Sin lugar a duda, las firmas electrónicas son la mejor forma de firmar documentos.

Miles de empresas utilizan hoy en día herramientas de firma electrónica que les ayudan a crear una mejor experiencia de firma, automatizar sus procesos comerciales y eliminar semanas de trabajo.

Sin embargo, a veces puede resultar difícil entender cómo funcionan las firmas electrónicas. En esta guía aprenderás todo lo que necesitas saber sobre los distintos tipos de firmas electrónicas, la firma digital y el proceso de firma en línea.

1. ¿Qué es una firma electrónica?

Las firmas electrónicas representan una amplia selección de métodos mediante los cuales se pueden firmar y autenticar documentos digitales.

La firma electrónica se ha vuelto tan común que incluso está regulada por ley.

Definiciones de firma electrónica

En Europa, el Reglamento eIDAS (Artículo 3) establece que:

«Las firmas electrónicas son los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar «.

De manera análoga, este reglamento se ha reflejado en la normativa española a través de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, que en su artículo 3.1 dice:

“La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”

En Estados Unidos, la Ley Federal ESIGN de 2000 clasifica las firmas electrónicas como:

«Un sonido, símbolo o proceso electrónico, adjunto o asociado lógicamente a un contrato u otro registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro».

En otras palabras: las firmas electrónicas son utilizadas por los firmantes para marcar un documento digital y deben estar asociadas lógicamente tanto con el documento como con el firmante.

Cuando se utilizan correctamente, las firmas electrónicas son ampliamente consideradas como un sustituto legal de las firmas manuscritas.

Usos actuales de las firmas electrónicas

Hoy en día, las firmas electrónicas son utilizadas por todo tipo de entidades gubernamentales y empresas, desde grandes corporaciones hasta pymes y autónomos.

El número de empresas que utilizan firmas electrónicas siempre está creciendo. Actualmente, las firmas electrónicas se pueden utilizar en cualquiera de los siguientes documentos, entre otros:

  • Propuestas y presupuestos de venta
  • Contratos de compra
  • Contratación de empleados y procesos de incorporación
  • Acuerdos de confidencialidad (NDA)
  • Acuerdos de no competencia (NCC)
  • Partes de horas
  • Contratos de arrendamiento
  • Documentos fiscales
  • Formularios bancarios
  • Documentación de seguros
  • Formularios escolares
  • Autorizaciones

La mayoría de las soluciones de firma electrónica son lo suficientemente flexibles como para que casi cualquier empresa, independientemente de su tamaño o industria, pueda beneficiarse de adoptar una metodología de firma digital.

Excepciones y exclusiones

En Estados Unidos, la UETA y la Ley ESIGN cubren las bases legales con respecto a los documentos electrónicos y el proceso de firma electrónica. Sin embargo, existen algunas excepciones destacables.

Ninguna de estas leyes acepta la validez de las firmas electrónicas en las siguientes circunstancias:

  • La creación y ejecución de testamentos
  • Áreas del derecho de familia, incluyendo adopción y divorcio
  • Código Comercial Uniforme
  • Documentos judiciales

En estas circunstancias, la documentación debe ser firmada físicamente.

En España, aunque es posible firmar electrónicamente casi cualquier documento, es cierto que aún algunas administraciones o notarios públicos son reacios a aceptarlas.

2. Tipos de firma electrónica

La interpretación legal de las firmas electrónicas es muy amplia. Esto ha dado lugar a una variedad de formas de firmar documentos digitales.

Algunos métodos de firma son más rápidos, otros son más seguros y el lenguaje utilizado para describir estas soluciones puede resultar un poco confuso.

Aquí tienes algunos de los tipos más comunes de firmas electrónicas para la firma online:

Firmas electrónicas estándar

También llamadas firmas electrónicas o firmas virtuales, son uno de los tipos más comunes de firmas electrónicas para la firma online.

Este tipo de firma no utiliza ningún tipo de cifrado criptográfico y se basa en la intención del usuario de firmar como prueba de que el documento es válido.

Si bien este tipo de firma es muy fácil de usar, también es la más fácil de impugnar, ya que existen protocolos de seguridad limitados para verificar la autenticidad del firmante.

