Nada responde mejor a las necesidades directas expresadas por un cliente que una propuesta de negocio bien escrita, pero, ¿cómo asegurarse de que tu propuesta resulte interesante para cada cliente potencial?
Con el objetivo de dar una respuesta a esta pregunta, hemos analizado cerca de 570.000 propuestas enviadas a través de la plataforma de PandaDoc, para obtener información sobre lo que funciona mejor y lo que no.
Esto es lo que hemos aprendido sobre cómo escribir propuestas comerciales.
Estructura básica de una propuesta comercial
Elaborar una propuesta comercial es como construir una casa.
Si bien hay ciertos elementos que son siempre necesarios, como los cimientos, una casa puede variar según la ubicación y las preferencias del arquitecto o el propietario.
De la misma manera, los componentes de una propuesta de negocio pueden variar según el sector, el tamaño de la empresa y muchos otros factores.
Al igual que cualquier otro documento, una propuesta bien redactada comienza recopilando información y evaluando los problemas que tu posible cliente está tratando de resolver.
Con eso en mente, los siguientes elementos serán los que los lectores buscan encontrar en tu propuesta.
Piensa en ellos como el techo, las paredes y los cimientos de tu documento:
- Información sobre tu empresa. Sobre tu trayectoria, tus calificaciones y por qué eres una mejor opción que el resto de tus competidores.
- Conocimiento demostrado del problema. Muestra pruebas de que has escuchado y has realizado tu investigación. Demuestra que sabes lo que el cliente necesita y tienes una solución viable.
- Precio y metodología. Cómo planeas resolver el problema del cliente, así como información sobre tu solución propuesta y cuánto va a costar.
A continuación, veremos un ejemplo de cómo redactar una propuesta comercial utilizando nuestra plantilla de propuesta para redes sociales.
Si no eres una empresa de social media, no te preocupes.
Si bien la plantilla que vamos a ver es un ejemplo de una propuesta para proyecto sencillo, la estructura básica se aplica a casi todas las propuestas de negocio, sin importar cuán complejas puedan ser.
Puedes descargar este ejemplo de propuesta y cientos de otros modelos de propuestas comerciales en nuestra web.
Aquí están los nueve elementos de una propuesta de negocio y qué incluir en cada sección.
Antes de comenzar, una breve nota sobre la extensión
Según el análisis de propuestas realizadas en nuestra plataforma, hemos descubierto que la longitud promedio de una propuesta es de aproximadamente nueve páginas.
Sin embargo, como varios de nuestros propios responsables de cuentas y miembros del equipo de ventas señalaron rápidamente, más largo no siempre significa mejor.
Según Josh Gillespie, de Upmarket Sales, «Breve y conciso tiene una alta tasa de conversión. Menos páginas y menos relleno es mejor. Idealmente, una propuesta debería tener menos de 10 páginas para propuestas comerciales por debajo de 10.000$, y nunca más de 50 páginas».
Artyom Voronetskiy, Ejecutivo de Cuenta de PandaDoc, está de acuerdo:
«Mantén la propuesta corta, directa y llamativa. No escribas más de seis a diez páginas a menos que tu producto sea extremadamente complicado».
Si bien debes asegurarte de incluir toda la información relevante que los clientes potenciales necesitarán para tomar una decisión, ten cuidado de no abrumarlos con detalles irrelevantes.
1. Portada
Este apartado incluye información básica como el nombre de tu empresa, información de contacto, el logotipo de tu empresa, el nombre de tu cliente y su información de contacto, la fecha y un título.
Una portada potente hace que la propuesta del proyecto se vea ordenada, organizada y bien estructurada.
También es lo primero que verá tu cliente potencial cuando abra el documento, y todos sabemos lo importante que puede ser esa primera impresión.
Algunos estudios han demostrado que tienes tan solo 50 milisegundos para causar una buena primera impresión al diseñar contenido visual, como sitios web.
Lo mismo ocurre con tu página de portada.
A diferencia del resto de tu documento, una página de portada es un lugar donde puedes colocar gráficos y contenido visual para establecer el acento antes de que el lector se sumerja en el contenido principal de tu propuesta.
Sin embargo, no conviene exagerar con logotipos y gráficos complicados en esta página.
Según un estudio de Google, los usuarios prefieren diseños simples y familiares, especialmente en un primer vistazo.
Esta también es una excelente manera de destacar.
