Die Herausforderung
Docusign verursachte unnötige Unterbrechungen im Verkaufsprozess von Avantio. Dokumente konnten nicht schnell genug an Kunden übermittelt werden. Ohne einen Vorlagenersteller für Dokumente musste jedes Dokument manuell hochgeladen und versendet werden, wenn eine Unterschrift benötigt wurde.
Bei Docusign fehlten auch andere wichtige Funktionen, wie z. B. vordefinierte Felder, wodurch das Team über 30 Minuten für die Vorbereitung der Dokumente benötigte. Dieser veraltete Prozess nahm Stunden in Anspruch, die für den Aufbau von Kundenbeziehungen notwendig wären, und es wurde schwierig, mit dem schnellen Wachstum der Customer-Success-Abteilung Schritt zu halten.
Die Lösung
Mit PandaDoc erstellt Avantio professionelle Dokumentvorlagen, die sofort und ohne manuelle Eingriffe der Marketingabteilung bearbeitet werden können. Sie können schnell ein Dokument mit vorgegebenen Feldern erstellen, sodass das Team die notwendigen Informationen nicht manuell hinzufügen muss. Avantio hat PandaDoc in sein CRM von Salesforce integriert. Das Team kann so den Status der Dokumente anzeigen und nachverfolgen, wann sie angesehen, unterzeichnet und abgeschlossen wurden.
Die ideale Kundenerfahrung
Avantio war zunächst eine Immobilienverwaltungssoftware, mit der Vermietungsvorgänge auf einer Plattform vereinheitlicht wurden. Das Unternehmen bietet Tausende von Funktionen, die zur Automatisierung des Vermietungsgeschäfts und zur Konsolidierung von Tools beitragen. Immobilienverwalter müssen nun nicht mehr verschiedene Portale und Software manuell aktualisieren.
Im Rahmen ders engen Zusammenarbeit von Avantio mit Immobilienverwaltern stellte sich heraus, dass viele Kunden zusätzliche Dienstleistungen und Unterstützung wünschten, wie z. B. Webdesign und Marketingdienste. Avantio wurde diesem Wunsch gerecht, indem das Unternehmen die Palette seiner Dienstleistungen erweiterte, um seinem Kundenstamm eine umfassende Angebotsauswahl zu bieten.
Doch mit neuen Serviceangeboten kommen auch neue Herausforderungen. Avantio musste seine Managed Services in das Käufererlebnis integrieren und effektiv kommunizieren, wie Avantio-Services zusammenarbeiten können, um das Geschäft seiner Kunden voranzutreiben.
Mit dem bestehenden Verfahren ließ sich das nur schwierig erreichen:
- Das Marketingteam von Avantio entwarf kundenorientierte Dokumente für das Customer Success Team.
- Anschließend wurden mit den Kunden die verschiedenen Serviceoptionen besprochen. Es wurden Fragen beantwortet und die von den Kunden gewünschten Dienstleistungen festgelegt.
- Das Customer-Success-Team bearbeitet dann den Kostenvoranschlag manuell auf der Grundlage der vom Kunden gewünschten Dienstleistungen.
- Anschließend wurde er in Docusign hochgeladen. Dort mussten manuell Unterschriftsfelder eingefügt werden, was bis zu 30 Minuten dauert.
„Unser Team war der Laune der Marketingabteilung ausgeliefert, wenn es um die Aktualisierung von Kundendokumenten ging. Allein in diesem Jahr haben sich unsere Dokumente 15 Mal geändert, und jedes Mal, wenn wir eine Unterschrift benötigten, mussten wir die PDF-Datei in Docusign hochladen und die ausfüllbaren Felder für jeden einzelnen Kostenvoranschlag einrichten“, sagte Marija Mise, Customer Success Manager bei Avantio. „Das Einrichten der ausfüllbaren Felder für jedes Dokument nahm mehr als 30 Minuten pro Kostenvoranschlag in Anspruch. Bei dem breiten Spektrum an Dienstleistungen, die wir unseren Kunden anbieten, war das einfach nicht effizient.“
Für das Customer-Success-Team von Avantio war es auch mühsam, die Dienstleistungsangebote immer wieder gegenüber den Kunden zu kommunizieren. Das Produkt- und Serviceangebote wurde oft in einer E-Mail an die Kunden zusammengefasst, was ihre ersten Berührungspunkte mit den Kunden fehleranfällig machte.
Avantio verlangte nach einer Lösung für elektronische Unterschriften und Angebote, mit der es seine Dienstleistungen besser an die Kunden kommunizieren, den Zeitaufwand für die Erstellung und den Versand von Angeboten reduzieren und den Geschäftszyklus optimieren konnte.
