Consensus verbessert seine Abschlussrate und halbiert den Zeitaufwand für die Angebotserstellung

Herausforderung

Der Angebotsprozess von Consensus war zersplittert, zeitaufwendig und sorgte immer wieder für Engpässe, die den Vertriebszyklus in die Länge zogen und seine Wirkung beeinträchtigten. Oft wurden völlig veschiedene Verkaufsunterlagen mitgeschickt, die bei den Kunden aber eher für Verwirrung sorgten und das eigentliche Wertversprechen von Consensus im Dunkeln ließen.

Lösung

Innerhalb weniger Monate nach der Einbindung von PandaDoc in HubSpot konnte Consensus die eigene Abschlussrate steigern und die Angebotserstellung um mehr als 50 % verkürzen. Die neuen PandaDoc-Angebote im firmeneigenen Look erzielen auch eine viel bessere Ansichtsrate: 84 % der Angebote werden von potenziellen Kunden angesehen.

Engpässe vermeiden, Einheitlichkeit sicherstellen

Consensus ist ein Softwareanbieter für Demo Automation, der den oft schwierigen und zeitaufwendigen Angebotsprozess im Softwaremarkt vereinfachen will. Mit einer Kombination aus Videos, Produktdemos und Automatisierung macht Consensus den Softwarekauf einfacher, spart 30 % Zeit und sorgt für eine oft doppelt so hohe Abschlussrate.

Taylor Jeffrey, Sales Manager bei Consensus, stellt fest, dass die Angebotserstellung nicht zum Vertriebszyklus passte und dem Unternehmensruf schadete. Rex Galbraith, Chief Revenue Officer bei Consensus, wollte zudem ein einheitliches Markenbild in sämtlichen Angebotsunterlagen sicherstellen. Dazu brauchte es einen einheitlichen Prozess und eine konsequente und professionelle Kommunikation.

Vor PandaDoc lief es in etwa so:

• Der Vertrieb erstellt ein erstes Angebot. 
• Die Vertriebsleitung prüft Angebot und Preisangaben. 
• Der Kunde erhält Begleitunterlagen mit Kundenberichten und Anwendungsbeispielen per E-Mail.
• Der Vertrieb lädt das Angebot zur Unterzeichnung in DocuSign hoch.
• Der Interessent erhält PDFs und Präsentationen per E-Mail vom Vertrieb.

Aufgrund des hohen Angebotsaufkommens musste die Vertriebsleitung darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter keine Fehler machen.

„Wir haben tolle Mitarbeiter, doch das allein reicht nicht aus. Ich weiß, dass sie bei der Angebotserstellung immer ihr Bestes geben. Aber als Vertriebsleiter muss ich sicherstellen, dass die Angaben auch wirklich stimmen.“

Der Zeitaufwand für die Zusammenstellung von Kundenberichten und Anwendungsbeispielen wirkte sich zudem negativ auf den Vertriebszyklus aus. Das Problem war nicht nur logistischer Natur, sondern auch strategisch relevant, da es uns im Kundenkontakt ausbremste und wir unser Wertversprechen nicht richtig kommunizieren konnten.

„Das Schlimmste, was einem im Vertrieb passieren kann? Man schickt einem wichtigen Kunden ein Angebot, das der dann an seinen CFO oder CRO weitergibt, der noch nie von einem gehört hat. Der sieht dann natürlich nur die Kosten, ohne die eigentlichen Vorteile zu erkennen.“

Consensus erkannte, dass diese Herausforderungen sein Wachstum behinderten und suchte deshalb nach einer passenden Lösung, um seinen Angebotsprozess zu überholen.

Schnellere Abschlüsse  

Consensus nutzt HubSpot als CRM-Plattform, und auch der Vertrieb nutzt das Programm regelmäßig für die Bearbeitung laufener Geschäfte. Um den Prozess zu beschleunigen und Zeit zu sparen, war es also wichtig, dass Angebote direkt in HubSpot erstellt werden können.

Um de PandaDoc-Implementierung kümmerte sich der Sales and Rev Ops Manager Jacob Landi. Inzwischen kan nder Vertrieb ansprechende, korrekte und einheitliche Angebote innerhalb weniger Minuten direkt in HubSpot erstellen. Und dank der Content-Bibliothek von PandaDoc können die problemlos um Kundenberichte und Anwendungsbeispiele ergänzt werden, damit der Consensus-Vorteil bei allen Beteiligten ankommt.

Auf der Transaktionsseite in HubSpot klicken unsere Vertriebsmitarbeiter einfach die PandaDoc-Erweiterung an und öffnen ein neues Dokument. Man kann Dokumente auch einfach klonen und direkt von Hubspot aus abschicken. Das ist für uns sehr wichtig, da wir im Vertrieb komplett auf Hubspot setzen. Deshalb ist es ein echter Vorteil, wenn wir nicht auf externe Programme angewiesen sind. Taylor Jeffery, Sales Manager bei Consensus

Ein eigener Raum für jedes Geschäft

Der bisherige Anbieter von Consensus verlagerte sein Geschäft, sodass das Unternehmen eine Alternative brauchte. Und da Consensus PandaDoc bereits für Angebotsprozesse nutzte, entschied man sich für die digitalen Verkaufsräume, die aktuell eingeführt werden. So kann alles bequem auf einer Plattform erledigt werden, ohne das gewohnte Abläufe zu sehr gestört werden.

Mit den digitalen Verkaufsräumen kann das Unternehmen digitale Umgebungen erstellen, und mit mehreren Stakeholdern gleichzeitig in Kontakt treten. So ist garantiert, dass in einem sicherne Onlinebereich alle Zugriff auf die passenden Verkaufsunterlagen und die weiteren Schritte haben.

„Andere Anbieter haben wir uns gar nicht mehr angesehen. Stattdessen setzen wir auf Bewährtes und nutzen die Räume von PandaDoc.“

Höhere Abschlussrate, doppelt schnellere Angebote

Nach der Einführung von PandaDoc verzeichnete Consensus bereits nach einem Quartal dramatische Verbesserungen. So wurde die Abschlussrate deutlich erhöht, der Aufwand für die Angebtoserstellung halbiert und 84 % allerAngebote werden angesehen (ein Indikator für ein höheres Engagement).

Mit den Vorlagen und Bibliotheken von PandaDoc kann Consensus die entscheidenden Akteure im Verhandlungsprozess von seinem Wertversprechen überzeugen, mehr Abschlüsse erzielen und in seinen Angeboten ein einheitliches Markenbild gewährleisten.

Mit PandaDoc kommt Consensus ins Geschäft

Consensus verbessert mit PandaDoc seinen Angebotsprozess, umschifft Engpässe und kann seine Angebote schneller an die Interessenten übermitteln. Die Folge: eine höhere Erfolgsquote und Angebote, die begeistern. So erzielt Consensus mit jeder einzelnen Interaktion wirtschaftliche Vorteile und stärkt seine Marke.

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