Las firmas digitales son la opción más segura para aprobar documentos en las empresas.
En algunos países de la Unión Europea o Estados Unidos, se requieren firmas digitales en determinadas circunstancias.
En otras situaciones, son esenciales para garantizar la no desestimación y eliminar la posibilidad de manipulación.
Importantes documentos de negocios, como contratos, propuestas, facturas y otros, se comparten comúnmente en formato PDF.
En este post, aprenderás todo lo que necesitas saber.
Cubriremos definiciones, explicaremos la infraestructura técnica y te proporcionaremos una guía paso a paso para aprobar de manera segura esos documentos cruciales.
¿Necesitas una firma digital o una firma electrónica?
A menudo, las personas confunden las firmas digitales con las firmas electrónicas.
Aunque hay algunas similitudes, son más diferentes que parecidas.
Entender lo que las diferencia es fundamental para determinar cuál es apropiada para un documento en particular.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es cualquier marca digital que se incluye en un documento.
Si recibes un contrato en Microsoft Word y cargas una fotografía de tu firma manuscrita (o un archivo de imagen genérico con algún texto garabateado), entonces lo has firmado electrónicamente.
Aunque no son tan seguras como sus equivalentes digitales, las firmas electrónicas siguen siendo legalmente vinculantes.
Algunas firmas electrónicas son más seguras que otras.
Una herramienta como PandaDoc, por ejemplo, genera automáticamente un certificado (con la fecha y hora) cada vez que se firma un documento, lo que dificulta que el firmante niegue su aprobación más adelante.
¿Qué es una firma digital?
Por otro lado, una firma digital es una forma altamente segura de aprobación que se basa en tecnologías como claves seguras, encriptación y algoritmos hash.
Si eso suena complicado, no te preocupes. El concepto básico es relativamente sencillo. En resumen, el software de firma digital crea una copia única del documento que está vinculada a ti.
Esto hace virtualmente imposible que alguien cambie un contrato o niegue haberlo firmado.
Las firmas digitales se basan en una infraestructura en clave pública (PKI) para permitir la creación y verificación.
Probablemente necesitarás capacidades de firma digital en tu empresa si negocias acuerdos de alto nivel, presentas ciertos tipos de documentos al gobierno o trabajas en un sector donde hay un riesgo significativo de que los clientes incumplan contratos.
¿Cómo funcionan las firmas digitales?
Vamos a explorar cómo funcionan las firmas digitales con un ejemplo práctico.
Digamos que Laura vende un coche a Iván. Ella envía un contrato de venta a Iván, quien lo firma usando su clave personal (también llamada certificado digital), que adquirió de una autoridad de certificación.
Además de su propia clave privada, Iván también tiene una clave pública que Laura puede usar para desencriptar (pero no encriptar) la firma digital de Iván.
Iván inicia sesión en su aplicación de gestión de documentos, abre el contrato y sube su certificado digital.
Automáticamente, la aplicación crea una versión cifrada del documento (esencialmente una larga cadena de letras y números enredados) utilizando un algoritmo.
Esto se llama resumen (digest). El software luego utiliza la clave personal de Iván para encriptar el resumen. El resumen encriptado es la firma digital.
Iván envía el documento, al cual se adjunta la firma digital, de vuelta a Laura junto con la clave pública.
Ella crea un nuevo resumen con el mismo algoritmo y utiliza la clave pública para desencriptar el resumen creado por Iván.
Si ambos resúmenes coinciden, entonces ella sabe que el contrato no ha sido modificado y que fue Iván quien lo firmó.
Si no coinciden, ella sabe que o bien el documento ha sido manipulado o Iván no lo firmó.
Cómo agregar una firma digital a un documento PDF
Debes seguir algunos pasos generales antes de poder firmar documentos de forma digital.
En primer lugar, necesitarás un certificado digital, ya sea de un proveedor registrado o a través de un servicio de autenticación propio como Adobe Sign.
No puedes agregar una firma digital a un archivo PDF sin un certificado.
También necesitarás acceso a una aplicación que te permita agregar firmas digitales a tus documentos.
Herramientas simples como Microsoft Word o Adobe Reader pueden hacer esto.
Alternativamente, es posible que desees optar por una solución más completa que ofrezca capacidades avanzadas de gestión de documentos.
Por lo general es posible configurar el software, por ejemplo estableciendo una firma visual para mostrar en la parte inferior de un documento cada vez que firmas (junto con tu firma digital), por lo que debes familiarizarte con todas las opciones y configurar tus preferencias.
Cómo agregar una firma digital a un documento PDF con Adobe Acrobat
Adobe Acrobat es una de las aplicaciones más populares para agregar firmas digitales a documentos PDF. Sigue los siguientes pasos para agregar una firma:
- Abre tu documento en Adobe Acrobat.
- Haz clic en la pestaña Herramientas y desplázate hacia abajo hasta la sección Formularios y Certificados. Selecciona Abrir desde el menú desplegable de Certificados.
- Haz clic en Firmar Digitalmente en la nueva barra de opciones.
- Selecciona la firma digital que deseas utilizar y haz clic en Continuar. Si aún no has agregado un certificado de firma digital a Adobe Acrobat, selecciona Configurar Nueva Identificación Digital ID y sigue las indicaciones en pantalla.
- Configura la apariencia de la firma y selecciona Firmar.
Cómo agregar una firma digital a un documento PDF con PandaDoc
Si estás utilizando PandaDoc, aquí te explicamos cómo agregar firmas digitales a tus documentos:
- Inicia sesión en tu cuenta de PandaDoc.
- Carga un nuevo PDF seleccionando Nuevo Documento > Cargar o selecciona un archivo existente desde la pestaña Documentos en el lado derecho de la pantalla.
- Abre la pestaña Contenido > Campos. Arrastra el campo Firma al lugar correspondiente en el PDF.
- Haz doble clic en el nuevo campo y sigue las indicaciones en pantalla para agregar tu firma.
¿Por qué optar por una solución dedicada?
Agregar firmas digitales a los PDF es mucho más fácil con una aplicación diseñada para ello.
Una solución como PandaDoc te permite cargar, almacenar y dar seguimiento a todos tus documentos PDF desde un panel seguro.
Agregar firmas a los PDF solo requiere unos pocos clics, permite la firma de los documentos en línea, y todas las firmas de los destinatarios y los documentos firmados se almacenan de manera segura en nuestros servidores.
Puedes aprovechar una prueba gratuita en cualquiera de nuestros paquetes premium.