Una firma electrónica estándar puede tener validez en un tribunal (siempre y cuando el remitente pueda demostrar que el firmante fue quien realmente firmó el contrato o acuerdo), pero el marco legal es flexible aquí debido a que la identidad del firmante es más fácil de falsificar en comparación con otros tipos de firmas electrónicas.

En la Unión Europea, este tipo de firma electrónica no tiene el mismo efecto legal que una firma manuscrita.

Ejemplos:

  • Una imagen escaneada de tu firma manuscrita
  • Marcar una casilla en un sitio web

Firmas digitales y firmas electrónicas avanzadas

Un paso más allá de las firmas electrónicas estándar, este tipo de firma es mucho más segura porque se debe verificar la autenticidad del firmante antes de llevar a cabo la firma. Estas firmas suelen utilizar infraestructura de clave pública (PKI) para garantizar que las firmas sean auténticas. También puedes encontrarlas como AES o FEA (por sus siglas en inglés o español).

Por otro lado, existe la firma digital, la cual es generada tecnológicamente mediante el uso de cifrado criptográfico. Esta firma, compuesta por algoritmos matemáticos, certifica la autenticidad de un documento aceptado por el firmante, sin que pueda ser modificado posteriormente. Esta técnica se implementa en el caso de las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas. De esta manera, es importante destacar que todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales.

La seguridad en torno a las firmas digitales facilita mucho la verificación de la autenticidad del firmante, por eso este método es ideal al firmar documentos importantes como contratos comerciales y propuestas.

Para calificar una firma electrónica como avanzada, el reglamento eIDAS establece que la firma debe:

(a) estar vinculada de manera única al firmante;

(b) ser capaz de identificar al firmante;

(c) (c) haberse creado utilizando datos de creación de firma electrónica que el firmante pueda utilizar con un alto nivel de confianza y bajo su control exclusivo; y

(d) estar vinculada a los datos firmados de tal manera que cualquier cambio posterior en los datos sea detectable.

El aumento de los requisitos de la firma electrónica avanzada ayuda a reducir el riesgo de fraude y a crear un sistema en el que solo el firmante previsto puede acceder y/o firmar un contrato legal, lo que aumenta la validez legal de ese documento.

Ejemplos:

  • Firmar utilizando una plataforma en línea como PandaDoc o DocuSign.
  • Ingresar un PIN personal para iniciar sesión en tu cuenta.
  • Utilizar una contraseña de un solo uso o un enlace para verificar tu identidad antes de firmar.

En Estados Unidos, las firmas digitales tienen el mismo peso legal que las firmas manuscritas. Sin embargo, este tipo de firma electrónica no tiene el mismo estatus legal que una firma manuscrita en la Unión Europea.

Firma electrónica cualificada (QES)

Este tipo de firma electrónica es exclusivo de la Unión Europea y no tiene un equivalente en Estados Unidos.

Una firma electrónica cualificada incluye los requisitos de las firmas digitales y las firmas electrónicas avanzadas (mencionadas anteriormente), pero también agrega requisitos adicionales para el dispositivo en el cual se proporciona la firma.

Esto significa que los dispositivos que se utilizan durante el proceso de firma deben proceder de una autoridad de certificación autorizada por la UE.

Esto se encuentra detallado en el Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio de 2014, que define la firma electrónica cualificada como:

«Una firma electrónica avanzada que es creada por un dispositivo de creación de firma electrónica cualificado y que se basa en un certificado cualificado para firmas electrónicas».

Con una firma electrónica cualificada, tanto los protocolos de seguridad digital como los dispositivos en los que se crea la firma contribuyen a la autenticidad e integridad de la firma electrónica y los documentos firmados.

La incorporación del certificado digital reduce aún más el potencial de fraude o manipulación y evita la repudiación del contrato digital.

En la Unión Europea, solo las firmas electrónicas cualificadas tienen el mismo efecto legal que una firma manuscrita.