Eine strategische Partnerschaft mit PandaDoc
Avantio wurde auf PandaDoc aufmerksam, da es damit direkt auf der Plattform professionell gestaltete Angebote erstellen konnte. Das Unternehmen konnten aus Tausenden von vorgefertigten Vorlagen wählen – oder seine eigenen erstellen – und diese als Vorlage für jedes Dokument verwenden, das an Kunden ausgesendet wird. „Wir sind nicht mehr auf das Marketingteam angewiesen, wenn es um die Erstellung von Dokumenten geht: In PandaDoc können wir ganz einfach ein Dokument aus einer Vorlage erstellen, Serviceangebote hinzufügen oder entfernen und es in nur zehn Sekunden an die Kunden senden“, so Marija.
Eine weitere Zeitersparnis war das Hinzufügen von vordefinierten ausfüllbaren Feldern zu jeder Vorlage, wodurch das Team nicht mehr jedes Dokument mit ausfüllbaren Feldern versehen musste. „All diese Dinge laufen nun 90 % schneller als zuvor ab, und die Fehlerquote ist deutlich geringer.“
Avantio konnte nicht nur Zeit bei der Erstellung und Versendung von Dokumenten an Kunden sparen, sondern profitiert auch von einer optimierten Kundenbetreuung. Mit PandaDoc kann das Unternehmen seine Serviceangebote besser kommunizieren. Das Ergebnis: mehr Aufträge für Dienstleistungen wie Webdesign, digitales Marketing und API-Integrationen.
„Digitale Marketingdienstleistungen sind auf dem Papier oft schwer zu erklären. Und da wir drei verschiedene Dienstleistungsstufen für digitales Marketing haben, half uns PandaDoc dabei, die Kommunikation dieser Optionen gegenüber unseren Kunden zu optimieren“, so Marija. „Schon zwei Monate nach dem Umstieg auf PandaDoc hat sich unser Umsatz im Bereich digitales Marketing verbessert. Innerhalb eines Monats haben sich unsere Umsätze im digitalen Marketing verdoppelt.“
Integration von PandaDoc in ihr CRM
Für Avantio war es von entscheidender Bedeutung, die Technologie zu konsolidieren und den Zeitaufwand für den Wechsel zwischen den Plattformen zur Verwaltung der Kundenbeziehungen zu minimieren. Mit der Salesforce-Integration von PandaDoc muss das Customer-Success-Team nicht mehr zwischen Registerkarten wechseln oder unnötige Zeit mit dem Hochladen von Angeboten und Dokumenten in Salesforce verbringen. Kundeninteraktionen – wie das Anzeigen, Unterzeichnen und Ausfüllen von Dokumenten – lassen sich direkt in der CRM-Umgebung verfolgen.
Automatische Erinnerungen sind so konfiguriert, dass auch die Unterzeichner benachrichtigt werden. Dies verringert den Zeitaufwand für Follow-up-E-Mails und veranlasst den Kunden zu schnellem Handeln. Dies hat die Verwaltung von Kundendokumenten vereinfacht, das Kundenerlebnis verbessert und Avantio eine zeitnahe Kommunikation mit seinen Kunden ermöglicht.
Schnellere Dokumentenerstellung und mehr Verkäufe
Für Avantio hatte die Verbesserung der Kundenerfahrung bei der Auswahl einer Dokumentenmanagementlösung höchste Priorität. PandaDoc hat dem Unternehmen geholfen, den Zeitaufwand für die Erstellung von Verkaufsdokumenten um 90 % zu reduzieren, mehr digitale Marketingdienste als je zuvor zu verkaufen und die Qualität der Kundeninteraktionen zu verbessern. Durch die Optimierung ihrer Dokumentenprozesse konnte sich Avantio stärker auf persönlichen Service und klare Kommunikation konzentrieren und so sicherstellen, dass ihre wachsende Liste von Angeboten bei potenziellen Kunden gut ankommt.
„Zuvor hatten wir eine alte Software im Einsatz, die einfach nicht die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz bot, die wir brauchen, um unseren Kunden den gewünschten Service zu bieten. PandaDoc war der eindeutige Gewinner, da es sich problemlos in unsere bestehenden Systeme integrieren ließ. Wir konnten unseren Kunden unsere zahlreichen Angebote verkaufen und den Umsatz steigern. Die Erfahrung unserer Kunden hat für uns oberste Priorität, und der Aufbau von Vertrauen ist enorm wichtig. PandaDoc hat uns geholfen, diese Erfahrung zu verbessern, indem es unsere Prozesse vereinfacht und die Kommunikation mit unseren Kunden verbessert hat.“
