ChannelEngine verkürzt Angebotserstellung um 93 %

Herausforderung

ChannelEngine verkürzte mit PandaDoc die Angebotserstellung auf gerade einmal 15 Minuten. Sidd Hora von Revenue Operations ahnte aber bereits, dass sich der Vertriebsprozess und die Erstellung komplexer Verträge und Angebote mit den Automatisierungs- und Zentralisierungsfunktionen von PandaDo noch weiter beschleunigen lassen würde.

Lösung

Sidd Hora, Revenue Operations Specialist bei ChannelEngine, wollte durch die Einbindung in HubSpot CRM und Zapier das volle Potenzial von PandaDoc entfesseln. Für das Partnergeschäft richtete ChannelEngine mit Zapier und PandaDoc deshalb Automatisierungen ein, die nicht nur Flüchtigkeitsfehler verhindern, sondern auch die Vertragserstellung von ohnehin schon herausragenden 15 auf gerade einmal eine Minute verkürzen konnten – eine Zeitersparnis von beeindruckenden 93 %.

Mehr Tempo gefragt

ChannelEngine ist ein innovatives E-Commerce-Unternehmen, das Hersteller, Vertriebsunternehmen und Einzelhändler mit internationalen Marktplätzen und Absatzkanälen zusammenbringt. Das Unternehmen hilft seinen Kunden dabei, ihr Onlinegeschäft im Griff zu behalten, ihre Strategien zu optimieren und ihre Reichweite zu vergrößern, damit sie im Internet präsenter sind und ihre Gewinnmarge steigern.

ChannelEngine erkannte die Vorteile von PandaDoc bereits frühzeitig und verkürzte die Angebotserstellung auf lediglich 15 Minuten. Als dann Sidd Hora bei Revenue Operations anfing, erkannte er aber ein noch viel größeres Potenzial in PandaDoc. Da er das Programm bereits von früheren Arbeitgebern kannte, machte er sich sofort daran, den Vertriebsprozess noch weiter zu rationalisieren, um das Maximum aus der PandaDoc-Investition herauszuholen.

Automatische Anreicherung von First-Party-Daten

Um die Richtigkeit seiner Daten zu gewährleisten, übertrug ChannelEngine Kundendaten mit PandaDoc und Zapier an sein HubSpot CRM. Da die etablierten Programme zur Datenanreicherung an ihre Grenzen stießen, entschied sich Sidd für eine Lösung, bei der die Kunden selbst an der Datenüberprüfung mitwirken. So funktioniert es:

• ChannelEngine ergänzt Felder für Firmenadresse, USt-ID und andere wichtige Angaben. 
• Der Kunde füllt die Felder in PandaDoc aus und unterschreibt das Angebot
• Dank der Automatisierungsfunktion von Zapier werden Felder, die die Kunden im PandaDoc-Angebot ausfüllen, automatisch in HubSpot CRM ausgefüllt

ChannelEngine ergänzt Verträge und Angebote in PandaDoc um wichtige, aber oft fehlende Felder und stellt so sicher, dass die Daten, die das Unternehmen direkt von seinen Kunden erhält, stets korrekt sind. Der Vertrieb muss wichtige Daten also bei Verkaufsgesprächen nicht mehr nebenbei in das CRM eintragen. 

Sobald ein Kunde einen Vertrag unterschreibt, werden die entsprechenden Datenfelder dank der Synchronisation automatisch in HubSpot CRM angepasst. Das verhindert Flüchtigkeitsfehler und spart im Vertrieb jede Menge Zeit. Und in HubSpot CRM finden sich immer die aktuellen Kundendaten, was die Datenpflege vereinfacht und somit ein wichtiges Ziel von ChannelEngine erfüllt.

Automatische Angebotserstellung für Partner 

Für das Partnergeschäft von ChannelEngine führte Sidd mit dem PandaDoc-Angebotsersteller einen simplen Angebotsprozess ein. So wollte man es den Partnern ermöglichen, Verträge im Auftrag von ChannelEngine mit strukturierten Preisen und möglichst geringem Aufwand für den eigenen Vertrieb an potenzielle Kunden zu schicken.

