Die Herausforderung
Wie viele andere Unternehmen musste auch Pierre Roy & Associés während der Pandemie ihre Workflows auf Remote-Betrieb umstellen und eine Flut von digitalen Dokumententransaktionen bewältigen. Da die Umgschlagspreisgestaltung von Docusign immer teurer wurde und die API-Funktionen weitere Hindernisse darstellten, stellte sich diese Wahl schnell als Fehler heraus: Die Integration der Dokumentenverwaltung in die täglich genutzten Tools war kostspielig und mühsam.
Die Lösung
PandaDoc lässt sich über eine API-Integration nahtlos mit dem CRM von Pierre Roy & Associés verbinden. Die Berater müssen ihr CRM also nicht verlassen, um Dokumente manuell hochzuladen. Und da Sicherheit und Compliance eine entscheidende Rolle spielen, nutzen die Mitarbeiter auch die SMS-Verifizierungsfunktion von PandaDoc, welche zusätzliche Sicherheit und Datenschutz für jedes unterzeichnete Dokument bietet.
Übergang zum Remote-Betrieb während der Pandemie
Pierre Roy & Associés ist ein zugelassener Insolvenzverwalter, der sich auf Konkurs- und Insolvenzdienstleistungen spezialisiert. Die Firma hat es sich zur Aufgabe gemacht, Kunden zu helfen, ihre finanzielle Stabilität und ihr Vertrauen wiederzuerlangen. Mit einem kundenorientierten Ansatz hat das Unternehmen in seinen zahlreichen Niederlassungen in ganz Quebec bereits über 40.000 Kunden erfolgreich unterstützt und sich einen guten Ruf erarbeitet.
Vor 2020 wurden bei Pierre Roy & Associés Unterschriften hauptsächlich auf Papier gesetzt, da dies in der Branche vorgeschrieben war. Im Zuge der Pandemie wurden diese Vorschriften allerdings angepasst, sodass das gesamte Dokumentenmanagement auf den Online-Betrieb umgestellt wurde. Docusign, der erste Anbieter, für den sich das Unternehmen entschieden hatte, brachte aber einige Hindernisse mit sich:
- Das Umschlagspreismodell von Docusign erwies sich für das hohe Volumen an Dokumententransaktionen als untragbar. Nachdem die Betriebskosten immer höher wurden, musste schnell eine skalierbarere Lösung gefunden werden.
- Die API-Integration von Docusign war kostenträchtig und kompliziert. Es war nicht möglich, den Dokumentenverwaltungsprozess damit zu rationalisieren.
- Docusign bot nur eine beschränkte Menge an Funktionen und lieferte Pierre Roy & Associés deswegen nicht die erforderliche Flexibilität, um einen geeigneten Prozess zu implementieren.
Jonathan Roy, Verwaltungsdirektor bei Pierre Roy & Associés, nutzte seine Erfahrung in der Softwareentwicklung, um eine Dokumentenmanagementlösung zu finden, die sich nahtlos in das von ihm entwickelte CRM integrieren ließ. Die Wahl fiel schnell auf die einfach zu implementierende API-Integration von PandaDoc. Der Vorteil: Die benutzerfreundlichen Dokumentenmanagement-Funktionen ließen sich nahtlos in die bereits vorhandenen Tools einfügen.
Integration von PandaDoc in bestehende Systeme
Pierre Roy & Associés verwendet ein maßgeschneidertes CRM. Eine Voraussetzung war deshalb, dass PandaDoc in das CRM integriert werden konnte, denn dort verbringen die Berater den Großteil ihrer Zeit mit der Verwaltung von Akten. Im Gegensatz zu Docusign vereinfachte die API von PandaDoc den Integrationsprozess und gewährleistete ein nahtloses Benutzererlebnis für die Berater:
- Ein Berater kann mit nur einen einzigen Klick in seinem CRM ein Dokument zur Unterzeichnung senden. Das System erstellt das Dokument automatisch in PandaDoc und fügt die Empfänger anhand der bereits im CRM gespeicherten Informationen hinzu.
- Der Dokumentenstatus wird mit dem CRM synchronisiert. Die Berater können den Fortschritt also mühelos überwachen, ohne sich in PandaDoc anmelden zu müssen. Alle Berater haben Zugriff auf die Mandantenakten, können sehen, ob ein Dokument zur Unterzeichnung ausliegt, verfolgen, wer es geöffnet hat, und sogar Erinnerungen erhalten, wenn schon seit länger als zwei Tagen zur Unterzeichnung aussteht.
Dank dieser zusätzlichen Transparenz haben die Berater mehr Zeit für ihre Mandanten, während sie gleichzeitig den vollen Überblick über den Unterzeichnungsprozess durch das CRM haben.