Según nuestros datos, solo aproximadamente el 13% de las propuestas que vemos utilizan páginas de portada.
Aprovecha esta oportunidad y úsala para destacarte de tus competidores.
2. Carta de presentación
No te acercarías a tu cliente potencial y te adentrarías en los detalles del proyecto sin presentarte, ¿verdad?
Una carta de presentación cumple con esa función de introducción.
Incluye una breve descripción de tu empresa, información básica sobre cómo surgió y un breve resumen de lo que hace que tu empresa sea mejor que las demás.
Hazla amigable y anima a tu lector a ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta. Ciérrala con un agradecimiento y tu firma.
Las cartas de presentación no deben extenderse demasiado.
Pueden ser simples, breves y concisas. En este ejemplo, el texto tiene un poco más de 100 palabras, pero podrías hacerlo aún más fácil de leer utilizando listados, por ejemplo.
Mira este ejemplo:
Estimado/a [Cliente.Nombre]:
Gracias por considerar a [Remitente.Empresa] para tus necesidades de marketing en social media.
Adjunta encontrarás una propuesta basada en nuestra comprensión de tus expectativas en social media. En resumen, proponemos:
- Una estrategia ampliada en redes sociales abarcando plataformas y canales actualmente no utilizados.
- Una estrategia integral de distribución diseñada para generar contenido original y único.
- Mejora en la automatización de publicaciones para aumentar la participación de la audiencia durante los momentos de mayor impacto.
Nuestros métodos y procedimientos se basan en un análisis exhaustivo, un estudio intensivo de las tendencias en redes sociales y la aplicación de aspectos específicos únicos a [Cliente.Empresa].
Tenemos plena confianza en ofrecer resultados efectivos dentro de tus canales en social media.
Nuevamente, gracias por considerarnos y no dudes en ponerte en contacto si tienes alguna pregunta.
Mis datos de contacto se encuentran a continuación.
Tu carta de presentación puede adoptar muchas formas y puedes utilizar esos formatos para destacar tu propuesta entre los demás.
En nuestro ejemplo, estamos utilizando variables personalizadas como [Cliente.Nombre] para facilitar la modificación de los elementos de la propuesta que cambiarán cada vez que envíes tu contenido.
Si estás construyendo una propuesta por tu cuenta, anota tus variables y haz un seguimiento de ellas, luego reemplaza el texto utilizando la herramienta de buscar/reemplazar en tu procesador de textos.
En nuestro ejemplo de propuesta, observa que también hemos utilizado una imagen para mantener el tono más amable e interesante.
Esto es crucial en toda tu propuesta.
En nuestra investigación, descubrimos que una propuesta que incluye medios visuales como fotos y videos tiene un 34% más de probabilidades de éxito.
Al diseñar tu propuesta, no tengas miedo de agregar gráficos e imágenes para mantener a los lectores interesados.
Una propuesta de negocio ganadora es más que solo texto negro en una página blanca.
3. Tabla de contenidos
A menos que tu propuesta sea muy breve, incluye una tabla de contenidos que describa la estructura básica de tu documento.
Una tabla de contenidos es una parte importante, pero a menudo pasada por alto, en cualquier documento extenso, ya que ayuda al lector a saber qué puede esperar encontrar en la propuesta.
La mayoría de los procesadores de texto generan una tabla de contenidos automáticamente utilizando los encabezados de tu documento.
Mientras escribes, tómate el tiempo de establecer el formato para tus encabezados y luego, genera simplemente una tabla de contenidos a partir de esos encabezados.
No siempre es necesario incluir una tabla de contenidos, pero puede facilitar mucho la lectura y comprensión de cualquier propuesta a medida que el documento se distribuye entre todas las partes interesadas.
Recuerda: Los documentos de propuesta pueden no leerse de forma cronológica.
Diferentes personas con capacidad de decisión se preocuparán por diferentes aspectos y revisarán tu propuesta para ver cómo aborda sus puntos problemáticos específicos.
¡No pierdas una oportunidad solo porque los interesados no puedan encontrar lo que buscan!
4. Resumen ejecutivo
Tu resumen ejecutivo prepara el escenario para el resto de tu propuesta, al proporcionar una visión general de alto nivel que resume el contenido de las páginas siguientes.
Si proporcionaste algunos de estos detalles en tu carta de presentación (como en el ejemplo de listado mostrado anteriormente), esta es tu oportunidad de entrar en más detalle y resumir tu estrategia general.
