Enviar un documento en formato PDF a tus clientes tiene muchas ventajas. Además de mantener el formato del archivo original, los PDF funcionan en todos los sistemas operativos y generalmente son fáciles de ver y compartir en una variedad de dispositivos. Incluso puedes bloquear tus archivos PDF y protegerlos con una contraseña.
Estas características son beneficiosas para los equipos de ventas y los profesionales de marketing, ya que garantizan que el documento se muestre correctamente para el cliente y que este pueda acceder fácilmente a la información importante.
Afortunadamente, no necesitas un conversor de PDF especializado, es fácil guardar tu archivo Word en formato PDF utilizando la función «Guardar como» y seleccionando PDF en el submenú de formatos de exportación.
Pero esto puede no ser siempre la mejor opción, especialmente si necesitas hacer más cosas con tus documentos, como crear contratos o convertir un documento de Word a formato PDF que requiera una firma digital.
En este artículo vamos a ver cómo convertir documentos de Word a PDF y firmarlos en línea utilizando PandaDoc.
Cómo convertir un documento Word a PDF (.docx a .pdf) utilizando PandaDoc
A continuación, aprenderás cómo convertir un documento Word a PDF utilizando PandaDoc. Exploraremos todos los pasos que debes seguir para convertir archivos desde el formato de documento de Word al formato de archivo PDF.
Ten en cuenta que el Editor de PandaDoc puede aceptar archivos desde tu escritorio, así como desde otras fuentes e integraciones como Google Drive, Box y Dropbox.
Para usar PandaDoc, necesitarás una cuenta. Para comenzar, regístrate para obtener una prueba gratuita de 14 días o nuestro Plan de firma electrónica gratuita.
1. Sube tu archivo Word (.doc/.docx) al editor de PandaDoc
Después de registrarte en tu cuenta de PandaDoc, dirígete al panel de control. Puedes acceder a él haciendo clic en el icono superior en la barra lateral izquierda (cuatro cuadrados pequeños).
En la esquina superior derecha de la interfaz, busca el botón «Nuevo Documento». Selecciona «Subir» y, a continuación, aparecerá la ventana de carga.
En tu ordenador, elige el archivo docx que deseas convertir a PDF, arrástralo y suéltalo en la ventana de carga para comenzar a cargar el documento en PandaDoc.
Una vez que la carga esté completa, se te preguntará si deseas convertir tu documento en un archivo editable de PandaDoc.
Selecciona «Convertir documento» y espera a que el documento se procese.
2. Utiliza las herramientas de PandaDoc para agregar tablas, imágenes, texto, etc.
Una vez que el documento se haya procesado, accederás al editor de PandaDoc. Desde ahí, puedes editar tu documento como si estuvieras usando Microsoft Word o Google Docs. En este paso, PandaDoc funciona como un procesador de texto.
Aprovecha esta oportunidad para dar formato a tu documento. Agrega imágenes (.jpg y .png), tablas de precios, saltos de página personalizados o incluso una tabla de contenido a tu documento. Utilizando la función de arrastrar y soltar, simplemente arrastra bloques de contenido y campos al documento para agregarlos al diseño.
Es importante realizar cualquier cambio final antes de crear tus archivos PDF. Una vez que la conversión a PDF esté completa, no podrás realizar cambios de formato.
3. Opcional: Agrega un campo de firma
Si estás convirtiendo un documento de Microsoft Word a un PDF que requiere una firma digital, arrastra un campo de firma a tu documento.
Al igual que todos los «Campos» de PandaDoc, el recuadro de firma se puede arrastrar tanto a archivos bloqueados como desbloqueados utilizando el editor de PandaDoc.
Esto significa que, si subieras un PDF a PandaDoc, no podrías editar el texto original del documento. Sin embargo, sí que podrías agregar firmas, campos de texto, casillas de verificación y campos de iniciales sin ningún problema.
Estas herramientas de PDF te permiten capturar firmas digitales a través de PandaDoc, incluso si los documentos no fueron creados o formateados en el editor de PandaDoc. Es una forma rápida y fácil de agregar funciones de firma a contratos y acuerdos antes de enviarlos.
4. Opcional: Agrega una pasarela de pago
Si estás enviando un contrato o un acuerdo de propuesta que requiere un pago, puedes ahorrarte la molestia de preparar una factura conectando tu documento a una pasarela de pago. De este modo, tus clientes podrán pagarte directamente desde tu documento de PandaDoc.
Esta es una excelente herramienta para equipos de ventas, freelancers y propietarios de negocios que requieren un pago por adelantado antes de comenzar a trabajar.
Enviar facturas por hitos a través de PandaDoc también es muy sencillo. Incluso puedes utilizar una plantilla de factura de nuestra biblioteca de plantillas para ponerte en marcha más rápido.
5. Convierte tu documento a PDF o envíalo electrónicamente para la firma digital
Una vez que hayas hecho todos los cambios necesarios en tu documento, es hora de descargarlo o enviarlo en formato PDF.
Puedes descargar tu PDF en tu disco duro o utilizar PandaDoc para enviar tus documentos para su firma con la ayuda de herramientas como el conversor de DocX.
