El reto
Docusign estaba causando interrupciones innecesarias en el proceso de ventas de Avantio, ralentizando el ritmo con el que se enviaban los documentos a los clientes. Al no disponer de un generador de plantillas de documentos, la empresa debía cargar y enviar los documentos de forma manual cada vez que se requería una firma.
Además, Docusign carecía de otras funciones clave, como los campos predeterminados, lo que añadía más de 30 minutos de preparación por documento. Este proceso desactualizado le restaba horas que podrían haberse invertido en fortalecer las relaciones con los clientes y dificultaba la gestión del rápido crecimiento de su departamento de Satisfacción del cliente.
La solución
Con PandaDoc, Avantio crea plantillas de documentos profesionales que se pueden editar al instante, sin tener que solicitar la intervención del departamento de Marketing. Gracias a las plantillas, el equipo puede crear rápidamente un documento con campos predeterminados sin necesidad de añadir la información manualmente. Además, con el fin de tener una mayor visibilidad en lo que respecta al estado de los documentos, Avantio integró PandaDoc con su CRM de Salesforce; así, su equipo puede estar al tanto de cuándo se visualizan, firman y completan sus documentos.
Una experiencia de usuario óptima
Avantio comenzó como un software de gestión de propiedades, concebido a efectos de unificar las operaciones de alquiler en una sola plataforma. Como tal, ofrece varias funciones que automatizan el negocio de los alquileres vacacionales y consolidan numerosas herramientas, eliminando la necesidad de que los administradores de propiedades tengan que actualizar manualmente un sinfín de portales y programas diferentes por separado.
Al trabajar en estrecha colaboración con los administradores de propiedades, Avantio se dio cuenta de que muchos de sus clientes requerían servicios y soluciones de asistencia adicionales, como servicios de diseño web y marketing, de modo que decidió ampliar su oferta de servicios para satisfacer las necesidades de sus clientes.
No obstante, contar con nuevas ofertas de servicios trajo consigo nuevos retos. Avantio necesitaba integrar sus servicios gestionados en la experiencia de compra del cliente y comunicar eficazmente la forma en que sus servicios podían ayudar a impulsar el negocio de sus clientes.
Este objetivo resultó ser más difícil de alcanzar de lo que esperaban, habida cuenta del proceso que utilizaban hasta ese momento:
- El equipo de Marketing de Avantio diseñaba los documentos dirigidos a los clientes para el equipo de Satisfacción del cliente.
- El equipo de Satisfacción del cliente se reunía con los clientes para repasar las opciones de servicio disponibles, resolver cualquier duda y concretar los servicios que los clientes deseaban contratar.
- El equipo de Satisfacción del cliente ajustaba la propuesta de forma manual, de acuerdo con los servicios solicitados por el cliente.
- La propuesta se subía a DocuSign, y el proceso manual de añadir los campos de firma podía llevar hasta 30 minutos.
“Nuestro equipo dependía completamente del departamento de Marketing para actualizar los documentos que se enviaban a los clientes. Solo este año, nuestros documentos han cambiado unas 15 veces, y cada vez que necesitábamos una firma, teníamos que cargar el archivo .pdf en DocuSign y configurar los campos rellenables para cada propuesta”, señala Marija Mise, gestora de Satisfacción del cliente de Avantio. “Configurar los campos rellenables de cada documento nos llevaba hasta 30 minutos por propuesta y, teniendo en cuenta la amplia variedad de servicios que ofrecemos a nuestros clientes, sencillamente no resultaba eficiente”.
Además, el equipo de Satisfacción del cliente de Avantio también se enfrentaba al desafío de intentar evitar la repetitividad al comunicar sus servicios. Con frecuencia, resumían su oferta de productos y servicios por correo electrónico, lo que hacía que los primeros puntos de contacto con los clientes fueran propensos a errores.
Avantio sabía que necesitaba una solución para firmas electrónicas y propuestas que le permitiera comunicar de manera más efectiva sus servicios a los clientes, reducir el tiempo de preparación y envío de propuestas y agilizar su ciclo de ventas.