Siguiendo con nuestro ejemplo de propuesta, imaginemos que nuestros clientes potenciales son agentes inmobiliarios en el área metropolitana de Chicago que buscan llegar a nuevos clientes a través del marketing en redes sociales.
El resumen ejecutivo podría ser algo como esto:
Esta propuesta describe un plan coordinado diseñado con el objetivo de desarrollar la presencia en social media de John’s Real Estate, principalmente en Facebook, Instagram, YouTube, Vine y Twitter.
Al involucrar a la audiencia a través de los canales de redes sociales, nuestro equipo demostrará la capacidad de generar conciencia, ampliar el alcance potencial de tu empresa dentro de tu mercado objetivo y contribuir a aumentar el tráfico del sitio web, lo que en última instancia resultará en un crecimiento de los ingresos.
Ayudamos a los agentes inmobiliarios a identificar, segmentar y comunicarse con sus clientes ideales a través de:
- Creación de contenido atractivo en redes sociales
- Publicación de actualizaciones relacionadas con la empresa
- Promociones y campañas en redes sociales
- Integración de la actividad en redes sociales en otros planes de marketing
- Monitorización
- Análisis
Mientras que nuestros competidores trabajan para servir a múltiples sectores y públicos objetivo, nuestra agencia se especializa en el sector inmobiliario. Nuestro cofundador, Tom Lancaster, también tiene experiencia en social media y bienes inmuebles, lo que le brinda una perspectiva única sobre las necesidades del mercado.
Tu propio resumen ejecutivo variará según las tareas que realices para el cliente y el tipo de sector en el que se encuentre.
Tus matices también pueden cambiar.
Si te estás enfocando a una startup de viajes dirigida a recién graduados universitarios, es posible que utilices un tono más informal salpicado de jerga de ese sector.
Jump Social Media Marketing ofrece servicios completos de social media para el sector inmobiliario. Nuestro equipo se asegura de que los agentes inmobiliarios de la zona estén dirigiéndose a su mercado objetivo con un mensaje único, a través de los mejores canales posibles.
Jump Social Media Marketing trabajará para identificar, segmentar y vender a tus clientes ideales a través de los canales de Facebook, Instagram, YouTube, Vine y Twitter. Nuestro equipo estima que aumentaremos tus seguidores en redes sociales, de los actuales 214 a más de 5.000 en los próximos seis meses, y generaremos clientes potenciales adicionales para tu negocio.
Sabemos que los agentes inmobiliarios de hoy también tienen la tarea de comercializar propiedades y sus propias empresas inmobiliarias. Con experiencia en bienes inmuebles y social media, Jump Social Media comprende las necesidades únicas de tu sector.
Mientras escribes, ten en cuenta que tu resumen ejecutivo no está diseñado para explicar cada detalle o vender toda tu propuesta por sí mismo.
No te pierdas describiendo la logística de los entregables o los planes estratégicos.
Enfócate en las necesidades del cliente y los resultados que específicamente deseaban abordar en su solicitud de propuesta.
Permite que tu resumen ejecutivo presente una visión general a alto nivel y deja que las demás páginas del documento expliquen los detalles.
Esto evitará que tu resumen se vuelva abarrotado o se enrede con detalles que se manejan mejor en otras secciones.
5. Páginas de propuesta y soluciones
El apartado de propuesta es una descripción general de la solución personalizada que tu empresa ha ideado para tu potencial cliente.
En este apartado se entran en detalles específicos.
Anticipa sus preguntas y guíalos a través del proceso para que sepan qué van a obtener al contratarte.
Como menciona Josh, esta sección de la propuesta es crucial porque demuestra la relevancia de tu producto o servicio para un producto específico.
«El tiempo de entrega y la relevancia para tu potencial cliente son dos de los elementos más importantes en cualquier propuesta», dijo. «Los potenciales clientes necesitan saber qué estás vendiendo, cómo les ayudará y cuánto tiempo les llevará obtenerlo».
Describe exactamente qué entregables pueden esperar y cuándo pueden esperarlos.
Un calendario que asocie los entregables con su fecha esperada puede hacer que tu documento sea más atractivo visualmente y que la información sea más fácil de procesar.
También puedes desglosar aún más tus objetivos principales al describir cómo planeas ejecutar una estrategia determinada.
En nuestro ejemplo, mencionamos seis metas clave durante nuestro resumen ejecutivo. Vamos a ampliarlas aquí.
