Massenversand von Dokumenten (auch per CSV-Vorlage)
Verwenden Sie Vorlagen, um personalisierte Dokumente zur Bearbeitung oder Prüfung an mehrere Empfänger gleichzeitig zu versenden.
Massenversand
Senden Sie Dokumente mit nur einem Klick an mehrere Kontakte
Sparen Sie Zeit durch den automatisierten Massenversand von Dokumenten. Verwenden Sie integrierbare Variablen, Vorlagen und CSV-Dateien, um personalisierte Dokumente gleichzeitig an große Empfängergruppen zu senden.
PandaDoc unterstützt bereits mehr als 50.000 Unternehmen beim Versand und der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten
Was passiert beim Massenversand von Dokumenten?
Hierunter versteht man den Versand eines Dokuments oder einer E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig. Hierzu ist eine Dokumentenvorlage mit dynamischen Inhaltsblöcken und eine CSV-Datei (Comma Separated Values) erforderlich, die alle für den Versand des Dokuments erforderlichen Informationen enthält.
PandaDoc-Benutzer können per automatisiertem Massenversand Dokumente und E-Mails im Handumdrehen an Hunderte von Empfängern gleichzeitig versenden. Trotz des automatisierten Vorgangs kann jedes Dokument personalisiert werden. Somit ist der Prozess skalierbar, während Markenstandards weiterhin eingehalten werden können.
Erreichen Sie mehr Menschen gleichzeitig
Dokumente blitzschnell
versenden
Senden Sie Dokumente an bis zu 1.000 Empfänger gleichzeitig über eine einzige Schnittstelle.
Dokumente dank Variablen
individuell gestalten
Verwenden Sie Vorlagen und Variablen, um Namen, Adressen und andere persönliche Informationen in automatisch generierte Dokumente zu integrieren.
Zeit sparen und Redundanzen
beseitigen
Automatisieren Sie den gleichzeitigen Dokumentenversand an viele verschiedene Empfänger und sparen Sie so Dutzende Stunden Admin-Arbeit.
Dokumente auch im großen Stil intelligent versenden
Automatisieren Sie den Versand Ihrer Dokumente
In klassischen Workflows werden Dokumente jeweils einzeln versendet. Hierbei muss jeweils ein Empfänger zugewiesen, Felder für elektronische Unterschriften erstellt und eine personalisierte Nachricht verfasst werden.
Während dies für Verträge und Angebote unerlässlich ist, erfordern einfachere Dokumente wie Geheimhaltungsvereinbarungen oder etwa Benachrichtigungen zu Richtlinienänderungen nicht dasselbe Maß an Detailarbeit und den damit verbundenen Aufwand. Verschlanken Sie diesen Prozess und versenden Sie entsprechende Dokumente per Massenvorgang – und erleichtern Sie so Ihrem Team das Leben.
Dank Listen und Daten gekonnt zu maximaler Effizienz
Sie möchten die Daten zu Unterzeichnern und Empfängern nicht länger einzeln und manuell eingeben? Dann ist der Massenversand per CSV-Datei genau die richtige Lösung für Sie.
Erfassen Sie die Empfängernamen in einem Spreadsheet und lassen Sie diese Daten anschließend mithilfe von Seriendruckfeldern automatisch in Ihre Dokumente übertragen. Dieser Prozess ist nicht nur einfacher, sondern ersetzt vor allem manuelle und zeitfressende Arbeitsschritte. So werden Ihre Dokumente automatisch an die gesamte Empfängerliste versendet.
Konsistentes Branding – auch in Vorlagen
Tools für den Massenversand von Unterlagen eignen sich ideal für die Übermittlung von Transaktionsdokumenten. Dabei muss Ihre Markenidentität jedoch nicht in der Masse untergehen. Teams können problemlos von der Zeitersparnis profitieren, die sich aus Dokumentvorlagen ergibt, und dennoch ein professionelles und einheitliches Erscheinungsbild in Einklang mit Ihrem Branding wahren.
Mit PandaDoc können Sie Vorlagen im Dokumenteneditor im Handumdrehen individuell anpassen und dafür sorgen, dass Ihr Branding auch dann auf konsistente Weise für Sie spricht, wenn viele verschiedene Empfänger gleichzeitig angesprochen werden.
