Was ist ein Audit Trail?
Audit Trail
Tracken Sie Dokumentenänderungen per Audit Trail und Historie
Jedes Dokument besitzt eine Geschichte. Tracken Sie Benutzeraktivitäten und wichtige Ereignisse in Echtzeit und gewährleisten Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Keine Kreditkarte erforderlich
Über 50.000 Unternehmen tracken Dokumente und sichern ihre Compliance mit PandaDoc. Wann stoßen Sie dazu?
Was ist ein Audit Trail?
Ein Audit Trail ist eine detaillierte Aufzeichnung aller Aktionen, die an einem Dokument von der Erstellung bis zum Abschluss durchgeführt wurden.
Typischerweise enthalten Audit Trails Zeitstempel, Benutzeridentifikationen und genaue Aufzeichnungen der Benutzeraktivitäten rund um ein Dokument. Dazu gehören das Öffnen eines Dokuments, das Hinzufügen oder das Löschen von Text und das elektronische Unterzeichnen eines Dokuments.
Die Daten eines Audit Trails können in verschiedene Komponenten aufgeteilt werden, wie zum Beispiel ein Zugriffsprotokoll oder ein Versionstracking-Tool, das spezifische Benutzeraktivitäten aufzeichnet. Diese Aufgliederung kann bei internen Prüfungen oder der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen hilfreich sein.
Bei PandaDoc bieten Audit Trails eine detaillierte Historie der Statusänderungen an einem Dokument. Nutzen Sie diese Informationen, um genau zu verstehen, wo sich Ihr Dokument im Prozess befindet und welche Schritte noch benötigt werden, um es abzuschließen.
Die Geschichte hinter Ihrem Dokument
Erfahren Sie, wann Dokumente aufgerufen wurden
Zeigen Sie potenziellen Kunden, was sie kaufen. Vereinfachen Sie Kaufentscheidungen, indem Sie die Kosten klar und deutlich darstellen.
Erfahren Sie, wie andere mit Ihren Dokumenten interagieren
Verwenden Sie Audit Trails, um Dokumentenänderungen, Vorschläge und ungelöste Probleme vor der elektronischen Unterschrift zu überprüfen.
Compliance mit HIPAA, NIS und anderen Standards
Überprüfen Sie den Zugriff von Nutzern auf vertrauliche Informationen und stellen Sie sicher, dass er den höchsten Cybersicherheitsstandards entspricht.
Ihre Dokumenten-Workflows, präzise verwaltet
Empfängerverhalten tracken
Möchten Sie wissen, was passiert, nachdem Sie auf „Senden“ geklickt haben?
Mit PandaDoc können Sie genau nachvollziehen, wie Empfänger mit Ihren Dokumenten interagieren und welche Schritte den Deal in der Pipeline voranbringen.
Wenn der Prozess verzögert wird, kann Ihnen der Audit Trail dabei helfen, zur richtigen Zeit nachzuhaken, um den Deal erfolgreich abzuschließen.
Mehr Datensicherheit
Gebündelte Audit Trails und elektronische Aufzeichnungen sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihre sensiblen Daten zu sichern.
Die Audit Trails von PandaDoc fungieren wie eine Sicherheitskamera für Ihre Dokumente, sodass Sie immer einen Nachweis darüber haben, wer auf Ihre Dokumente zugegriffen oder diese geändert hat.
Kombinieren Sie diese Informationen mit internen Kontrollen, um den Zugriff zu begrenzen oder die Funktionen von Dokumenten für unbefugte Nutzer einzuschränken.
Branchenvorschriften umsetzen
Verabschieden Sie sich von Compliance-Problemen.
Die Aufzeichnungs- und Buchungseinträge von Audit Trails erleichtern die Einhaltung strenger Branchenstandards, selbst in sensiblen Bereichen wie dem Gesundheitswesen und der Finanzbranche.
Da jedes Dokument eine umfassende Aufzeichnung aller Aktivitäten enthält, sind Sie stets auf externe Kontrollen und behördliche Prüfungen vorbereitet.
Optimale Dokumentenerstellung
Machen Sie Ihren Dokumentenprozess effizienter und schneller, indem Sie Engpässe identifizieren.
Während Dokumente durch Ihre organisatorische Pipeline laufen, nutzen Sie die Daten des Audit Trails, um Problemstellen in Ihrem Prozess zu bestimmen und den Ablauf zu beschleunigen.
Optimieren Sie Genehmigungen, vereinfachen Sie die Weiterleitung von Dokumenten und finden Sie Automatisierungspotenziale, ohne die Zugriffskontrolle oder die Informationssicherheit zu gefährden.