Firmas en papel o manuscritas

Una firma manuscrita se crea al firmar un documento físico con un bolígrafo. Si bien no es técnicamente una firma electrónica, queremos destacar este tipo de firma por dos razones:

  1. En varios escenarios legales aún pueden requerirse firmas en papel y las firmas electrónicas no se consideran válidas.
  2. Escanear tu firma manuscrita en un formato digital se puede considerar como una firma electrónica estándar porque la imagen de tu firma se crea en formato electrónico. Sin embargo, las firmas electrónicas creadas de esta manera no tienen el mismo valor legal que una firma digital.
  3. En los países de la UE, las firmas físicas todavía tienen más peso que las firmas electrónicas. Escanear tu firma manuscrita reduce la credibilidad legal de la firma.

En algunos escenarios específicos, todavía deberás firmar físicamente y presentar tus documentos. ¡Así que no te deshagas de tu bolígrafo favorito todavía! Es posible que aún lo necesites algún día.

¿Qué tipo de firma electrónica deberías usar?

El tipo de firma electrónica que debes utilizar depende de tu flujo de trabajo y tus necesidades específicas, pero la mayoría de los usuarios buscan encontrar un equilibrio entre facilidad de uso y validez legal.

Teniendo eso en cuenta, recomendamos que requieras firmas digitales al enviar documentos para su firma. Como se discutió anteriormente, las firmas digitales son un subconjunto de las firmas electrónicas que utilizan infraestructura de clave pública (PKI) para garantizar que las firmas sean válidas y auténticas.

La mayoría de estos estándares de seguridad se aplican en segundo plano, y el flujo de trabajo de firma está diseñado para ser fácil de usar y accesible, incluso para firmantes que pueden no estar familiarizados con la tecnología de firma electrónica.

Cuando utilizas servicios de firma electrónica como PandaDoc, tus contratos también se pueden firmar desde casi cualquier lugar a través de dispositivos móviles (iOS o Android), ordenadores de escritorio o portátiles.

¿Por qué deberías utilizar firmas electrónicas?

En la última década la tecnología de firma electrónica ha avanzado considerablemente.

Cada vez más empresas optan por usar tecnologías basadas en la nube para gestionar sus flujos de trabajo digitales. En este escenario, el uso de las firmas electrónicas ha servido para agilizar desde la experiencia del cliente hasta el proceso de contratación e incorporación de nuevos empleados.

Y eso no es algo que vaya a cambiar en un futuro cercano.

3. El estado actual de las firmas electrónicas

Después de la pandemia de la COVID-19, que trajo consigo un rápido desarrollo de la digitalización en la sociedad, así como una amplia adopción de las herramientas de software de firma electrónica, las soluciones de firma digital son a día de hoy más comunes que nunca.

Principales avances en el sector de la firma electrónica

El mercado de firmas electrónicas está repleto de plataformas de firma increíbles. En la actualidad, algunos de los principales actores son:

  • DocuSign
  • Adobe Sign
  • SignNow
  • PandaDoc
  • HelloSign

En la actualidad, el mercado de las firmas electrónicas también está cambiando. En 2020, el tamaño del mercado global de las firmas digitales alcanzó los 2800 millones de dólares y se espera que crezca hasta los 14 100 millones de dólares para 2026.

Muchos proveedores de soluciones de firma digital también están ampliando su oferta más allá de las firmas digitales. HelloSign, ahora subsidiaria de Dropbox, se integra con su plataforma de almacenamiento para facilitar los procesos de firma. PandaDoc ofrece herramientas de creación de documentos que funcionan muy bien para propuestas y contratos. Adobe Sign combina la firma electrónica con herramientas de edición de PDF.

Como era de esperar, los precios de cada uno de estos servicios varían según lo que ofrecen, así que asegúrate de examinar detenidamente todas las opciones antes de comprometerte con un plan.

Firmas electrónicas y COVID-19

Al igual que muchas plataformas en línea, las empresas de firma electrónica experimentaron un aumento en las suscripciones y el uso durante la pandemia de COVID-19.

Echa un vistazo a los datos de Google Trends y al aumento de interés al comienzo de la pandemia.

Según datos del Centro de Investigaciones Pew, al final de la pandemia casi el 71 % de las personas aseguraba que hacía su trabajo desde casa todo el tiempo o la mayor parte de él, mientras que más de la mitad quería seguir teletrabajando en el futuro.

