La elaboración de propuestas puede ser un proceso especialmente tedioso.
Ciclos de venta interminables, incontables interrupciones de los flujos de trabajo, una imagen de marca incoherente… Las propuestas pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de cualquier acuerdo.
A la hora de garantizar la colaboración entre tus equipos y tus clientes, es importante evitar que la comunicación se vea entorpecida por un sinfín de hilos de correo electrónico, que lo único que consiguen son retrasos y cuotas incumplidas.
Además, si el proceso de pago se realiza por otro lado, lo más seguro es que el ciclo de ventas se acabe alargando todavía más.
De hecho, se estima que cuando los representantes de ventas ofrecen distintas opciones de pago en sus propuestas, hay una probabilidad superior al 90 % de que se acabe cerrando el acuerdo.
Las ineficiencias en el flujo de trabajo documental no solo pueden suponer la pérdida de oportunidades de negocio, sino que también pueden ofrecer una experiencia de marca incoherente a los clientes potenciales.
Ofrecer una experiencia excepcional a los clientes, desde el primer contacto hasta incluso después de la compra, es de vital importancia para diferenciarse de la competencia.
Y aquí es, precisamente, donde entra en juego Salas.
Este espacio de trabajo centralizado te permitirá crear puntos de contacto atractivos con cada cliente, en un único lugar.
Con Salas, todo el material necesario para cerrar tus acuerdos, desde propuestas hasta testimonios, se puede gestionar fácilmente desde una única plataforma.
Además, al integrarse sin problemas con tus herramientas de uso habitual, te permitirá diferenciarte de la competencia, ya que podrás crear presupuestos en HubSpot con el estilo único de tu marca.
De esta forma, podrás adaptar los presupuestos a las necesidades de tus clientes, ofreciéndoles soluciones interactivas sin tener que ir cambiando de una plataforma a otra.
Salas permite a los vendedores crear un espacio de trabajo seguro en el que pueden compartir todo tipo de contenido, así como colaborar y negociar con las partes interesadas, con el objetivo de ofrecer una experiencia más eficiente, personalizada y atractiva a sus compradores.
Un espacio de trabajo centralizado para compradores y vendedores
Salas es un espacio de colaboración diseñado para que las empresas exhiban sus productos y servicios a posibles compradores: un espacio que les permite ofrecer una experiencia de compra fácil y fluida con su marca.
A continuación, te presentamos algunas de las cosas que podrás hacer con esta nueva función y que te ayudarán a agilizar tus flujos de trabajo relacionados con acuerdos:
- Facilita la colaboración entre los integrantes de tu equipo y los compradores, con un espacio de trabajo centralizado, concebido para acelerar el proceso de compra y acortar los tiempos de cierre.
- Diferénciate de la competencia guiando a los compradores en su proceso de toma de decisiones, al compartir espacios de trabajo y minisitios personalizados. Todo ello, sin necesidad de hacer una gran inversión.
- Ofrece a tus compradores una experiencia excepcional, al contar con una plataforma que aúna todos los pasos del proceso de venta, desde el contacto inicial hasta la firma del contrato, pasando por el pago, la incorporación del cliente y mucho más.
La forma más sencilla de elaborar tus propuetas
La última función de PandaDoc ha sido concebida para desarrollar flujos de trabajo centralizados que simplifican el proceso de compra.
Con Salas, podrás:
- Compartir documentos y recursos adaptados a tus clientes potenciales de forma segura mediante enlaces únicos, así como garantizar que todo el mundo esté al día, con planes de acción basados en tareas que garantizan que los acuerdos lleguen a buen puerto.
- Obtener información sumamente valiosa sobre el contenido que compartes con las partes interesadas, a efectos de saber qué partes de tu estrategia de ventas funcionan y cuáles hay que mejorar.
- Disfrutar de la facilidad que supone contar con las plantillas ya preparadas y personalizadas para tus distintos compradores.
Además, al contar con un espacio unificado, podrás agilizar todo el proceso de creación de documentos, de principio a fin:
Acelera los acuerdos
Olvídate del incesante flujo de correos electrónicos y de la dispersión de los recursos.
