Debido a la popularidad de Microsoft Word, muchas empresas y negocios usan este software para redactar sus propuestas, presupuestos, contratos y otros documentos comerciales.
Cuando se trata de firmar estos documentos, quieren poder hacerlo rápido y de un modo sencillo, sin salirse de Word y sin los inconvenientes que tiene la opción tradicional de imprimir, firmar a mano, escanear y enviar.
Afortunadamente, Word dispone ya de la posibilidad de añadir firmas a un documento. Además, tiene también otras muchas características que pueden hacer tu vida más fácil, como la opción de incluir automáticamente más texto bajo tu firma (por ejemplo, tu nombre y dirección).
En este artículo te enseñaremos:
- Cómo añadir una firma digital en Word.
- Cómo añadir una firma electrónica a documentos de Word.
- Como añadir una línea de firma a un documento Word.
- Más información para automatizar el procesamiento del documento.
En general, las instrucciones que aquí damos deberían servir para incluir una firma en Word usando un PC o un Mac, pero ten en cuenta que puede haber algunas ligeras variaciones en la funcionalidad en función del dispositivo y la versión de Word que uses.
Firma electrónica y firma digital
Recuerda que, aunque a menudo se confunden, la firma digital y la firma electrónica son dos conceptos distintos.
Las firmas digitales son sellos de autenticación electrónicos cifrados en formato digital y con un alto nivel de seguridad, que requieren un software especial y un certificado digital.
Estos sellos tienen la forma de códigos digitales (visibles o invisibles) que ayudan a identificar documentos y protegerlos de manipulaciones, falsificaciones o replicaciones no autorizadas.
Por otro lado, una firma electrónica es simplemente una marca visual añadida a un documento, habitualmente en la forma de una imagen de una firma manual o un texto sencillo.
La firma electrónica representa la intención verificada de firmar un documento, y puede tomar distintas formas.
Dependiendo del software usado para firmar el documento, las firmas electrónicas pueden incluir características adicionales de seguridad, como el uso de certificados que incluyan la marta de tiempo y la fecha de la firma.
Las firmas electrónicas funcionan de manera muy similar a las firmas manuales, por lo que son legalmente vinculantes en muchos países del mundo (como la Unión Europea, Estados Unidos, Reino Unido o Canadá, entre otros muchos).
Cómo añadir una firma digital en Word
Añadir una firma digital en Word es muy sencillo. A continuación, te explicamos cómo hacerlo en solo 6 pasos:
1. Mueve el cursor al área dónde quieres insertar la firma digital en el documento Word.
2. Selecciona la pestaña Insertar.
3. Selecciona el grupo Texto y abre el desplegable Línea de firma.
4. Haz clic en Línea de firma de Microsoft Office para que se muestre la ventana Configuración de firma.
5. Introduce los datos apropiados: nombre del firmante, puesto, dirección de correo electrónico e instrucciones para el firmante. Además, marca las casillas según tus preferencias, para permitir al firmante añadir comentarios o mostrar la fecha en la firma. Haz clic en Aceptar para crear el campo de firma en el documento.
6. Haz doble clic en el campo de firma o haz clic con el botón derecho y pulsa Firmar. Introduce tu nombre o sube una imagen de tu firma. Pulsa a continuación en el botón Firmar y el documento quedará firmado digitalmente.
Ten en cuenta que, para poder usar esta funcionalidad, deberás tener instalado en tu equipo un certificado digital válido que te permita crear la firma digital.
Cómo añadir una firma electrónica a un documento Word
Muchas personas prefieren añadir una firma electrónica (en lugar de una firma digital) a sus documentos, por motivos de seguridad y accesibilidad. Con Word es posible incluir firmas electrónicas básicas con unos pocos clics.
1. Haz una firma a mano en una hoja de papel en blanco.
2. Escanea la firma y guárdala en tu ordenador, preferiblemente en formato .jpg o .png. Si quieres, puedes editarla previamente para ajustar el tamaño o cualquier otra característica. También puedes crear el fichero de imagen con una tableta digitalizadora o con un dispositivo táctil que te permita una escritura manual con calidad.
3. Para insertar la firma electrónica en Word, haz clic en el lugar del documento donde quieras situarla y selecciona Imágenes dentro de la pestaña Insertar. Haz clic en Este dispositivo y localiza el fichero con la imagen que acabas de crear o subir.
4. Por último, haz doble clic sobre el fichero de la imagen, o selecciónalo y pulsa Insertar. La firma se insertará en el lugar elegido del documento.
Cómo añadir una línea de firma a un documento Word
Cómo añadir una línea de firma a un documento Word
Una de las razones más comunes para que una persona te devuelva un documento sin firmar es que en el documento no se incluya un espacio para la firma.
En Word, este elemento se llama Línea de firma, y ya lo hemos visto cuando hemos explicado cómo insertar una firma digital.
Para añadir una línea de firma a un documento, sigue los siguientes pasos:
1. Haz clic en el lugar del documento donde quiera insertar la línea de firma.
2. Selecciona Línea de firma del menú Insertar. Aparecerá un cuadro de diálogo.
3. Introduce la información requerida, marca las opciones adecuadas y pulsa Aceptar.
La única diferencia con el proceso de firma digital es que en este caso no finalizaremos el proceso de firma. Simplemente dejaremos indicado el lugar en el que debe firmarse el documento.