So funktioniert der neue Vertriebsprozess:

• Ein Partner empfiehlt einen Interessenten.
• Zapier erstellt in PandaDoc einen Vertrag mit den Daten des Partners.
• Der Vertrag wird in PandaDoc vorausgefüllt und verlinkt.
• Anschließend verschickt Zapier eine persönliche E-Mail mit dem freigabefähigen PandaDoc-Vetrag.

Das machte es nicht nur den Partnern von ChannelEngine einfacher, sondern beschleunigte auch die Angebotserstellung und führte damit zu schnelleren Kaufentscheidungen. Früher brauchte es zwischen sieben und zehn Klicks, um ein Angebot für weitergeleitete Interessenten zu erstellen. Mittlerweile beträgt der Zeitaufwand weniger als eine Minute und erfordert keinerlei menschliches Eingreifen mehr.

HubSpot und PandaDoc immer auf dem neuesten Stand

Außerdem entschied sich ChannelEngine für die neue Zwei-Wege-Synchronisation für HubSpot und PandaDoc, um einen gravierenden Engpass in der Verhandlungsphase zu überwinden. Bis dahin mussten geänderte Preise und Konditionen nämlich noch manuell sowohl in HubSpot als auch in PandaDoc angepasst werden.

Dank Zwei-Wege-Synchronisation werden Änderungen in PandaDoc automatisch in HubSpot abgebildet und umgekehrt. So muss niemand mehr zwischen verschiedenen Programmen hin- und herwechseln, wenn sich Konditionen oder Preise ändern. Dadurch bleibt mehr Zeit für den Kundenkontakt und die eigentlichen Verhandlungen und es ist immer dafür gesorgt, dass alle Änderungen in beiden Plattformen angezeigt werden.

Vorteile auch außerhalb des Vertriebs

Angesichts der zahlreichen Vorteile von PandaDoc für die etablierten Abläufe führte ChannelEngine PandaDoc auch in der Personalabteilung ein.

HR führte PandaDoc vor allem ein, um allen Mitarbeitern ein Sicherheitsprotokoll zum Verhalten im Brandfall zur Unterschrift zuzuschicken. Und so lief das Verfahren mit der Formularfunktion von PandaDoc ab:

• Zunächst wurde ein Formular zum Verhalten im Brandfall erstellt
• Dann wurde den Mitarbeitern der Link zum Formular zugeschickt 
• Die Mitarbeiter haben sich das Formular durchgelesen und Angaben wie Name, Position und E-Mail-Adresse eingetragen und anschließend bestätigt, dass sie das Protokoll gelesen und verstanden haben
• Sobald das Formular abgesendet wurde, wurde automatisch ein PandaDoc-Dokument erstellt und als Beleg an die unterzeichnenden Mitarbeiter geschickt.

So gewährleistet ChannelEngine die Einhaltung interner Sicherheitsvorschriften und kann die interne Kommunikation und die Einhaltung von HR-Protokollen passgenau rationalisieren. Seitdem werden Personalaufgaben wie Einarbeitung, Vertragsverwaltung und Compliancedokumentation direkt in PandaDoc erledigt. 

93 % Zeitersparnis in der Angebotserstellung

Dank der Flexibilität und unkomplizierten Einbindung von PandaDoc in HubSpot CRM und Zapier konnte ChannelEngine etliche Facetten des Vertriebszyklus automatisieren. Im Partnervertrieb führte das zu einer Zeitersparnis von 93 %, da die Vertragserstellung statt den üblichen 15 Minuten nun nur noch eine Minute in Anspruch nahm. So konnte sich der Vertrieb ganz auf seine Kernaufgabe konzentrieren und noch mehr Abschlüsse erzielen.

Geballte Power von PandaDoc

Mit PandaDoc und einigen Integrationen hat ChannelEngine den Vertriebsprozess optimiert und erstellt nun noch effizientere und präzisere Angebote. Das unterstützt auch unsere strategischen Wachstumsziele. Sind auch Sie bereit für effizientere Vertriebsprozesse? Dann buchen Sie eine Demo