Ofrece a los compradores un único lugar para acceder a toda la información de la transacción, incluidos los planes de acción. Acelera el proceso de compra y cierra más acuerdos en menos tiempo.
Consigue que todos estén en sintonía
Simplifica la coordinación de los recursos y los siguientes pasos.
Facilita la colaboración entre los integrantes de tu equipo y los compradores, con espacios de trabajo centralizados para todas las partes interesadas.
Mejora el proceso de compra de inmediato
Diferénciate de la competencia guiando a los compradores a lo largo de su proceso de toma de decisiones y compartiendo espacios de trabajo y minisitios personalizados. Todo ello, sin necesidad de hacer una gran inversión.
Mantente informado y actúa
Obtén información sobre la participación de los compradores para conocer la eficacia de tu contenido y planifica el seguimiento en función de sus interacciones.
Ve más allá del cierre de acuerdos
Incorpora nuevos clientes y sigue compartiendo tu contenido durante toda la experiencia de los compradores con tu empresa, de una forma sencilla y atractiva.
Supervisa tus recursos
Mantén tus recursos bajo control concediendo permisos de acceso a distintos archivos y carpetas, para asegurarte de que solo las personas indicadas tengan acceso a los recursos en el momento adecuado.
Integración con tus herramientas habituales
A la hora de crear nuevos flujos de trabajo de documentos en Salas, las integraciones de PandaDoc te permitirán fomentar aún más la eficiencia de tus procesos y, por ende, cerrar más acuerdos.
Salas pone a tu disposición integraciones con HubSpot, con el fin de acortar el tiempo de cierre y ofrecer una experiencia única para ti y tus clientes.
Además, te permite automatizar el proceso de creación de documentos y hacer un seguimiento de los estados de estos dentro de HubSpot, para que puedas empezar a invertir tu tiempo en cerrar acuerdos y acelerar los ciclos de ventas.
Amplía el retorno de la inversión de tu CRM y disfruta de prestaciones diseñadas para facilitar la generación de documentos y su firma electrónica.
¿A qué estás esperando?
Cómo usar la función Salas
1. Dónde encontrar Salas
¿Quieres saber desde dónde acceder a la función Salas y cómo empezar a utilizarla?
Una vez que hayas iniciado sesión en PandaDoc, encontrarás la función Salas en la parte superior izquierda, dentro de sección de aplicaciones.
Para empezar a utilizarla, basta con que hagas clic en el botón destinado a crear una nueva sala, ya sea desde cero o a partir de una plantilla. Si te decantas por la segunda opción, la pestaña «Plantillas», situada en la parte de arriba, te permitirá crear nuevas plantillas o ver las ya existentes.
En la parte inferior izquierda, se encuentra la opción Configuración.
Aquí puedes elegir las notificaciones que te gustaría recibir en relación con las acciones del grupo compartido.
Cuando se crea una nueva Sala, encontrarás algunos elementos de muestra con los que podrás hacerte una idea de lo que puedes hacer en la página de inicio de la sala.
2. Crear la plantilla de una nueva sala
Una vez que estés en una sala específica, puedes empezar a personalizarla. Por ejemplo, puedes editar los bloques existentes, así como eliminar o añadir nuevos bloques.
Además, puedes echarle imaginación y personalizar la página para que se adapte a cualquier uso.
En la parte de la izquierda, verás la opción «Documentos y archivos».
Aquí es donde se encuentran todos los documentos que puedes llegar a necesitar a lo largo del ciclo de ventas, desde propuestas a acuerdos de confidencialidad y todas las tareas relevantes.
Añadir tus plantillas preferidas de PandaDoc, subir nuevos archivos o añadir enlaces a materiales adicionales importantes es muy sencillo.
Encima de «Documentos y archivos», se encuentra la opción «Plan de acción».
La opción «Plan de acción» garantiza que vendedores y compradores estén al tanto de las tareas pertinentes, así como de los próximos pasos. Esta área se puede personalizar.
Esta opción te permite añadir o mover elementos, establecer plazos, cargar archivos y compartir enlaces.
También puedes crear nuevas salas para tus plantillas, así como añadir funciones específicas para cada destinatario y ponerle nombre a la sala.