A. Descargar en el disco duro
Haz clic en los tres puntos verticales en la esquina superior derecha del editor de PandaDoc y, a continuación, selecciona «Descargar».
Al descargar el archivo, este se guardará en tu disco duro como un PDF. Luego podrás adjuntar el archivo a tus correos electrónicos y enviarlo a los clientes.
B. Enviar documentos utilizando PandaDoc
Esta es nuestra opción recomendada. En lugar de descargar tu documento como un PDF, utiliza PandaDoc para permitir a los destinatarios agregar firmas digitales a los documentos en formato PDF.
Al hacer clic en el botón «Enviar documento» en la parte superior derecha de la pantalla, puedes elegir enviar tu documento por correo electrónico o compartirlo directamente con tus clientes a través de un enlace.
Esto mantiene tu documento dentro de la plataforma de PandaDoc para que puedas seguir recibiendo información y actualizaciones sobre el rendimiento de tu documento. Nuestro análisis de documentos te notifica cuando alguien ha visto tu documento, cuánto tiempo pasaron en cada página y cuántas veces regresaron a él.
Puedes utilizar estos conocimientos para acelerar tu proceso de ventas, obtener la firma en línea de documentos críticos y cerrar acuerdos aún más rápido.
Cómo guardar un documento como PDF en MS Word
Hemos hablado de cómo puedes crear un documento en PandaDoc y convertirlo en PDF. También hemos hablado sobre cómo agregar firmas digitales a documentos en formato PDF. Pero estas no son las únicas formas en las que puedes convertir tu documento de Word a formato PDF. También es posible imprimir tu documento directamente como un PDF.
Veamos más detalles sobre cómo imprimir y guardar tu documento de esta manera:
Imprimir como PDF
Para imprimir un documento de Word como PDF, abre el archivo que deseas imprimir. Luego, selecciona «Archivo» y, a continuación, «Imprimir». También puedes pulsar «Ctrl+P» en tu teclado. Esto abrirá el menú de impresión.
Dentro del menú de impresión, haz clic en «Impresora». Aparecerá un menú desplegable. Desplázate por las opciones hasta llegar a «Microsoft Print to PDF». Al seleccionar esta opción también te ofrecerá muchas otras configuraciones, incluida la selección de las páginas a imprimir.
Al hacer clic en «Imprimir», se creará una nueva versión de tu archivo en formato PDF.
Guardar como PDF
La forma más sencilla de guardar un documento como PDF en MS Word es seleccionar «Guardar como» y desplazarte hasta «PDF» en el campo de opciones.
Primero, abre el documento que deseas guardar como PDF. Luego, ve a la pestaña «Archivo». En la pestaña «Archivo», busca el menú «Guardar como». Haz clic en «Guardar como». Aparecerán varias opciones.
Haz clic en «Explorar» y selecciona una ubicación donde se guardará tu documento (por ejemplo, en tu disco duro, en una carpeta específica o en plataformas de almacenamiento en la nube, como OneDrive). Después de elegir una ubicación, ve a a la opción «Tipo de archivo», que encontrarás debajo del nombre del archivo. Desplázate por las opciones hasta encontrar «PDF».
Haz clic en «PDF» y, a continuación, en «Guardar», ¡y listo! Has guardado tu documento de Word como PDF.
Sin embargo, si deseas insertar una firma en Word, es mejor hacerlo a través de PandaDoc en lugar de simplemente guardar tu documento como PDF y esperar que se mantenga seguro.
Por qué debes evitar la firma digital con Microsoft Word
Además de convertir documentos a PDF, ten en cuenta que también puedes realizar otras funciones avanzadas directamente desde Microsoft Word, como es el caso de la firma digital.
Esto es diferente a insertar una imagen de una firma, lo cual también es posible hacer con documentos de Word.
El problema de firmar digitalmente documentos con Microsoft Word es que, a menos que tengas un certificado de firma válido de una autoridad de certificación, no hay una autoridad legal detrás de la firma digital porque el software no puede garantizar la autenticidad del documento enviado.
Si bien la función de firma está incorporada en Word, el certificado debe obtenerse por separado.
Una mejor solución de firma digital para equipos de ventas
Incluso si tomas todas las medidas necesarias para autenticar las firmas digitales que se agregan a los documentos en Microsoft Office, no recomendamos esta solución por una razón: compartir un documento firmado es tedioso.
Una vez que hayas firmado tu documento, deberás compartirlo con las personas que participen en la firma, como contactos, encargados de la toma de decisiones, revisores, etc. Desafortunadamente, no puedes enviar varias copias de este documento al mismo tiempo. Para garantizar la integridad de la firma digital, debes enviar la versión más actualizada del documento a cada uno de los contactos de tu lista, uno por uno.
Si eso te parece un proceso pesado, tienes toda la razón. Es una de las principales razones por las que existen soluciones de firma digital como PandaDoc.
Utilizamos tecnología basada en la nube para enviar el mismo documento a tus clientes, en lugar de tener que enviar el documento a cada cliente uno por uno.
Al convertir tus archivos de Word a PDF utilizando el editor de PandaDoc y crear una solución de firma en línea en nuestra plataforma, puedes enviar documentos importantes a los clientes a una velocidad increíble, hacer cambios sobre la marcha y mantener tu proceso de ventas siempre activo.
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