Por qué usar una solución dedicada para la firma
Aunque la solución de firma que ofrece Word es válida para algunos escenarios, no incluye todas las opciones ni funcionalidades que otras herramientas especializadas ofrecen.
Las aplicaciones especializadas como PandaDoc proporcionan una gran cantidad de funciones que pueden facilitar el proceso de crear, enviar y recibir documentos firmados.
Compatibilidad entre dispositivos
Microsoft Word tiene diferentes funciones para crear firmas en distintos dispositivos y plataformas (como Apple y Android).
El uso de una aplicación que te permita utilizar el mismo software con las mismas funciones en todos tus dispositivos es una buena razón para valorar la opción de utilizar un software especializado.
Añade una capa extra de seguridad
Las aplicaciones diseñadas específicamente para firmar documentos tienen una capa adicional de protección, como la creación instantánea de un certificado cada vez que se firma un documento, que también incluye el beneficio adicional de mostrar la marca de tiempo y la fecha en que se completó la firma.
Utiliza tu formato de documento preferido
Las aplicaciones de terceros, como PandaDoc, te permiten descargar y enviar un documento firmado en otros formatos, como PDF, en lugar de usar Microsoft Word. Con Word puedes exportar el archivo a PDF y firmarlo en ese formato, pero el proceso es más complejo y tedioso.
Agregar una firma a un documento Word con el complemento de PandaDoc
PandaDoc se puede integrar con Microsoft Word a través del complemento disponible en la web de Microsoft, para hacer que la firma electrónica sea más fácil que nunca.
Con esta integración, ahora puedes enviar y firmar documentos directamente desde Word de manera segura.
Para usar la integración de PandaDoc, sigue estos pasos:
1. Instala el complemento desde Microsoft Appsource o abre cualquier documento, haz clic en Insertar > Obtener Complementos, busca PandaDoc y haz clic en Instalar.
2. Haz clic en cualquier acción en la pestaña de PandaDoc. Se abrirá un panel a la derecha para iniciar sesión en tu cuenta o crear una nueva cuenta de firma electrónica gratuita en PandaDoc. Sigue las instrucciones.
3. Una vez que hayas iniciado sesión, selecciona la acción requerida (auto-firmar el documento, solicitar firmas o verificar el estado del documento).
4. Añade tu firma o envía el documento para solicitar la firma de otras personas.
5. Cuando todas las partes implicadas han firmado el documento, puedes descargar una copia legalmente vinculante del documento directamente desde Word, que incluye un certificado que confirma la autenticidad de la firma.
Puedes encontrar las instrucciones detalladas de uso de PandaDoc con Word Online en este enlace.
Cómo añadir una firma a un documento Word directamente en PandaDoc
Además de usar el complemento de PandaDoc para firma digital en Word, también puedes firmar tus documentos Word directamente en la plataforma de firma electrónica de PandaDoc.
A continuación, te explicamos cómo.
- 1. Inicia sesión en PandaDoc y selecciona Crear > Documento.
2. Desde Acceso Rápido o bien desde Archivo Local, arrastra el documento Word que quieres firmar o selecciona la opción Seleccionar archivos para subir el documento.
3. Selecciona la opción Convertir para convertir el documento en un documento nativo de PandaDoc que podrás editar o Saltar para mantener el documento original en formato no editable.
- 4. Si optas por mantener el formato original, en la siguiente pantalla podrás introducir la información de los destinatarios para la firma.
5. A continuación, en la ventana de edición, selecciona el contenido Firma en el menú lateral derecho y arrastra el cuadro de firma al lugar del documento que te parezca oportuno.
6. Selecciona la caja de firma y asigna el destinatario correspondiente, o añádete a ti mismo como firmante.
7. En caso de que vayas a firmar tú mismo el documento, simplemente haz clic en la caja de firma. Puedes subir una imagen, dibujar una firma, o introducir los datos mediante el teclado.
8. También puedes enviar el documento a otros destinatarios, o descargarlo a tu equipo en tu formato preferido (PDF o DOCX).
Conclusiones
En resumen, las firmas electrónicas han cambiado la forma en que las empresas y los individuos hacen negocios. La gran pregunta es si las herramientas integradas disponibles en Word son suficientes para sus necesidades.
Si todo lo que deseas hacer es agregar imágenes simples al final de los documentos o proporcionar funcionalidad básica de firma digital, las funciones de Word probablemente serán suficientes para ti.
Sin embargo, si necesitas un conjunto más completo de características, entonces una aplicación de firma inteligente como PandaDoc puede ser la mejor opción.
PandaDoc te permite realizar un seguimiento y almacenar firmas, al mismo tiempo que brinda una capa adicional de seguridad e integración con tus tecnologías actuales.
Además, la información que obtendrás gracias a las funciones de PandaDoc te ayudarán a llevar tu negocio a un nuevo nivel.
¿Estás listo para probar PandaDoc?