„Die Integration in unser individuelles CRM war für uns ein entscheidender Faktor. Bei Docusign war der Zugriff auf die API extrem kompliziert und sehr teuer. PandaDoc bietet die API-Integration als grundlegende Funktion an, die leicht zugänglich und unglaublich leistungsstark ist. Heute können wir ein Dokument mit nur einem Klick signieren. Es wird in PandaDoc erstellt und die Empfänger werden automatisch auf Grundlage der Informationen in unserem CRM hinzugefügt. Diese Integration war eine enorme Verbesserung und hat unsere Effizienz und Leistungsfähigkeit erheblich gesteigert.“ -Jonathan Roy, Verwaltungsdirektor bei Pierre Roy & Associés
Sichere Signaturen mit PandaDoc Identity Verification
Als zugelassene Insolvenzverwalterfirma unterliegt Pierre Roy & Associés strengen behördlichen Vorschriften, die die Vertraulichkeit und Sicherheit von Kundendaten gewährleisten. Die Konkurs- und Insolvenzdienstleistungen erfordern den Umgang mit hochsensiblen Kundeninformationen. Es dürfen also nur die vorgesehenen Empfänger auf die Dokumente zugreifen.
Durch die Implementierung der SMS-Verifizierung von PandaDoc kann Pierre Roy & Associés garantieren, dass nur der verifizierte Empfänger das Dokument öffnen und bearbeiten kann. Diese zusätzliche Authentifizierungsebene verlangt vom Empfänger, sich über seine Telefonnummer zu identifizieren, bevor er Zugang erhält. Die vertraulichen Informationen in jedem zu unterzeichnenden Dokument werden dadurch noch besser geschützt.
„Die Sicherheit unserer Mandantendaten ist behördlich vorgeschrieben. Es muss Gewissheit bestehen, dass mit den sensiblen Informationen unserer Mandanten sicher umgegangen wird. Die SMS-Verifizierung von PandaDoc bietet die zusätzliche Sicherheit, die wir benötigen, um sicherzustellen, dass unsere Dokumente nicht in die falschen Hände geraten. Sowohl wir als auch unsere Mandanten können darauf vertrauen, dass alle Finanzdaten durch einen unkomplizierten, aber dennoch robusten Verifizierungsprozess geschützt sind. Diese Funktion ist zu einem entscheidenden Aspekt unserer Compliance-Strategie geworden. Wir können so ein Maß an Vertrauen und Zuverlässigkeit bieten, das unsere Mandanten erwarten und verdienen.“ -Jonathan Roy, Verwaltungsdirektor bei Pierre Roy & Associés
Rationalisierte Genehmigungsprozesse mit PandaDoc
Pierre Roy & Associés legt bei ihrem Dokumentenmanagement auf zwei Dinge großen Wert: Genehmigungen und einfache Zusammenarbeit. Das Unternehmen nutzt PandaDoc mit benutzerdefinierten Genehmigungsfunktionen, die es allen Beteiligten ermöglichen, das Dokument schnell zu überprüfen, Kommentare zu hinterlassen und gemeinsam daran zu arbeiten, bevor es von dem Mandanten zur Unterzeichnung vorgelegt wird. Bei der Erstellung einer Dokumentenvorlage kann vorkonfiguriert werden, ob die Freigabe eines Dokuments die Beteiligung eines ganzen Teams oder einer einzelnen Person erfordert.
Unterzeichnungsaufträge werden auch innerhalb von PandaDoc konfiguriert, um Struktur und Sicherheit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Dokumente von den zuständigen Mitarbeitern in der Organisation geprüft und genehmigt werden. Der Treuhänder unterschreibt als letzter und führt die finale Überprüfung durch, bevor das Dokument an den Mandanten gesendet wird.
Papierlose Workflows und mehr Vertrauen dank PandaDoc
Mit der Einführung von PandaDoc konnte Pierre Roy & Associés weitgehend auf papierlose Unterzeichnungsprozesse umstellen. Die API von PandaDoc ließ sich problemlos in das benutzerdefinierte CRM integrieren, wodurch die Dokumentenverwaltung erheblich verbessert wurde. Ein weiterer Pluspunkt: Mit der SMS-Verifizierung wurde der Identitätsüberprüfung eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzugefügt, ohne den Unterzeichnungsprozess komplizierter zu gestalten.
Dank dieser Verbesserungen konnte Zeit gespart und die Einhaltung strenger Branchenvorschriften gewährleistet werden. So kann Pierre Roy & Associés seinen Mandanten einen zuverlässigen, sicheren Service bieten, der Vertrauen schafft und gewährleistet, dass alle Finanzgeschäfte unter Berücksichtigung von Sicherheit und Compliance abgewickelt werden.
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„Die Sicherheit unserer Mandantendaten ist behördlich vorgeschrieben. Es muss Gewissheit bestehen, dass mit den sensiblen Informationen unserer Mandanten sicher umgegangen wird. Die SMS-Verifizierung von PandaDoc bietet die zusätzliche Sicherheit, die wir benötigen, um sicherzustellen, dass unsere Dokumente nicht in die falschen Hände geraten. Diese Funktion ist zu einem entscheidenden Aspekt unserer Compliance-Strategie geworden. Wir können so ein Maß an Vertrauen und Zuverlässigkeit bieten, das unsere Mandanten erwarten und verdienen.“