1. Creación de contenido atractivo en redes sociales
Comenzando con una planificación/preparación rápida y minuciosa, nuestro equipo elaborará un calendario de contenido social dinámico y continuo para guiarte hacia tus objetivos.
Obtendremos una audiencia social cada vez mayor y una base de seguidores utilizando las siguientes técnicas:
- Campañas de hashtags
- Uso efectivo de keywords
- Compartir/retuitear noticias relevantes
- «Me gusta» a publicaciones
- Mantenernos actualizados dentro del sector
- Contribuir con nuestro propio contenido único para ampliar el alcance
2. Publicación de actualizaciones relacionadas con la empresa
Nuestro plan es involucrar a tu audiencia en las redes sociales compartiendo noticias de la empresa, comunicados de prensa, eventos, destacando a los empleados y mucho más.
También prestaremos atención a las tendencias del sector y las compartiremos.
Esto ayudará a obtener mayor exposición en tu mercado objetivo.
3. Promociones y campañas en redes sociales
Utilizaremos las redes sociales para conectar con tu base de seguidores y mantenerlos enganchados, con promociones que mantenga su interés tanto en los eventos actuales como con la marca en sí.
Estas campañas pueden durar desde un día hasta seis meses. Analizaremos los resultados de cada campaña y luego te proporcionaremos un informe sobre su éxito.
Podremos comparar los resultados de las campañas para replicar las promociones, ofertas o concursos más efectivos.
4. Integración de la actividad en redes sociales en otros planes de marketing
Con una comunicación clara y reuniones mensuales de lluvia de ideas, podremos consolidar las iniciativas de marketing para adaptarlas a tus objetivos y material promocional.
Las campañas a través de las redes sociales son mucho más que simplemente compartir sorteos, ventas, concursos y/o promociones.
Acordaremos un calendario para una serie de publicaciones para mantener el interés y la atención de todos los clientes potenciales.
5. Monitorización
Es importante mantener regularmente la actividad de marketing para lograr un crecimiento máximo.
Continuamente monitorizaremos cada canal y responderemos cualquier pregunta, comentario y publicación en un período de dos horas. Dos horas nos permitirán asegurarnos de que la información precisa se transmita a la persona que hace la pregunta.
6. Analítica
Te proporcionaremos cada uno de los siguientes elementos:
- Análisis diarios y semanales. Crecimiento de seguidores, alcance, datos demográficos, comentarios, «me gusta», compartidos, retweets y métricas adicionales según lo proporcionado por cada plataforma y nuestros propios datos internos de seguimiento.
- Informes. Resumen de los diversos resultados y actividades de cada trimestre.
También programaremos una reunión mensual para repasar los resultados y ajustar nuestro enfoque en consecuencia.
Tu propio contenido puede ser diferente a esto dependiendo de tus habilidades de redacción de propuestas y servicios, pero aun así puedes usar el ejemplo como estructura inicial. Agrega más detalles según sea necesario.
Por ejemplo, una empresa de ciberseguridad debería incluir información sobre pruebas de inclusión y con qué frecuencia se realizarían para detectar posibles intrusiones y ataques.
Dividir esta sección
Al redactar el contenido de tu propuesta, ten en cuenta que esta sección es la más importante y flexible de todas.
No es necesario que toda tu propuesta se agrupe en un solo apartado largo. Puedes dividirlo fácilmente en secciones más pequeñas como:
- Evaluación estratégica
- Implementación
- Objetivos y perspectivas
Existen otras combinaciones que puedes probar, según tu propuesta y cómo deba explicarse tu solución.
Si estás ofreciendo una solución compleja a un problema del cliente, dividir tu propuesta en partes más pequeñas es una excelente manera de asegurarte de que los lectores comprendan tu solución.
La importancia de los datos: destaca tus mejores resultados
Aprovechar los buenos datos es fundamental al crear una propuesta comercial efectiva.
Utiliza detalles sobre el impacto y el retorno de la inversión de tus productos y servicios para demostrar tu valía y agregar valor a tu propuesta.
Considera estas dos frases:
«Nuestros clientes nos adoran»
«Hasta la fecha, nuestros productos y metodologías han ayudado a más de 700 empresas a aumentar sus ventas en un 35%».
¿Cuál suena mejor? ¿Cuál es más convincente? Los números y las cifras captan la atención y ayudan a generar confianza en los lectores.