So funktioniert der Massenversand von Dokumenten mit PandaDoc
„PandaDoc macht viele Aufgaben so viel effizienter, als das früher der Fall war. Es ist jetzt zum Beispiel ein Kinderspiel, Einstellungsunterlagen an Kandidaten zu schicken … ohne PandaDoc war das früher ein wirklich zeitaufwändiger und bürokratischer Akt.“
Director of Business Systems & Processes
Versenden Sie wichtige Dokumente an mehrere Empfänger gleichzeitig
Vereinbarungen und Nachträge
Standardisierte Vereinbarungen wie Geheimhaltungsvereinbarungen und angepasste Nachträge wie Benachrichtigungen zu Änderungen an Diensten sind notwendig, erfordern aber einen gewissen Verwaltungsaufwand. Nach dem Versand seitens der Unternehmen müssen Empfänger diese zum Beispiel elektronisch unterzeichnen. Die Inhalte selbst sind hierbei standardisiert.
Dokumente, die in diese Kategorie fallen, eignen sich hervorragend für den Versand per Massenvorgang, da diese keine umfangreiche Personalisierung erfordern und häufig an eine große Anzahl von Empfängern gesendet werden.
Onboarding-Unterlagen
Für Unternehmen, die phasenweise viele Mitarbeiter auf einmal einstellen, ist der Massenversand von Dokumenten eine effiziente Möglichkeit, wichtige Formulare, Unterlagen und Informationen an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu versenden. Administratoren können hierbei Dokumentenvorlagen erstellen und Empfängerlisten als CSV-Datei erstellen – PandaDoc übernimmt den Rest.
Neue Mitarbeiter können anschließend die angeforderten Daten übermitteln und die erforderlichen Dokumente ausfüllen, die dann in den entsprechenden Dateien und Datenbanken gespeichert werden. Für eine noch nahtlosere Erfahrung lässt sich PandaDoc auch in Greenhouse einbinden.
Einverständniserklärungen und Verzichtserklärungen
In vielen Branchen sind Verzichtserklärungen und Einverständniserklärungen erforderlich, bevor Projekte gestartet oder Probleme angegangen werden können. In der Regel erfordern diese eine elektronische Unterschrift oder eine ähnliche Bestätigung seitens des Kunden.
Der Massenversand entsprechender Dokumente ist in diesem Fall eine hervorragende Option – ganz besonders dann, wenn Sie diese an mehrere Neukunden gleichzeitig versenden möchten. Mit den richtigen Vorlagen und Einstellungen können Sie zudem sicherstellen, dass erforderliche Erklärungen schnell und unkompliziert eingeholt werden.
Umfragen und Fragebögen
Versenden Sie Feedbackformulare per Massenvorgang an sämtliche Empfänger auf Kunden- oder Mitarbeiterlisten und erhalten Sie so schnell wertvolle Rückmeldungen.
Erstellen Sie die erforderlichen Dokumente, indem Sie Fragen, Dropdown-Listen und Antwortfelder integrieren, und versenden Sie diese samt ansprechender, zur Teilnahme motivierender Betreffzeile per Massenvorgang als E-Mail.
Wie funktioniert der Massenversand von Dokumenten mit PandaDoc?
Sie möchten Dokumente auch im großen Stil im Handumdrehen versenden?
Unsere Produktexperten stellen Ihnen die Umgebung gerne persönlich vor.
- Maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse
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- Keine Verpflichtung zum Kauf
Kostenlose Live-Demo anfordern
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Häufig gestellte Fragen
Was benötige ich, um Dokumente an viele verschiedene Empfänger gleichzeitig zu versenden?
Für den gleichzeitigen Versand von Dokumenten an große Empfängergruppen benötigen Sie:
- eine Dokumentenvorlage
- eine CSV-Datei mit den Versanddaten
Beim automatisierten Versand wird der Inhalt der CSV-Datei automatisch in eine vorbereitete Dokumentenvorlage eingefügt.
Achten Sie bei der Erstellung der Vorlage vor allem auf die Dokumentvariablen innerhalb des Dokuments. Häufig werden diese als Platzhalter für personenbezogene Elemente wie Namen, Titel und Adressen verwendet.