Los roles que se crean automáticamente proceden de las plantillas que se añaden a la sala.
Personalizar la pantalla de inicio de una sala
Puedes personalizar la pantalla de inicio de las salas, con el fin de hacerlas más específicas para cada cliente.
En «Documentos y archivos», encontrarás una lista de todos los documentos, a la que puedes añadir más contenido cuando sea necesario.
Si haces clic en cualquier documento, podrás comprobar si se han rellenado todas las variables y si todos los campos están asignados a los destinatarios correctos.
Una vez que esté todo listo, puedes publicar la sala para los destinatarios correspondientes haciendo clic en «Publicar».
Publicar una nueva sala
Cabe la posibilidad de que, cuando hayas terminado de publicar una sala, te preguntes cómo la verán los destinatarios.
En la parte superior de la pantalla aparece el número de documentos pendientes de firmar. Por supuesto, los destinatarios pueden hacer clic en el botón correspondiente para ver el vídeo y desplazarse por la página de inicio.
Para empezar con cualquier documento, basta con hacer clic en «Firmar ahora».
Una vez firmado, los destinatarios pueden pasar sin problemas al siguiente documento, hasta completarlos todos.
Con la función Salas, podrás hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de cualquier documento, en un único lugar.
Además, en las salas compartidas, se pueden crear carpetas nuevas con vistas a la incorporación de clientes. También podrás añadir documentos adicionales para que los destinatarios los firmen o los revisen.
Allana el camino del ciclo de ventas para tus clientes y disfruta de un mayor control financiero sobre todos los pagos, llevando a cabo su seguimiento en nuestro nuevo panel de la aplicación Pagos.
Casos de uso de la función Salas
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- Crea un espacio de trabajo seguro, en el que los vendedores puedan compartir distintos tipos de contenido, colaborar y negociar con las partes interesadas, y ofrece a los compradores una experiencia más eficiente, personalizada y atractiva.
- Ventas personalizadas: Establece un punto de encuentro digital para compartir contenido de forma segura con los compradores.
- Gestión de tareas: Garantiza la alineación de vendedores y compradores, con planes de acción comunes.
- Configuración de plantillas: No esperes más y empieza a usar la función Salas ya mismo, gracias a nuestras plantillas listas para usar.
- Páginas de inicio con imagen de marca: Crea minisitios personalizados en función de los segmentos a los que pertenezcan tus compradores.
- Seguimiento analítico: Obtén información acerca del rendimiento de tus documentos y ofrece a tus compradores lo que verdaderamente quieren ver.
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Acelera el proceso de incorporación de clientes, promueve la adopción de medidas y facilita la expansión de tu negocio, gracias a un espacio de trabajo personalizado para cada cliente que te permitirá reducir posibles fricciones y ofrecer una experiencia única:
- Olvídate de los interminables hilos de correos electrónicos y centraliza tus recursos, gestionando todo lo que puedan necesitar las partes interesadas en un espacio de trabajo compartido.
- Crea minisitios personalizados para cada cliente y ofréceles un acceso fácil y rápido a la información que necesitan.
- Asigna tareas y permite que los clientes también te asignen tareas a ti.
- Mantente al día del estado de todos tus documentos, gracias a las alertas que te avisan si se han producido cambios en el contenido de tu espacio de trabajo.
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Acelera el proceso de incorporación de clientes, promueve la adopción de medidas y facilita la expansión de tu negocio, gracias a un espacio de trabajo personalizado para cada cliente que te permitirá reducir posibles fricciones y ofrecer una experiencia única:
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- Los equipos de Finanzas y Operaciones pueden supervisar y hacer un seguimiento de las solicitudes pendientes, enviar recordatorios a los clientes y disponer de una visión general de todos los pagos y documentos, en un mismo lugar.
- Hace las veces de una «Página de Inicio» para todas las solicitudes de pago asociadas a documentos de PandaDoc.
En definitiva, Salas te ayudará a satisfacer una amplia variedad de necesidades de tu negocio.
Aviso legal:
Los usuarios de plan Business pueden utilizar hasta 3 salas publicadas a la vez. Para disfrutar de salas ilimitadas, contrata nuestro plan Enterprise.