Esta dispersión de la fuerza laboral condujo a un aumento en las herramientas basadas en la nube y las plataformas en línea, con empresas desde Amazon hasta Google que experimentaron un crecimiento increíble durante toda la pandemia.

Otras empresas, como las plataformas de firma electrónica y las herramientas de colaboración en línea, también experimentaron crecimiento a medida que las empresas buscaban nuevas herramientas para adaptarse al teletrabajo.

Beneficios de la adopción de la firma electrónica

Entre el crecimiento del trabajo remoto y la adopción de soluciones de movilidad (en cualquier momento, en cualquier lugar), las empresas han adoptado las firmas electrónicas y la digitalización de documentos por varias razones:

  • Velocidad. Utilizar firmas electrónicas para contratos en formato PDF es mucho más rápido que requerir una firma manuscrita, que como mínimo requiere un proceso de impresión, firma, escaneado y envío del documento, y a menudo incluso un envío por correo ordinario.
  • Almacenamiento. Los archivos digitales reducen el desperdicio de papel, son fáciles de almacenar y se pueden rastrear más fácilmente durante todo el ciclo de vida de la gestión de contenido.
  • Seguridad. Cuando se firman correctamente, las firmas digitales son más seguras que las firmas manuscritas, brindando protección legal adicional en caso de un contrato o acuerdo de confidencialidad incumplido.
  • Optimización. Utilizando herramientas digitales, las firmas electrónicas se pueden integrar automáticamente en plantillas y formatos de documentos para agilizar aún más el proceso de firma.

La facilidad de uso de la mayoría de los tipos de firmas electrónicas, combinada con el avance en su reconocimiento legal, hace que la firma electrónica sea una apuesta segura a la hora de firmar contratos.

En el caso de las empresas que generan y procesan documentos con un personal limitado, la capacidad de enviar y recibir documentos firmados electrónicamente puede reducir los errores y la carga de trabajo.

Si estás buscando formas de acelerar drásticamente tus procesos comerciales y ofrecer a los clientes la posibilidad de firmar contratos electrónicamente y en tiempo real, la adopción de la firma electrónica puede ayudarte a agilizar las negociaciones sin riesgo para tu organización.

4. Cómo funcionan las firmas electrónicas

Cuando una empresa desea implementar una solución de firma electrónica, primero debe digitalizar sus documentos existentes y convertirlos a un formato de documento reconocible (.docx, PDF, PNG, etc.). Una vez completado este proceso, la empresa puede agregar una solución de firma electrónica a su documento digital.

A partir de ahí, la organización envía los documentos al firmante y solicita una firma electrónica. El firmante seguirá el proceso requerido para crear una firma electrónica, pero este proceso varía según el software utilizado y el nivel de seguridad requerido por la empresa.

En esta sección, veremos cómo funcionan los distintos tipos de firmas electrónicas y cómo los métodos de cifrado digital mejoran la seguridad al mismo tiempo que protegen contra la repudiación del firmante, es decir, la capacidad del firmante de negar que haya firmado el documento.

Las firmas electrónicas simples ofrecen poca seguridad

Como hemos visto al hablar de los tipos de firmas electrónicas, las firmas electrónicas simples ofrecen menos garantías en cuanto a seguridad, ya que no brindan muchas opciones para validar la autenticidad del usuario.

En la sección anterior, proporcionamos los siguientes ejemplos de una firma electrónica simple:

  • Una imagen escaneada de tu firma manuscrita.
  • Marcar una casilla en un sitio web.

Es muy fácil ver cómo ambos métodos de firma podrían ser falsificados.

Si alguien tiene una copia de un documento que firmaste, simplemente podría escanear y cargar tu firma para firmar cualquier documento que desease. Ante un juez, ¿cómo podría alguien demostrar que fuiste tú quien marcó la casilla en un sitio web?

Si bien aún podría ser posible demostrar el consentimiento, la posición legal aquí es mucho menos clara que con métodos de firma más seguros.

Peor aún, estos métodos a menudo utilizan documentos desbloqueados que pueden ser fácilmente modificados o editados por ambas partes después de que se complete el proceso de firma. Una persona malintencionada podría causar grandes problemas tanto para las empresas como para los firmantes.