Al demostrar un historial comprobado de éxito con números y datos, estás agregando detalles tangibles que ayudan a justificar el coste de tus productos y servicios.
Esto es especialmente útil cuando compites con otras propuestas, especialmente si puedes incluir estos datos con representaciones visuales de tu éxito (gráficos, tablas, etc.) dentro del documento de tu propuesta.
6. Precios
Esta es la sección donde la claridad y los detalles específicos son clave, y casi todos los miembros de nuestro equipo de ventas están de acuerdo.
Crea una tabla de precios que identifique claramente cada producto o servicio y asígnale la información de precios más precisa que puedas proporcionar, por ejemplo:
Jump Social Media Marketing opera en un ciclo de facturación mensual. Aquí tienes un desglose de los precios y servicios para John’s Real Estate.
Mientras construyes la propuesta, todo lo que necesitas hacer es establecer el precio para cada ítem y la cantidad asignada al proyecto.
Si estás enviando un contrato por horas, la cantidad se convierte en el número estimado de horas invertidas a una tarifa predeterminada.
Para programar pagos recurrentes, deberás estructurar el documento de manera que refleje tu proceso de trabajo mensual.
La transparencia es fundamental en esta sección.
Los clientes potenciales quieren saber cómo se les está cobrando, por qué se les está cobrando y durante qué período deben pagar.
Asegúrate de incluir todos los detalles de manera clara y precisa.
7. Sobre nosotros
Aunque ya saludaste en la carta de presentación, esta sección es donde puedes explicar qué hace que tu empresa sea única.
Si eres una pequeña empresa o una empresa nueva, sé personal y bríndale a tu cliente potencial la oportunidad de conocerte a ti y a los miembros de tu equipo. Incluye breves biografías y fotos de las personas con las que trabajarán.
Si tu empresa tiene una historia única, una misión o una causa por la que se destaca, compártelo con los lectores. Por ejemplo:
Demasiado a menudo en social media, las cosas buenas tienen un precio. En Jump, pagar por seguidores o críticas favorables de productos equivale a una actividad delictiva.
La autenticidad es importante en el mundo online de hoy, y Jump Social Media Marketing hace de esto nuestra máxima prioridad en tu espacio de redes sociales.
La información incluida en esta página no tiene que ser una presentación de empresa aburrida o un discurso de ventas ingenioso.
Como dice el viejo refrán: la gente compra a la gente, así que no tengas miedo de dejar que brille la personalidad de tu equipo.
8. Testimonios y pruebas sociales
Ninguna propuesta de ventas está completa sin información sobre tus éxitos pasados, premios y trabajos bien hechos.
A menudo, esto se presenta en forma de pruebas sociales, como testimonios de clientes y breves casos de éxito. ¿Por qué necesitas esto? ¡Porque la confianza importa!
Según algunos datos, el 92% de los clientes tienden a confiar más en la información orgánica, como las recomendaciones de amigos y familiares, por encima de todas las demás formas de publicidad.
Al incluir recomendaciones de clientes satisfechos y premios del sector que demuestran tu experiencia, puedes generar confianza adicional en los clientes potenciales.
Aquí tienes un buen ejemplo de cómo Jump Social Media Marketing podría aprovechar los reconocimientos que han recibido:
Jump Social Media Marketing ha recibido un importante reconocimiento público por nuestro trabajo.
Hemos sido nombrados la Mejor Agencia de Redes Sociales para Pequeñas Empresas en Chicago por el Chicago Tribune durante los últimos tres años, y hemos sido reconocidos como un socio recomendado por la Asociación Nacional de Agentes Inmobiliarios.
También hicimos crecer la página de Facebook de Chicago Real Estate Solutions de 0 a 5.000 seguidores en seis meses, conseguimos 250 nuevos clientes potenciales en ese período, con un 25% que se convirtieron en ventas.
También puedes proporcionar testimonios de clientes anteriores que puedan hablar sobre tu enfoque y cómo les funcionó, de la siguiente manera:
Las recomendaciones animadas y humorísticas como estas pueden agregar personalidad adicional a tu empresa mientras generan confianza y establecen una relación con posibles clientes.
Sin embargo, debes tener en cuenta tu sector al recopilar testimonios y hacer todo lo posible para encontrar comentarios de usuarios que se ajusten al tono adecuado.
Si tu sector tiene clientes serios, un enfoque humorístico puede no ser apropiado.
