INVERS GmbH spart 20 Minuten pro Kostenvoranschlag

Die Herausforderung

Die Vertriebs- und Kundenerfolgsteams der INVERS GmbH hatten mit veralteten Systemen zu kämpfen. Dazu gehörten auch die manuelle Erstellung und Versendung von .docx- oder .pdf-Dokumenten für Probevereinbarungen, NDAs und Verträge. Diese Ineffizienzen führten zu einer spürbaren Verzögerung bei der Übergabe der Verträge an die Kunden. Zudem kam es auch immer wieder zu Fehlern, was Reibungen mit dem Serviceteam von INVERS verursachte.

Die Lösung

Mit PandaDoc spart das Vertriebsteam von INVERS unzählige Stunden bei der Automatisierung des Vertragserstellungsprozesses. Es erstellt und versendet Dokumente direkt aus dem HubSpot-CRM. Und dank Vorlagen für jedes einzelne Dokument kann das Team sicher sein, dass alle an die Kunden weitergegebenen Unterlagen einheitlich und fehlerfrei sind.

Veraltete Prozesse beeinträchtigen den Verkaufszyklus

Die INVERS GmbH ist ein Technologieunternehmen, das sich auf Lösungen für Shared- und Connected-Fahrzeuge spezialisiert hat. Seit über 30 Jahren unterstützt seine Technologie mehr als 450 Carsharing-Betreiber weltweit. Die Benutzer können Fahrzeuge über eine App verriegeln, entriegeln und orten – für problemloses Carsharing. Die zuverlässige und vielseitige Technologie von INVERS hilft den Betreibern dabei, den Kundenverkehr zu automatisieren und ein erfolgreiches Geschäft aufzubauen.

Vor der Einführung von PandaDoc verwaltete INVERS seinen Verkaufs- und Vertragsprozess manuell. Die Vertriebs- und Kundenerfolgsteams bearbeiteten die Verträge manuell in Word und schickten ein PDF-Dokument an die Kunden, was eine Reihe von Herausforderungen für das Unternehmen mit sich brachte:

• Ineffizienz: Die manuelle Erstellung und Bearbeitung der verschiedenen Dokumente nahm viel Zeit in Anspruch und verzögerte den Verkaufszyklus mit den Kunden.
• Uneinheitlichkeit: Ohne standardisierte Vorlagen unterschieden sich die Dokumente wesentlich voneinander, was zu Verwirrung bei Teammitgliedern und Kunden führte.
• Fehler: Die manuelle Dateneingabe erhöhte die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den Verträgen und führte teilweise zu Missverständnissen.

Mohammed Al Hadrani, Sales Operations Consultant bei INVERS, war sich bewusst, dass Konsistenz und Effizienz in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Kundenerfolg entscheidend für das Wachstum waren. Das Fehlen standardisierter Vorlagen und der hohe Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe behinderten die Effizienz und sorgten dafür, dass Silos zwischen den Abteilungen bestehen blieben.  

„Das verlangsamte den Verkaufszyklus und verwirrte unsere Teams“, erzählte Mohammad. „Wir haben verschiedene Teams, die für verschiedene Phasen der Customer Journey zuständig sind, wie z. B. Lieferungen und Testphasen. Unstimmigkeiten oder Fehler in den Vereinbarungen führten unweigerlich zu Reibereien zwischen unseren Vertriebs-, Kundenerfolgs- und Serviceteams.“

INVERS erkannte die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu optimieren und die Bemühungen während der gesamten Customer Journey aufeinander abzustimmen.