Cuando hablamos de contratos de alto valor y riesgo, ese nivel de incertidumbre no es aceptable. Las empresas deben asegurarse de que la autenticidad de las firmas digitales que recopilan sea indiscutible, y ahí es donde entran en juego los métodos de firma más avanzados.

Firmas digitales y encriptación segura

Además de las firmas electrónicas simples definidas por eIDAS, la mayoría de los procesos de firma electrónica están protegidos por algún nivel de seguridad de documentos y encriptación de firmas.

Estas protecciones son las que hacen que las firmas electrónicas avanzadas o firmas digitales sean tan atractivas para las empresas.

Plataformas de firma de documentos como PandaDoc, DocuSign o Adobe Sign bloquean un documento para evitar modificaciones adicionales cuando comienza el proceso de firma electrónica. Esto significa que, si se necesita realizar una corrección en el contrato durante la firma, todas las firmas quedan invalidadas y el proceso de firma debe comenzar de nuevo.

Cada una de estas medidas de seguridad sirve para reforzar la idea de la no repudiación: la necesidad de que la organización emisora del contrato asegure que la autenticidad de ese contrato sea imposible de negar.

Una vez que la integridad de un contrato y su firma electrónica adjunta ya no están en duda, la validez de este como registro de una transacción es mucho más difícil de negar.

A continuación, examinaremos más de cerca algunos de los métodos de encriptación utilizados para autenticar y asegurar las firmas digitales.

Encriptación asimétrica

Al firmar y enviar documentos electrónicos, ambas partes involucradas necesitan cierta garantía de que el contenido del contrato no se alterará después de que se complete el proceso de firma. Las soluciones actuales utilizan encriptación de clave pública para realizar esta tarea.

La criptografía de clave asimétrica permite que las partes verifiquen de forma independiente la autenticidad de un contrato utilizando las claves encriptadas para validar un contrato firmado digitalmente a través de múltiples versiones del documento.

En la mayoría de las soluciones de software, el documento solo se abre correctamente (sin advertencias ni alertas) si todas las versiones del contrato coinciden. Si hay errores en el proceso de firma o si algo ha cambiado desde el momento en que se firmó el documento, el proceso falla y todas las partes involucradas deben firmar el documento nuevamente.

Estas verificaciones y salvaguardias adicionales crean identificaciones electrónicas y registros de auditoría que hacen que los documentos sean más auténticos. Y, debido a que esta es una práctica ampliamente aceptada, muchas soluciones empresariales modernas (como Microsoft Word) vienen equipadas con soluciones de firma digital integradas.

Autenticación basada en evidencia

Este tipo de autenticación se centra en garantizar que la firma electrónica en un contrato sea auténtica. Esto se hace a menudo enviando el documento a un dispositivo o cuenta que se sabe que el firmante previsto controla, al mismo tiempo que se requiere un código de acceso secundario para acceder al documento en sí.

Aquí hay tres ejemplos comunes de autenticación basada en evidencia:

  • Una empresa envía un documento al correo electrónico del firmante, pero envía un código de acceso al firmante a través de un mensaje de texto SMS que debe utilizar para acceder al documento.
  • Después de revisar la propuesta, el firmante debe ingresar un código de acceso proporcionado por el remitente para verificar su identidad antes de firmar el documento.
  • Se notifica a un firmante sobre un contrato que requiere su firma a través de un servicio de documentos en línea. Sin embargo, para acceder a él, debe crear una cuenta y verificar esa cuenta mediante una prueba de identidad antes de poder firmar.

Con la autenticación basada en evidencia, las empresas intentan garantizar la identidad del firmante. Cuando se combina con la encriptación de clave pública, es posible garantizar la autenticidad y aplicabilidad de una firma sin papel.

Más allá del proceso de firma

Después de completar el proceso de firma, el documento se finaliza y se ejecuta.

Desde la perspectiva del ciclo de vida de la gestión de proyectos, este documento está completo y debe ser gestionado o almacenado, según el contenido del documento.

Si utilizas un servicio de documentos como PandaDoc, es posible que también recibas un certificado de firma que proporciona información de seguridad adicional que puedes utilizar para verificar al firmante.

Esto puede ser útil en caso de una disputa legal, ya que proporciona detalles adicionales sobre la fecha, hora y ubicación donde se realizó la firma.

