se genera un PandaDoc que se envía a cada empleado que ha firmado, por lo que funciona como un acuse de recibo

Este proceso sirve de garantía para que ChannelEngine cumpla con las normas de seguridad internas y para que pueda optimizar la comunicación interna y la aceptación de los protocolos de RR. HH. a escala. Ahora, algunas tareas de RR. HH. como la incorporación de nuevos empleados, la gestión de contratos y la documentación de conformidad, se gestionan con PandaDoc. 

Reducción del tiempo de creación de propuestas del 93 %

La flexibilidad de PandaDoc y su capacidad para integrarse con el CRM de HubSpot y con la cuenta en Zapier de ChannelEngine ha permitido a ChannelEngine automatizar varios aspectos de su ciclo de ventas. Su tendencia de automatizar sus iniciativas de ventas dirigidas por socios ha reducido drásticamente el tiempo empleado en crear contratos, de 15 minutos a tan solo 1 minuto, lo que ha permitido que el equipo de ventas pueda concentrarse en sus competencias fundamentales: captar clientes y cerrar tratos.

El poder de PandaDoc

El uso de PandaDoc en ChannelEngine junto con numerosas integraciones ha optimizado su proceso de ventas y ha incrementado su eficiencia y precisión a la hora de crear contratos, lo que ha contribuido significativamente a alcanzar sus objetivos estratégicos de crecimiento. ¿Todo listo para impulsar tu eficacia de ventas? Reserva una demostración