Si estás trabajando con una empresa de fabricación en 3D con clientes B2B, el mensaje y el tono que adoptan con sus propios clientes, y lo que esperan de las empresas con las que trabajan, puede seguir diferentes expectativas.
Asegúrate de planificar en consecuencia.
9. Acuerdo y llamada a la acción
Dependiendo de tu propuesta comercial, es posible que desees incluir un acuerdo, una llamada a la acción y los términos y condiciones al final de tu documento.
Tu firma a continuación indica la aceptación de esta propuesta de marketing en redes sociales y la entrada en vigor de un acuerdo contractual con Jump Social Media Marketing a partir de la fecha de firma:
Dependiendo de tus objetivos y tu proceso de ventas, debes tener mucho cuidado en esta sección.
En muchos países las propuestas se consideran contratos legalmente vinculantes si cumplen con los criterios de un contrato.
Al agregar lenguaje legal y/o una solicitud de firma electrónica en la parte inferior de tu documento, es posible que estés entrando en un contrato antes de lo esperado.
Esto puede no ser ideal si tu propuesta tiene la intención de proporcionar simplemente una estimación aproximada de los costes o para iniciar negociaciones adicionales con el cliente.
Si no tienes la intención de crear un contrato legalmente vinculante a partir de tu propuesta, asegúrate de indicarlo en tu documento y anima al lector a ponerse en contacto contigo para avanzar en el proceso.
Por otro lado, las propuestas bien elaboradas pueden funcionar como contratos completos con todos los términos y condiciones necesarios para comenzar el trabajo de inmediato.
Si estás seguro del alcance del trabajo y estás listo para asumir el trabajo adicional, haz saber al cliente que estás listo para que firme.
¿Cómo debe ser una propuesta comercial?
Lo primero es lo primero: estamos en pleno siglo XXI. A nadie le gusta recibir sobres gruesos por correo.
Las propuestas comerciales actuales se envían electrónicamente, lo cual es más conveniente tanto para ti como para tus posibles clientes.
Si bien es posible enviar una propuesta por correo electrónico creada con un procesador de textos como Microsoft Word, plataformas como PandaDoc son una opción mejor.
Nuestras herramientas te ayudan a crear un entorno colaborativo para negociaciones, comentarios y firmas electrónicas.
Sin importar cómo elijas enviar tu propuesta, asegúrate de prestar mucha atención al aspecto y la presentación de tu documento.
Dado que tu propuesta puede ser la primera interacción con varios actores clave del potencial cliente, es esencial que sigas los formatos esperados y causes una buena impresión.
Elementos visuales
Si buscas ejemplos de propuestas de negocios en línea o echas un vistazo a nuestra biblioteca de plantillas, verás que la mayoría de las propuestas se basan en la estructura descrita anteriormente para resaltar sus propuestas de valor.
Crear una propuesta visualmente atractiva te ayudará a comunicar tus ideas con mayor facilidad.
También es algo que tus competidores están haciendo y algo que muchos clientes comienzan a esperar.
En nuestra investigación, encontramos que aproximadamente el 80% de las propuestas incluyen una imagen y el 20% incluyen un video.
También observamos tasas de cierre más altas cuando se utilizaron estas herramientas multimedia en comparación con cuando no se utilizaron.
La forma en que se diseña una propuesta aún tiene cierta flexibilidad, dependiendo de tu marca y de lo que estés tratando de lograr, pero ten en cuenta que puede tener un gran impacto en el éxito de la venta.
Las propuestas con páginas de texto denso son mucho más difíciles de navegar que las propuestas con gráficos, imágenes y listas.
«Es importante dedicar tiempo a embellecer tu propuesta», señala Jared de PandaDoc Sales.
«Una propuesta que pueda dirigir la mirada del cliente directamente al contenido relevante y mantener al lector comprometido es una herramienta poderosa al tratar de cerrar un trato».
En lugar de escribir una sección «Sobre nosotros» de 1.000 palabras, considera incluir fotos de los miembros del equipo y una breve biografía.
En lugar de agregar lenguaje altamente técnico sobre procesos operativos y dejar que los interesados lo descifren, proporciona ayudas visuales que resuman la información de manera clara y sencilla.
Escritura
Definir claramente tus hitos no es la única razón para prestar atención a cómo se escribe tu propuesta.
Si bien puede haber ramificaciones legales por un contenido de propuesta mal escrito, quizás la consideración más importante es la impresión que deja tu propuesta.