Una colaboración estratégica con PandaDoc
Una de las cosas que más llamaron la atención de Avantio acerca de PandaDoc fue la posibilidad de crear propuestas con un diseño profesional, directamente desde la plataforma, así como de elegir entre miles de plantillas prediseñadas —o crear las suyas propias— y utilizarlas como modelo para cada documento que se enviaba a los clientes. “Ya no dependemos del equipo de Marketing para crear nuestros documentos. Podemos elaborar fácilmente un documento en PandaDoc a partir de una plantilla, añadir o eliminar servicios y enviarlo a los clientes en tan solo diez segundos”, afirma Marija.
Otro factor que les ha permitido ahorrar tiempo es la incorporación de campos rellenables predeterminados en cada plantilla, lo que ha acabado con la necesidad de que el equipo los añada manualmente a cada documento. “Todo este proceso es ahora un 90 % más rápido que antes, y la tasa de errores ha disminuido considerablemente”.
Avantio no solo ha conseguido ahorrar tiempo en la creación y envío de documentos a sus clientes, sino que también disfruta de una experiencia del cliente más fluida. Gracias a PandaDoc, la empresa puede dar a conocer los servicios que componen su oferta comercial de manera mucho más eficaz, lo que le ha permitido cerrar más negocios en áreas como el diseño web, el marketing digital y las integraciones API.
“Los servicios de marketing digital pueden resultar complicados de explicar por escrito, sobre todo cuando, como en nuestro caso, existen hasta tres niveles distintos de servicios. Sin embargo, PandaDoc nos ayudó a mejorar la manera en que presentamos estas opciones a los clientes”, comenta Marija. “Nuestras ventas de marketing digital aumentaron a los dos meses de empezar a usar PandaDoc. Y, en solo un mes, logramos duplicarlas”.
Integración de PandaDoc con el CRM
Para Avantio, resultaba esencial consolidar sus herramientas y reducir el tiempo dedicado a pasar de una plataforma a otra con el fin de gestionar las relaciones con los clientes. Con la integración de PandaDoc en Salesforce, el equipo de Satisfacción del cliente ya no pierde el tiempo saltando de pestaña en pestaña o subiendo propuestas y documentos a Salesforce. Ahora, puede hacer el seguimiento de las interacciones con los clientes —como la visualización, firma y finalización de documentos— directamente desde su entorno CRM.
Los recordatorios automáticos, que se pueden configurar para notificar a los firmantes de las acciones que se han de llevar a cabo en cada momento, ayudan a reducir el tiempo invertido en enviar y esperar correos de seguimiento, garantizando así una respuesta más rápida por parte de los clientes. Esto facilita la gestión de los documentos, mejora la experiencia del cliente y permite a Avantio mantener una comunicación puntual con ellos.
Una de las principales prioridades de Avantio a la hora de elegir una solución de gestión documental era mejorar la experiencia del cliente. Gracias a PandaDoc, la empresa ha podido reducir en un 90 % el tiempo destinado a la creación de documentos de ventas, incrementar como nunca antes la contratación de sus servicios de marketing digital y mejorar significativamente la calidad de sus interacciones con los clientes. Al optimizar sus procesos documentales, Avantio ha podido centrarse en ofrecer servicios personalizados y en garantizar una comunicación más clara, asegurándose de que su creciente gama de servicios siempre cause la mejor impresión entre sus clientes potenciales.
"Antes dependíamos de un software obsoleto, que no nos ofrecía la facilidad de uso ni la eficiencia necesarias para satisfacer las necesidades de nuestros clientes como corresponde. PandaDoc se convirtió en nuestra elección natural, ya que se integraba fácilmente en nuestros sistemas existentes y nos ofrecía una nueva forma de poner nuestra amplia cartera de servicios a disposición de nuestros clientes, impulsando significativamente las ventas. La experiencia del cliente es nuestra máxima prioridad y, para ello, es esencial construir relaciones basadas en la confianza. Gracias a PandaDoc, hemos logrado perfeccionar esa experiencia, al simplificar nuestros procesos y optimizar nuestra comunicación con los clientes".