Vereinfachung der Customer Journey

INVERS entschied sich für die Lösung von PandaDoc, die alle für das Dokumentenmanagement benötigten Funktionen umfasst, einschließlich nahtloser Integrationen mit bestehenden Tools wie HubSpot. Das Unternehmen nutzt mehrere leistungsstarke Funktionen, die seine wesentlichen Anforderungen an eine neue Lösung erfüllten:

• Vorlagen: Zentralisierte und standardisierte Dokumentenvorlagen beseitigen jetzt Uneinheitlichkeit zwischen Verträgen.
• CRM-Integration: Die HubSpot-Integration fügt Kundendaten automatisch in die Dokumente ein, wodurch 20 Minuten pro Vertrag eingespart und Fehler erheblich reduziert werden.
• Genehmigungs-Workflows: Eine optimierte Dokumentenfreigabe sorgt durch eine Kommentarfunktion und Rotstiftkorrekturen für mehr Klarheit.

Die benutzerfreundliche Oberfläche zusammen mit der Unterstützung für abteilungsübergreifende Anforderungen (Vertrieb, CSMs, Kundenbetreuung und Ops) hob PandaDoc bei der Schaffung eines neuen Dokumentenmanagementprozesses klar von der Konkurrenz ab. 

„Eine Vereinbarung mit einem Interessenten wird erst verschickt, nachdem sie gründlich geprüft und von den Vorgesetzten abgezeichnet wurde. Der Überprüfungsprozess war manuell und kostete uns Zeit, die wir damit verbringen könnten, unseren Kunden einen Mehrwert zu bieten“, so Mohammad. „Unser automatisierter Workflow mit PandaDoc hat manuelle Eingriffe reduziert und unser Angebotsmanagement insgesamt verbessert.“

Tools konsolidieren und Zeit sparen

Die HubSpot-Integration von PandaDoc ermöglicht es dem Unternehmen, Dokumente direkt aus dem HubSpot-CRM zu erstellen, zu verwalten und zu versenden. INVERS verwendet ein kundenorientiertes Formular, um wichtige Details zu erfassen, z. B. Mehrwertsteuernummern und offizielle Adressen. Diese Datenpunkte werden als Eigenschaften in HubSpot gespeichert. Wenn ein Dokument erstellt werden muss, werden die Informationen nahtlos von HubSpot in die PandaDoc-Dokumente integriert, wodurch die Genauigkeit gewährleistet wird. 

„Der Fluss der Kundendaten aus HubSpot in unsere Dokumente hat uns Zeit gespart und unser Team konsistenter gemacht. Es kann sich jetzt mehr auf strategische Initiativen konzentrieren und muss nicht mehr so oft manuelle Aufgaben erledigen, was zu einer kohärenteren und produktiveren Arbeitsumgebung führt“, erklärt Mohammad.

INVERS GmbH spart 20 Minuten pro Kostenvoranschlag

Durch den Wechsel zu PandaDoc konnte INVERS Verträge und Probevereinbarungen besser verwalten. Die Automatisierung der Dokumentenerstellung und die Integration von Kundendaten in HubSpot ersparte INVERS einige manuelle Aufgaben. Zudem wurden kostspielige Fehler eliminiert und die Einheitlichkeit der gesamten Dokumentation wurde sichergestellt:

• 20 Minuten Zeitersparnis pro Vertrag: Automatisierung und optimierte Vorlagen reduzieren den Verwaltungsaufwand.
• Beschleunigte Testphase : Dank schnellerer Genehmigungen konnten Kunden nach den Probevereinbarungen schnell vollwertige Partnerschaften eingehen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Durch Kommentare und Rotstiftkorrektur der Dokumente kam es zu weniger Missverständnissen.
• Fehlerreduzierung: Durch die automatisierte Dateneingabe mit HubSpot wurden häufige Vertragsfehler vermieden. Es kam zu weniger Reibung mit Kunden und die Dokumente waren einheitlicher.

Mit dem neuen Dokumentenverwaltungsprozess spart das Unternehmen 20 Minuten pro Kostenvoranschlag. Das beschleunigt den Verkaufszyklus und Interessenten werden schneller zu Kunden. Jetzt kann sich das Unternehmen darauf konzentrieren, seinen Kunden einen Mehrwert zu bieten, während es gleichzeitig die interne Zusammenarbeit verbessert und Reibung zwischen den Abteilungen reduziert.