Tu propuesta introduce a tu cliente a la calidad del trabajo que pueden esperar de tu empresa. Si está llena de errores ortográficos, de gramática o simplemente parece descuidada, es poco probable que cierres el trato.
Lee y vuelve a leer. Asegúrate de corregir cada pasaje en busca de errores antes de enviarlo a clientes potenciales o guardarlo como una plantilla.
También puedes evitar parte de esta tediosa tarea, especialmente en acuerdos más pequeños, al enfocarte en crear una oferta concisa en lugar de un documento prolijo.
Como señala Quincy Berg, Ejecutivo de Cuentas Empresariales de PandaDoc:
«Para acuerdos más pequeños y transaccionales en los que deseas evitar que los potenciales clientes sugieran ediciones a tus términos y condiciones, considera incluir tu Política de Privacidad, Acuerdo de Servicios, etc. en tu sitio web y vincularlos en tus propuestas».
Si no tienes estas habilidades en tu equipo, considera contratar a alguien con ese conjunto de habilidades o contratar a un profesional independiente para que te ayude con la corrección y edición.
Si bien muchos clientes pasarán por alto un pequeño error tipográfico o una coma mal colocada, demasiados errores harán que tu propuesta termine en la basura.
¿Cuánto cuesta preparar una propuesta comercial?
Cuando estás creando propuestas, es fácil que los costes se acumulen. Los costes de las propuestas de negocios personalizadas y profesionales pueden llevar horas de investigación, consultas y preparación, todo ello sin garantía de éxito.
Es por eso que las empresas inteligentes hacen todo lo posible para reducir el coste de preparar propuestas. Por lo general, esto se logra mediante la generación de una plantilla para propuestas de negocios, un esquema o estructura que alguien puede completar rápidamente para ahorrar tiempo y agilizar los procesos internos de la empresa.
Es una forma efectiva de mantener los gastos generales bajos.
Según nuestra investigación, se generan en promedio 20 documentos a partir de cada plantilla que creas.
Eso representa un gran ahorro de tiempo para cualquier negocio.
¿Qué pasa después de enviar tu propuesta?
Una vez que hayas enviado tu propuesta, tu siguiente paso dependerá del proceso.
Según nuestra información, aproximadamente el 65% de las propuestas que contienen un bloque de firma se cierran en un plazo de 24 horas.
Sin embargo, los resultados pueden variar. Las solicitudes de propuestas (RFP) tienden a ser procesos competitivos, por lo que es posible que tengas que esperar hasta que se cierre la ventana de presentación antes de recibir una respuesta.
No olvides dar seguimiento y preguntar a tu posible cliente si tienen alguna pregunta.
Según las propuestas que analizamos, tienes un 30% más de probabilidades de cerrar un trato si envías una serie de recordatorios para mantener tu propuesta en primer plano en la mente del cliente.
PandaDoc y otras herramientas de software de propuestas pueden ayudarte a monitorizar tu propuesta utilizando análisis de documentos, para que sepas exactamente cuándo comunicarte con el cliente.
Estas herramientas te informan cuando tu posible cliente ha visto tu propuesta, cuántas veces la ha abierto y en qué secciones ha pasado más tiempo.
Con estos conocimientos, puedes anticipar sus preguntas u objeciones y tener tus respuestas listas.
Plantillas gratuitas de propuestas comerciales
¿Listo para comenzar, pero no sabes por dónde empezar? PandaDoc puede ayudarte con excelentes ejemplos de propuestas comerciales.
En las propuestas que analizamos, aquellas creadas utilizando nuestras plantillas regularmente obtuvieron unos excelentes resultados para los clientes con un tiempo de edición mínimo.
Echa un vistazo a algunas de las métricas sobre las mejores plantillas profesionales de propuestas comerciales que actualmente se encuentran en nuestra biblioteca de plantillas.
| Nombre de la propuesta | # de documentos enviados | Tasa de cierre | Tiempo promedio de creación (minutos) |
|---|---|---|---|
| Propuesta de marketing digital | 4.301 | 25% | 40 |
| Propuesta de SEO | 2.810 | 23% | 23 |
| Propuesta de marketing en redes sociales | 2.416 | 19% | 73 |
| Propuesta de diseño web | 2.158 | 27% | 26 |
| Propuesta de ventas | 1.934 | 34% | 12 |
Una vez que hayas adaptado una plantilla existente a tus necesidades personales, puedes guardarla como una plantilla nueva en tu biblioteca de contenido para reutilizarla aún más rápidamente.