5. Cómo crear una firma electrónica

Hasta ahora, hemos hablado sobre por qué las firmas electrónicas son importantes y hemos discutido algunos de sus casos de uso comunes en el mundo empresarial, pero ¿cómo se crea una firma electrónica en realidad?

Si bien la tecnología detrás de las soluciones de firma electrónica es compleja, la firma digital se ha vuelto tan común en el mundo empresarial que es fácil obtener tu firma en forma digital sin complicaciones.

Soluciones comunes de firma electrónica

Existe una amplia variedad de soluciones de firma con diferentes funciones que van desde dibujar y escanear tu firma hasta utilizar herramientas de firma en línea para obtener una firma de manera rápida y sencilla.

Aquí están las opciones más populares al firmar documentos digitales:

  • Microsoft Word. Las empresas que utilizan Word para crear documentos probablemente piensen que las soluciones de firma electrónica dentro de la aplicación son fáciles de incorporar en su flujo de trabajo normal. Para crear firmas digitales en Word, deberás utilizar las herramientas de firma para configurar un proceso de firma y enviar el documento a los destinatarios. Obtén más información aquí.
  • PDF. Si necesitas agregar firmas electrónicas a un PDF, es muy probable que utilices Adobe Sign o Adobe Reader para realizar esta tarea. En este caso tendrás que utilizar las herramientas «Rellenar y firmar» o «Agregar firma» para crear rápidamente una firma electrónica. Obtén más información aquí.
  • Microsoft Excel. Firmar con Excel puede ser útil si estás trabajando con contenido que tiene más sentido en un formato de hoja de cálculo, como una tabla de precios o un informe contable que depende de las fórmulas de Excel y su capacidad para realizar cálculos complejos. Para hacer esto, deberás sugerir firmantes y crear una Identificación Digital para completar el proceso. Si bien puede ser un poco tedioso, no es excesivamente complicado.
  • Google Docs. Google Workspace no admite firmas electrónicas de forma nativa. Para firmar digitalmente tu documento de Google, deberás agregar una extensión a tu Google Workspace. Selecciona tu solución de firma electrónica preferida en el menú de complementos e instálala. Después de que se haya instalado el complemento, deberás iniciar sesión en tu solución de firma elegida para completar el proceso de firma electrónica.

En la siguiente sección, hablaremos sobre lo que hace que las firmas electrónicas sean legales y cómo las leyes internacionales ayudan a garantizar que las firmas electrónicas seguras sean reconocidas a nivel mundial y tengan validez legal.

6. ¿Qué hace que las firmas sean legales?

Como hemos discutido en secciones anteriores, en muchos (pero no todos) los casos, las firmas electrónicas se consideran equivalentes a una firma manuscrita. Esto es especialmente cierto cuando los registros de auditoría pueden rastrear el proceso de firma hasta el destinatario previsto.

Estos registros de auditoría y puntos de control de seguridad, así como la capacidad de bloquear un documento después de aplicar una solución de firma, crean la no repudiación, es decir, la garantía de que la validez del documento no puede ser negada.

Algunos métodos utilizados para crear la no repudiación incluyen:

  • Certificados digitales
  • Cifrado asimétrico o de clave pública
  • Captura de dirección IP
  • Requisitos de creación de cuenta e inicio de sesión
  • Verificación de dos pasos para firmantes y signatarios

En conjunto, estos métodos aumentan el nivel de seguridad que rodea el proceso de firma de documentos y fortalecen la aplicabilidad de los contratos digitales en los tribunales.

A continuación, hablaremos sobre las leyes que respaldan las firmas electrónicas y cómo se aplican en sus respectivas regiones.

Firmas electrónicas en Estados Unidos

En Estados Unidos, las firmas electrónicas están reguladas por la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN Act).

En conjunto, estas dos leyes establecen las bases para las firmas electrónicas en Estados Unidos. Han sido adoptadas por casi todos los estados y se implementan tanto a nivel local como federal.

La UETA

Creada en 1999 por la Conferencia Nacional de Comisionados sobre Leyes Estatales Uniformes, la UETA busca definir los términos y el marco legal básico para las firmas electrónicas.