„PandaDoc macht viele Aufgaben so viel effizienter, als es früher der Fall war. Es ist ein Kinderspiel, die Einstellungsunterlagen an die Kandidaten zu schicken … ohne PandaDoc war dieser Vorgang ein zeitaufwändiger bürokratischer Akt.“
Hier sind Audit Trails am wichtigsten
Kostenvoranschläge
Kostenvoranschläge zielen darauf ab, einen starken Eindruck zu hinterlassen. Doch es kann schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für ein Follow-Up zu finden.
Anhand von Audit Trails können Sie nachvollziehen, wer Ihre Kostenvoranschläge angesehen hat, zu welchem Zeitpunkt und an welchen Abschnitten die meisten Nutzer interessiert waren.
Verwenden Sie diese Insights, um Ihr Tracking gezielt anzupassen. Adressieren Sie spezifische Pain Points, um Ihre Chance zu erhöhen, einen Deal abzuschließen.
Verträge
Verträge sind essenzielle Dokumente. Umso mehr sollte man wissen, wer Änderungen vornimmt und zu welchem Zeitpunkt.
Audit Trails geben Ihnen einen klaren Überblick über jede Bearbeitung, Genehmigung, Statusänderung und elektronische Unterschrift. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten bei wichtigen geschäftlichen Aktivitäten auf dem gleichen Stand sind und vermeiden gleichzeitig Unstimmigkeiten und Missverständnisse während der Verhandlungen.
Sie können Audit Trails mit anderen PandaDoc Tools wie z. B. zur Benutzer-Authentifizierung und ID-Prüfung kombinieren, um den Zugriff auf vertrauliche Dokumente auf autorisierte Nutzer zu beschränken.
Angebote
In vielen Geschäftsbeziehungen sind Angebote der Beginn von größeren Verhandlungen.
Mit Audit Trails können Sie besser verstehen, wie Stakeholder mit Ihrem Dokument interagieren und wer alles involviert ist, auch im Hintergrund.
Passen Sie Ihre Strategie an neue Informationen an, damit Sie stets das beste Angebot machen können.
Sensible Dokumente
Wichtige Dokumente wie Bestellungen und Finanzberichte beinhalten oft vertrauliche Informationen.
Audit Trails bieten detaillierte Zugriffsprotokolle, die Ihnen genau zeigen, wer wann genau auf Ihre Dokumente zugegriffen hat.
In Verbindung mit anderen Tools sind Audit Trails eine effektive Methode, um Finanzdaten zu schützen und Schwachstellen bei der Weitergabe von Dokumenten zu beheben.
Mehr zu Audit Trails und Dokumentenverlauf
Sehen Sie die Geschichte hinter jedem Dokument
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Häufig gestellte Fragen
Wieso sind Audit Trails wichtig?
Ein Audit Trail ist eine Aufzeichnung des gesamten Verlaufs eines Dokuments innerhalb eines organisatorischen Lebenszyklus.
So können Sie nachvollziehen, wie Dokumente bearbeitet wurden, wann sich ihr Status geändert hat und wie bestimmte Probleme gelöst wurden.
Das Tracking dieser Änderungen kann Teams dabei helfen, ungelöste Probleme zu erkennen, die Zusammenarbeit zu optimieren und zukünftige Prozesse zu verbessern.
Welche Arten von Audit Trails bietet PandaDoc?
Audit Trails verfügen über eine Vielzahl an Features, z. B. zur Erfassung von Benutzer-IDs und zum Tracking von Dokumentenaktivitäten.
PandaDoc unterteilt diese Funktionen in verschiedene Tracking-Tools:
- Audit Trails
- Versionshistorie
- Kommentare und Vorschläge
- Dokumentenanalyse
Diese Tools lassen sich zusätzlich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und ID-Verifizierungen kombinieren, um vertrauliche Informationen wie Finanzdaten oder Geschäftstransaktionen noch besser zu schützen.
Kann ich ein Beispiel für einen Audit Trail von PandaDoc sehen?
Absolut! In unserer Support-Dokumentation erhalten Sie einen genaueren Einblick zu Audit Trails. Die Funktion ist in der rechten Seitenleiste sichtbar und organisiert Aktivitäten nach dem Dokumentenstatus.
Andere Tracking-Funktionen wie Dokumentenanalysen und Versionsverläufe sind ebenfalls in PandaDoc verfügbar, befinden sich jedoch an anderen Punkten der Software.
Kann ein Audit Trail aus PandaDoc exportiert werden?
Leider nicht.
Unsere Audit-Trail-Software ist Teil der PandaDoc Plattform und kann daher nicht separat exportiert werden.
Es ist jedoch möglich, digitale Signaturzertifikate für unterschriebene Dokumente herunterzuladen, die spezifische und identifizierende Informationen der Unterzeichner enthalten.