Wenn Sie eine CSV-Datei in Google Sheets oder Microsoft Excel erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie pro Variable eine Spalte erstellen und dass alle E-Mail-Adressen aufgeführt sind, an die die Dokumente versendet werden sollen.
Hinweis: Die Spalte, die die E-Mail-Adressen enthält, ist die Hauptspalte des Dokuments. Es müssen also alle Informationen an der korrekten Zeile ausgerichtet sein, um genaue Ergebnisse zu gewährleisten.
Gibt es Einschränkungen mit Blick auf den Massenversand von Dokumenten?
Ja, da es sich hier um einen automatisierten Prozess handelt, geht der Zugewinn an Effizienz zu einem gewissen Grad auf Kosten feingranularer Steuerungsmöglichkeiten.
Beim Massenversand von Dokumenten sind folgende Aktionen nicht möglich:
- Versand mehrerer Dokumente an einen Unterzeichner
- Versand eines Dokuments an mehrere Unterzeichner
- Definition einer Reihenfolge, in der die Dokumente unterzeichnet werden sollen
- Dokumentenspezifische Berechtigungen
- Benutzerdefinierte Preislösungen
- Dokumentenspezifische Anpassung von Vorlagen
Ist für ein bestimmtes Dokument eine dieser Aktionen erforderlich, muss dieses möglicherweise separat versendet werden.
Was passiert, nachdem ich meine Dokumente verschickt habe?
Nachdem Sie das entsprechende Dokument versendet haben, wird in Ihrem Dokumentenbereich ein Ordner mit dem Vorlagennamen und dem Versanddatum erstellt. Dieser enthält alle per Batch-Vorgang versendeten Dokumente und kann von hier aus aufgerufen werden.
Externe Empfänger erhalten die Dokumente per E-Mail. Für sie gilt derselbe Überprüfungs- und elektronische Unterzeichnungsprozess wie für alle anderen Dokumente in PandaDoc.
Der Empfänger selbst erfährt dabei nicht, dass das Dokument per Massenversand übermittelt wurde.
Wie viel kostet der Massenversand von Dokumenten?
Mit dem Business- und Enterprise-Paket im Jahresabo können pro Jahr und Konto 250 Dokumente kostenlos per Massenversand übermittelt werden.
Zusätzliche Kontingente können zum Preis von 2 $ pro Dokument erworben werden. Diese verfallen am Ende des Abozeitraums.
Ist der Massenversand von Dokumenten dasselbe wie die Dokumentenbündelung?
Nein.
Beim Massenversand kann ein Dokument gleichzeitig, aber separat an mehrere verschiedene Empfänger übermittelt werden. Sie möchten ein und dasselbe Dokument an mehrere Empfänger senden, die nicht miteinander in Zusammenhang stehen? Dann ist das die Lösung.
Die Bündelung von Dokumenten ermöglicht es, mehrere Dokumente in einem Schwung an eine zusammengehörige Gruppe von Empfängern oder Unterzeichnern zu senden. Ein Beispiel: Ihre Rechtsabteilung möchte einen Vertrag, eine Geheimhaltungsvereinbarung und zwei Offenlegungsvereinbarungen an einen Neukunden senden. Kundenseitig gibt es dabei fünf verschiedene Entscheidungsträger. Entsprechende Dokumente können in diesem Fall per Dokumentenbündelung zusammen versendet werden.
Wie unterscheidet sich der Massenversand mit PandaDoc von den Lösungen anderer Plattformen?
Die Massenversandfunktion von PandaDoc ist den Massenfunktionen anderer Plattformen nicht unähnlich.
Beim Docusign-Massenversand werden entsprechende Vorlagen verwendet, die per standardisiertem Vorgang erstellt werden. Auch wird dabei eine Verteilerliste verwendet, die der in PandaDoc genutzten CSV-Datei relativ ähnlich ist.
Der Hauptunterschied zwischen PandaDoc und den meisten anderen Anbietern ist der Grad der plattforminternen Steuerungsmöglichkeiten und der möglichen Personalisierung der verwendeten Vorlagen. Der Vorteil: Mit PandaDoc können Vorlagen im Editor erstellt und optimiert werden – für einen nahtlosen Prozess von der Erstellung bis zum Versand.