La UETA define una firma electrónica como:

«Un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o asociado lógicamente a un registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro».

Si bien la ley también proporciona una lista de reglas y regulaciones para cada estado, debe ser adoptada estado por estado. Esto es diferente a la Ley E-Sign (a continuación), que se ha implementado a nivel federal.

La UETA proporciona pautas que son similares a la Ley E-Sign, pero agrega algunas disposiciones que la hacen única. Estas incluyen cómo se deben atribuir los registros, cómo manejar los errores en los documentos contractuales y cómo se definen los sistemas de procesamiento de información al enviar y recibir información.

Es posible que el aspecto más importante sea que la UETA establece en la Sección 13 que «la evidencia de un registro o firma no puede ser excluida únicamente porque está en forma electrónica».

Esto otorga validez legal a las firmas electrónicas, que pueden ser impugnadas, pero no pueden ser desestimadas simplemente por su formato digital.

Hasta la fecha, 47 estados han adoptado la UETA como un marco legal para el manejo de las firmas electrónicas. Los estados que no han adoptado la UETA son Illinois, Nueva York y Washington.

La Ley ESIGN

Implementada en 2000 como una solución federal para firmas electrónicas y soluciones de firma digital, la Ley ESIGN está vigente en los 50 estados.

Esta ley proporciona pautas federales sobre diversos temas, incluyendo la intención de firmar y la atribución y asociación de una firma con un registro gráfico o textual. Al igual que la UETA, ESIGN incluye las definiciones legales utilizadas para determinar la validez y regulación a lo largo del proceso de firma.

Además de proteger el consentimiento del consumidor en relación con la captura de firmas electrónicas, ESIGN otorga flexibilidad a los consumidores que prefieren firmas en papel en lugar de firmas electrónicas o alternativas digitales. También exige que las empresas retengan activamente los contratos y registros asociados con transacciones electrónicas.

Estas medidas garantizan el derecho de los consumidores a firmar mediante papel y bolígrafo o de «una forma diferente que no sea electrónica». Además, ofrecen a los consumidores la capacidad de retirar su consentimiento sobre el uso de formatos electrónicos.

Firmas electrónicas en la Unión Europea

En la UE, la validez y legalidad de las firmas electrónicas están reguladas por el eIDAS y el RGPD. Las empresas que buscan hacer negocios con individuos y empresas en toda la UE deben cumplir con estas leyes para obtener validez legal a través de cualquier requisito de firma electrónica.

eIDAS

El eIDAS (Identificación electrónica, Autenticación y Servicios de confianza), que se convirtió en un reglamento establecido en la UE en julio de 2014, abarca extensamente las leyes en torno a la identificación electrónica, certificados digitales, sellos electrónicos, marcas de tiempo y la legalidad de las firmas electrónicas.

La idea detrás del eIDAS era crear una ley uniforme que se aplique a todos los estados miembros dentro de la UE, de modo que la información de identificación electrónica pueda ser aceptada desde cada estado miembro de la Unión Europea.

Como vimos anteriormente, en lo que respecta a las firmas electrónicas, el eIDAS divide las firmas digitales en tres categorías separadas, cada una más segura que la anterior. Puedes encontrar información adicional sobre ellas en la Sección 4 del Reglamento eIDAS.

El RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE tiene como objetivo armonizar las leyes de privacidad de datos en toda Europa.

Si bien el reglamento no se enfoca específicamente en las firmas electrónicas, añade reglas y requisitos adicionales que las empresas que implementan soluciones de firma electrónica deben tener en cuenta. Esto incluye:

  • Seguridad de datos
  • Cifrado
  • Consentimiento
  • Procesamiento

Las organizaciones que deseen utilizar una solución de firma electrónica deben comprender la postura de la UE sobre estos temas, ya que serán responsables de capturar y mantener información privada durante un período prolongado en forma de contratos y acuerdos digitales.

¿Cómo maneja el software de PandaDoc la legalidad de la firma electrónica?

PandaDoc ofrece una solución de firma electrónica que cumple con las regulaciones y la legislación en todo el mundo.