Al hacerlo, puedes reducir todo el proceso de diseño de la propuesta comercial de horas a minutos o pasar más tiempo perfeccionando tu propuesta para que sea más atractiva.
Para ver el verdadero poder del editor de PandaDoc, asegúrate de visitar nuestra galería comunitaria para encontrar plantillas diseñadas por expertos de clientes reales de PandaDoc.
Si eres usuario de PandaDoc, incluso puedes importar estas propuestas y cargarlas directamente en tu editor de PandaDoc con un solo clic.
Es así de fácil.
Conclusiones
En última instancia, tu propuesta comercial debe centrarse en las necesidades de tu cliente y en cómo tu empresa planea solucionarlas. No importa cómo elijas elaborar tu propuesta, nunca pierdas de vista ese objetivo.
La solicitud de propuesta (RFP) que recibas tendrá la mayoría de la información que necesitas para construir una excelente propuesta.
Toma las cosas paso a paso y aprovecha la oportunidad para mostrarle a tu cliente que tu empresa es la opción correcta para el trabajo.
El artículo original se publicó en octubre de 2016 y se ha actualizado para mayor integridad en febrero de 2022.
PREGUNTAS FRECUENTES
-
Normalmente, el objetivo de una propuesta comercial es describir en detalle cómo tu producto o servicio cumplirá con las necesidades de un cliente. Dependiendo de esas necesidades y el sector en el que te encuentres, el contenido incluido en una propuesta estándar puede variar.
Por ejemplo, en PandaDoc, muchas de nuestras propuestas están adaptadas a las necesidades únicas de organizaciones empresariales que son demasiado grandes para nuestros planes más pequeños.
Si comparas nuestro equipo de ventas con el de una empresa de construcción que presenta una propuesta para construir un edificio, la diferencia en los requisitos se vuelve clara. Es probable que la propuesta requerida para la construcción de un edificio sea más larga y pueda incluir muchos más temas de propuestas comerciales que lo que nuestros representantes de ventas incluirían al cerrar un trato.
Sin embargo, a pesar de las diferencias y los requisitos del sector, cada propuesta seguirá el formato estándar de propuesta descrito anteriormente.
-
Tu propuesta comercial debe incluir todo lo que creas que necesitas para vender tu producto o servicio.
Esto incluye todos los encabezados y subencabezados básicos que verás en una propuesta tradicional, así como cualquier documentación adicional para justificar tus costes y reforzar tu enfoque propuesto para resolver el problema del cliente.
Además de la información básica sobre tu producto, también debes considerar incluir lo siguiente:
- Información de contacto
- Propuestas de valor
- Tablas de precios
- Testimonios de clientes
- Ejemplos de trabajos anteriores (casos de éxito)
- Imágenes, gráficos y multimedia relacionada
Si envías tu propuesta electrónicamente, también debes considerar incluir un bloque de firma electrónica para que los decisores puedan cerrar rápidamente el trato cuando estén listos para proceder.
-
Todas las propuestas comerciales son básicamente iguales, pero el método de presentación puede variar dependiendo del tipo de propuesta que necesites enviar.
Las propuestas solicitadas son propuestas que una empresa te ha pedido que presentes para su consideración. El cliente potencial se ha acercado a tu negocio y ha solicitado una propuesta. Esto generalmente se divide en dos categorías:
Las propuestas formalmente solicitadas suelen ser competitivas y siguen un proceso estandarizado (formal). El cliente potencial envía una solicitud de propuestas (RFP) que detalla el alcance del trabajo y solicita que tu empresa presente formalmente una oferta para completar ese trabajo.
Las propuestas informalmente solicitadas se crean generalmente en base a conversaciones entre un cliente potencial y un proveedor con el que desean trabajar. Puede que no haya ninguna documentación formal y puede que no haya ningún proceso competitivo. Este trabajo a menudo puede llevar a un contrato sin competencia de única fuente.
Las propuestas no solicitadas son documentos que tu empresa envía a un cliente potencial que no ha solicitado una. No se envían en respuesta a una solicitud de propuestas o una solicitud de información. Estas propuestas se crean generalmente en base a una oportunidad de mercado, a menudo una de la cual el cliente no está al tanto o aún no ha actuado.