Para lograrlo proporcionamos firmas digitales seguras y rastreables para cada documento que creas. Nuestra plataforma ofrece:

  • Firmas digitales rastreables
  • Certificados de firma para documentos completados
  • Cifrado seguro
  • Verificación de destinatarios
  • Cumplimiento con la Ley HIPAA
  • Cumplimiento con el RGPD

Con PandaDoc, nunca tendrás que preocuparte por encontrarte con cuestiones legales relacionadas con las leyes de firma electrónica.

Aunque sí tendrás que asegurar que los textos de tus documentos cumplan con las regulaciones legales aplicables, PandaDoc proporciona las herramientas necesarias para garantizar que tus documentos estén encriptados, seguros y cumplan con la legalidad en lo que respecta a la funcionalidad de la firma electrónica.

7. Lecturas adicionales

Aquí encontrarás una lista de fuentes de documentación legal sobre firmas electrónicas tanto en la Unión Europea como en Estados Unidos.

También puedes consultar nuestra página sobre la legalidad de la firma electrónica para obtener información adicional sobre firmas electrónicas en otros países.

España / Unión Europea

Reglamento eIDAS

La Ley de Firma Electrónica en España

Reglamento General de Protección de Datos

Estados Unidos

Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas

Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global

Regulaciones de la FDA sobre Firmas Electrónicas

08. Conclusión

¿Tienes alguna pregunta más sobre las firmas electrónicas o el proceso de firma electrónica? ¿Se te ocurre cómo podemos mejorar esta guía?

¡Contáctanos y háznoslo saber!

Preguntas Frecuentes

  • En Europa, el Reglamento eIDAS establece que las firmas electrónicas son:

    «Datos en forma electrónica que están adjuntos o asociados lógicamente con otros datos en forma electrónica y que son utilizados por el firmante para firmar».

    En Estados Unidos, la Ley Federal ESIGN de 2000 clasifica las firmas electrónicas de la siguiente manera:

    «Un sonido, símbolo o proceso electrónico, adjunto o asociado lógicamente a un contrato u otro documento, y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el documento».

    En otras palabras, las firmas electrónicas son utilizadas por los firmantes para marcar un documento digital y deben estar lógicamente asociadas tanto al documento como al firmante.

  • Las firmas digitales son una forma avanzada de firmas electrónicas. Estas firmas utilizan infraestructura de clave pública para garantizar que las firmas sean auténticas.

    La ventaja de utilizar firmas digitales es que la autenticidad del firmante es mucho más fácil de verificar. Esta mayor seguridad hace que este método sea ideal para firmar documentos importantes como contratos comerciales y propuestas.

    La mayoría de las plataformas de firma en línea, incluyendo PandaDoc, ofrecen soluciones de firma digital por defecto tanto para brindar mayor seguridad a los usuarios como para cumplir con todas las regulaciones gubernamentales.

  • Hoy en día es posible encontrar muchas soluciones de firma electrónica en el mercado. En la actualidad, algunos de los actores más importantes son:

    • DocuSign
    • Adobe Sign
    • SignNow
    • PandaDoc
    • HelloSign

    El mercado de soluciones de firma electrónica también está cambiando. Muchos proveedores están ampliando su oferta más allá de las firmas digitales.

    HelloSign, ahora subsidiaria de Dropbox, se integra con la plataforma de almacenamiento para facilitar los procesos de firma. PandaDoc ofrece herramientas de creación de documentos que facilitan todo el proceso de gestión de propuestas y contratos. Adobe Sign combina la firma electrónica con herramientas de edición de PDF.

    Como es de esperar, el precio de cada uno de estos servicios varía según su oferta de servicios, así que asegúrate de revisar detenidamente todo antes de comprometerte con un plan.

  • Crear una firma electrónica estándar es fácil. Puedes tomar una fotografía de tu firma manuscrita o utilizar una herramienta de captura de firma en línea para guardar una imagen de tu firma.

    Ten en cuenta que cualquier marca, símbolo o sonido que se pueda asociar lógicamente con un documento puede considerarse una firma electrónica. En estos casos, incluso hacer algo tan simple como escribir «Acepto» al responder a un contrato enviado por correo electrónico podría considerarse una firma electrónica a ojos del sistema legal.

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Publicado originalmente el 24 de junio de 2021, actualizado el 4 de septiembre de 2023